In unserem Blog aus der letzten Woche sind wir bereits auf die technischen Voraussetzungen zur Arbeit im Homeoffice eingegangen. Dem gegenüber steht die große Herausforderung, dass wir uns selbst in der neuen Arbeitsumgebung zurecht finden, eine positive und motivierende Arbeitsatmosphäre schaffen und unsere Aufgaben dadurch zielgerichtet und effektiv erledigen.
Die Arbeit im Homeoffice bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Einerseits sparen wir die Zeit, die wir sonst für den Weg ins Büro benötigen und können uns die Zeit über den Tag frei einteilen. Möglicherweise steigt durch die fehlende Ablenkung im Büro unsere Konzentrationsfähigkeit und unser gewohntes Umfeld schafft mehr Kreativität und Ideenreichtum.
Andererseits verschwimmen im Homeoffice die Grenzen zwischen privaten und beruflichen Themen. Es gibt eventuell andere Faktoren, die für Ablenkung sorgen können, wie zum Beispiel private Erledigungen oder die Kinder. Zudem kann fehlende Kommunikation mit Kollegen und Führungskräften dazu führen, dass Entscheidungen weniger schnell getroffen werden und dadurch die Arbeitsgeschwindigkeit in Projekten abnimmt oder die Transparenz in der Zusammenarbeit im Team leidet.
Dennoch gibt es einige Mittel und Wege, um die Vorteile gewinnbringend zu nutzen und die Nachteile auf ein Minimum zu reduzieren. In unserem heutigen Blog stellen wir hilfreiche Tipps vor, wie wir die Arbeit im Homeoffice angenehm und zugleich produktiv gestalten können.
Wir gehen zur Arbeit
Natürlich gehen wir nicht zur Arbeit ins Büro, aber wir verhalten uns so, als würden wir zur Arbeit ins Büro gehen. Dafür schaffen wir einen möglichst separaten Bereich zum Arbeiten. Das muss kein in sich geschlossener Raum sein, aber ein Bereich, den wir klar von unserem privaten Umfeld trennen können. Im besten Fall errichten wir hier einen Arbeitsplatz, der dem im Büro ähnelt mit einem Tisch, einem bequemen Stuhl und der entsprechenden technischen Ausstattung.
Außerdem bereiten wir uns auch gedanklich auf einen normalen Arbeitstag im Büro vor. Dazu gehört die morgentliche Routine und eine Kleidung, die unserem üblichen, bürotauglichen Stil entspricht. All das schafft auch im Homeoffice eine professionelle Arbeitsatmosphäre, stellt unsere Gedanken mental auf die Arbeit ein und wirkt positiv bei zum Beispiel Videokonferenzen mit unserem Team oder unseren Kunden.
Wir definieren feste Arbeitszeiten
Zur eindeutigen Abgrenzung von Privatem und Beruflichem definieren wir für uns feste Arbeitszeiten. In dieser Zeit kümmern wir uns ausschließlich um berufliche Themen. Anders herum können wir vor und nach der Arbeitszeit private Themen erledigen. Somit unterscheiden wir sachlich und zeitlich zwischen Privatem und Beruflichem. Das schafft Transparenz im Team zur Verfügbarkeit und Erreichbarkeit im Homeoffice. Zudem fällt es uns leichter, nach der Arbeit abzuschalten.
Wir organisieren und priorisieren uns
Zum Arbeitsbeginn nehmen wir uns einige Minuten Zeit, um den Tag zu planen. Dabei können uns To-do-Listen, Mind Maps, das unternehmenseigene ERP-System oder verschiedene Tools des Projektmanagements helfen. Wir setzen klare Prioritäten und definieren, welche Aufgaben zeitnah erledigt werden müssen und welche Aufgaben später abgearbeitet werden können. Das hilft uns, den Überblick zu behalten und strukturiert zu arbeiten.
Hier kann es hilfreich sein, individuelle Hochphasen zu nutzen. Das sind die Zeiten, in denen wir üblicherweise am produktivsten arbeiten. So gibt es Menschen, deren Produktivität morgens, tagsüber oder abends am höchsten ist. Diese Hochphasen nutzen wir dann nicht nur für die zeitliche Planung, sondern auch für "schwierige" Aufgaben. Zur Steigerung der eigenen Motivation kann es uns auch helfen, wenn wir uns für jeden Tag eine Aufgabe einplanen, die wir gerne erledigen und auf die wir uns freuen.
Wir kommunizieren
Der komplette Gegensatz zum täglichen Trubel im Büro ist das Alleinsein im Homeoffice, welches gleichermaßen anstrengend sein kann. Um dem entgegen zu wirken ist es umso wichtiger, dass wir eine regelmäßige Kommunikation zu unseren Kollegen, Führungskräften oder Kunden aufrecht erhalten. Dafür klären wir Fragestellungen zum Beispiel nicht schriftlich über Messengerdienste oder das ERP-System, sondern telefonisch im direkten Austausch. Das hat auch den Vorteil, dass offene Fragen um einiges schneller geklärt werden können.
Zudem nehmen wir weiterhin an internen und externen Meetings teil, gleich ob per Telefon oder als Videokonferenz. Für die Abstimmung im Team empfiehlt sich hier beispielsweise ein tägliches Standup. In einem 15-minütigen Meeting berichten wir unseren Kollegen und Führungskräften, an welchen Themen wir momentan arbeiten, in welchen Projekten wir gut voran kommen und an welchen Stellen es Herausforderungen gibt. Das fördert nicht nur den kommunikativen Austausch, sondern bietet auch eine Basis für den fachlichen Input aller Beteiligten.
Eine stetige Kommunikation hilft also gegen das Alleinsein, fördert den Austausch im Team und bescheinigt eine proaktive Arbeitsweise. Zudem ist es vor allem für Führungskräfte zwingend notwendig, geeignete Kommunikationswege und -mittel zu wählen, um das Team auch im Homeoffice zu organisieren und zu unterstützen.
Wir machen Pausen
Genauso wichtig wie die Definition von festen Arbeitszeiten, ist die Planung von regelmäßigen Pausen. Im besten Fall planen wir eine 5-minütige Pause pro Arbeitsstunde sowie eine 30-minütige Mittagspause. In den Pausen achten wir insbesondere darauf, dass wir unseren Arbeitsplatz verlassen. Die Kommunikation der Pausen im Team stellt sicher, dass wir in unserer Pause ungestört sind und die Pause auch als Zeit für Erholung nutzen können.
Zudem stellen wir sicher, dass wir ausreichend trinken und zu festgelegten Zeiten essen. Das ist nicht nur gesund, sondern schafft Erholung und fördert die Konzentration und Leistungsfähigkeit. Diese positiven Effekte verstärken wir zusätzlich durch einige Minuten Bewegung an der frischen Luft.
Wir loben uns
Fehlende positive Rückmeldungen von Kollegen oder Führungskräften können zu Demotivation führen. Im Gegensatz dazu kann ein Lob zu höherem Antrieb für anstehende Aufgaben führen und das Selbstbewusstsein stärken. Aus diesem Grund versuchen wir, uns für erledigte Aufgaben zu loben und uns damit zusätzliche Motivation zu schaffen.
Wir machen Feierabend
Analog zum täglichen Ablauf im Büro, beenden wir auch im Homeoffice den Arbeitstag. Dafür räumen wir unseren Arbeitsplatz auf, schalten sämtliche Technik ab und verlassen den Arbeitsbereich physisch und gedanklich. Nun haben wir Zeit für unsere privaten Aufgaben, für unsere persönlichen Interessen oder einfach für uns selbst.
Diese Tipps sind natürlich kein Allheilmittel für einen perfekten Tag im Homeoffice, sondern dienen als Denkanstoß zur Schaffung einer positiven Arbeitsatmosphäre. Im Vordergrund stehen immer die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen, wodurch nicht jeder Tipp auch für jede Person anwendbar ist. Letztendlich hören wir auf uns selbst und schaffen damit die Grundlage für ein möglichst entspanntes und effektives Arbeiten im Homeoffice.
Sie arbeiten selbst regelmäßig im Homeoffice und haben hilfreiche Tipps zur Gestaltung des Arbeitstages? Kontaktieren Sie uns gerne, wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen!
Quellen: www.karrierebibel.de, www.management-circle.de, www.impulse.de, www.arbeits-abc.de