Mit dem Modul Events bietet uns Odoo ein tolles Tool für unser Veranstaltungsmanagement. Unabhängig von der Art und Größe der Veranstaltung finden wir alle notwendigen Features zur Planung, zur Einladung beziehungsweise Registrierung, zur Durchführung sowie zum Reporting des Events. Außerdem zeigen sich anhand des Moduls die Stärken von Odoo als ERP-System durch das perfekte Zusammenspiel von verschiedenen Modulen. In unserem heutigen Blog zeigen wir, wie wir das Modul Events nutzen und welche Module wir in den Prozess des Veranstaltungsmanagements einbeziehen.
Im Modul Events gibt es vier verschiedene Zugriffsrechte. Für einen User ohne Zugriffsrecht ist das Modul im Dashboard nicht sichtbar. Das nächst höhere Zugriffsrecht "Registration Desk" erlaubt den lesenden Zugriff auf die einzelnen Events, um Teilnehmer einzuladen und zu verwalten. Der "Benutzer" kann die Events erstellen sowie sämtliche Informationen zum Event bearbeiten. Weiterhin ist der Zugriff auf das Reporting möglich. Abschließend hat der "Administrator" den vollständigen Zugriff auf das Modul, inklusive der Konfiguration.
Öffnen wir das Modul Events aus dem Dashboard heraus, gelangen wir direkt zur Übersicht unserer Events. Daneben gibt es noch die Menüpunkte "Berichtswesen" und "Konfiguration", auf die wir später kurz eingehen.
In der Übersicht unserer Events können wir bereits bestehende Events aufrufen und bearbeiten sowie neue Events anlegen. Für bestehende Events zeigt uns Odoo direkt einige Informationen, wie zum Beispiel den Namen, den Veranstaltungsort, das Datum und die Anzahl der Teilnehmer. Die Stufen sind uns bereits aus dem Projektmanagement bekannt und dienen uns hier als Prozess für die Verwaltung unserer Events. Selbstverständlich lassen sich die Stufen individuell definieren. Verwalten wir besonders viele Events, bietet sich hier auch ein Wechsel in die Kalender- beziehungsweise Gantt-Ansicht an.
Mit Klick auf den Button "Anlegen" erzeugen wir ein neues Event. Dafür geben wir zuerst den Namen, das Datum und die entsprechende Zeitzone an. Zudem definieren wir den Veranstalter, einen verantwortlichen User, den Veranstaltungsort sowie eine Company, insofern wir uns in einer Multi-Company Umgebung befinden und das Event nur für eine bestimmte Company sichtbar sein soll. Die gleiche Logik gilt für die Angabe einer Website in einer Multi-Website Umgebung.
An dieser Stelle haben wir die Möglichkeit, mit Event-Vorlagen zu arbeiten, die wir mit den entsprechenden Zugriffsrechten über die Konfiguration erstellen können. Das bietet sich vor allem dann an, wenn wir bestimmte Veranstaltungen regelmäßig durchführen. In den Event-Vorlagen sowie alternativ im weiteren Verlauf der manuellen Bearbeitung vergeben wir Stichwörter zur Kategorisierung unseres Events. Weiterhin können wir die Anzahl der Teilnehmer limitieren sowie die automatische Bestätigung der Registrierung aktivieren. Damit erhält ein Teilnehmer, der sich für das Event registriert, automatisch eine E-Mail aus Odoo. Diese E-Mail enthält die Bestätigung der Registrierung sowie die wichtigsten Details zum Event.
Nun finden wir noch drei Reiter, in denen wir weitere Einstellungen für unser Event vornehmen. Im Reiter "Tickets" klassifizieren wir die verschiedenen Tickets für das Event. Zudem geben wir an, in welchem Zeitraum eine Registrierung möglich ist und wie viele dieser Tickets zur Verfügung stehen.
Der Reiter "Kommunikation" dient uns zur Automatisierung der Kommunikation gegenüber den registrierten Teilnehmern beziehungsweise des Marketings für unser Event. Mithilfe der direkten Verbindung in die Module E-Mail-Marketing, SMS Marketing sowie Social Marketing konfigurieren wir einen Automatismus zum Versenden von Mailings und SMS sowie zur Veröffentlichung von Social Media Posts. Dafür wählen wir lediglich das Template für das entsprechende Medium aus und definieren einen Zeitpunkt sowie einen Trigger zum Auslösen der Aktion.
Im Reiter "Notizen" finden wir noch zwei Textfelder. Das Feld "Notizen" nutzen wir für generelle, interne Informationen. Im Feld "Ticket Instructions" können wir relevante Informationen bezüglich der Tickets angeben, welche dann auch auf den einzelnen Tickets abgedruckt werden.
Über den Button "Drucken" können wir uns die gedruckte Version der Tickets in zwei Varianten anschauen, als volle Seite und als faltbaren Badge. Mit dem Button "Aktion" können wir das Event archivieren, löschen und bei Bedarf duplizieren. Selbstverständlich steht uns in den Events auch die Historie zur Verfügung, inklusive der aus anderen Objekten bekannten Funktionen zur internen und externen Kommunikation sowie der Aktivitätenplanung.
Für unser Event haben wir nun alle Informationen angegeben und alle Einstellungen vorgenommen. Im nächsten Schritt benötigen wir das Tool, mit dem sich die Teilnehmer auch für das Event registrieren können. Dafür ist das Event direkt mit unserer Website in Odoo verknüpft. Das heißt, Odoo erstellt für jedes Event auch eine eigene Seite auf der Website. Über den Smart Button "Gehe zur Website" navigieren wir direkt zur Website und können diese mithilfe des Website Builders gestalten. Abschließend veröffentlichen wir die Seite.
Wie bereits oben beschrieben, können wir das Marketing für unser Event mithilfe der Social Media Posts automatisieren. Zusätzlich dazu stellt uns Odoo im Event den Button "Einladen" bereit. Dieser führt uns wieder in das Modul E-Mail-Marketing, in dem wir ein Mailing zur Bekanntmachung des Events erstellen und an die von uns definierten Empfänger senden können.
Für die registrierten Teilnehmer bietet uns Odoo ebenfalls eine Übersicht im Event über den Smart Button "Teilnehmer". Weiterhin haben wir neben der automatisierten Kommunikation gegenüber den Teilnehmern auch die Möglichkeit, den Teilnehmern über den Button "Teilnehmer kontaktieren" ein Mailing zu senden, ebenfalls als Verknüpfung zum Modul E-Mail-Marketing. Über diesen Weg setzt uns Odoo im Mailing automatische einen Filter auf die Teilnehmer als Empfänger.
Den Workflow für die Erstellung, Veröffentlichung und Durchführung unserer Events, inklusive der Registrierung der Teilnehmer sowie der Kommunikation und Marketingmaßnahmen, haben wir nun abgebildet. Zusätzlich dazu bietet uns Odoo in der Konfiguration noch einige optionale Features, mit denen wir unseren Prozessablauf spezifizieren beziehungsweise erweitern können.
Für ein Event können wir beispielsweise einen Zeit- beziehungsweise Ablaufplan definieren. Hier lassen sich ebenfalls Referenten zuordnen, zum Beispiel für Vorträge. Weiterhin können wir, zum Beispiel für Messen oder Ausstellungen, Messestände organisieren. Außerdem haben wir die Möglichkeit, die Aussteller und Sponsoren des Events auf der Website zu präsentieren.
Hinsichtlich der Registrierung können wir das Ticketing mit Sales und dem Onlineshop verbinden und damit auch Tickets für die Events verkaufen. Durch die Aktivierung des Barcode-Features wird auf den Tickets ein Barcode gedruckt, den wir zum Event scannen und damit die Anwesenheit der Teilnehmer registrieren.
Wir halten also fest, dass uns Odoo mit dem Modul Events ein umfangreiches und gut durchdachtes Tool für unser Veranstaltungsmanagement bietet. Insbesondere durch die Verbindung mit den Modulen Website, E-Mail-Marketing, SMS Marketing, Social Marketing sowie optional Sales und Barcode erhalten wir ein tolles Setup für das Management und das Marketing unserer Events sowie der dazugehörigen, vollständig in Odoo integrierten Kommunikation.
Sie sind auf der Suche nach einem ERP-System für Ihr Veranstaltungsmanagement oder haben Fragen zum Modul Events? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als erfahrener Odoo-Partner zur Seite!
Quellen: www.odoo.com