Der Einsatz eines ERP-Systems wie Odoo in unserem Unternehmen hilft uns nicht nur dabei, unsere Unternehmensprozesse zu digitalisieren, sondern diese auch effizient und transparent darzustellen. Dabei fokussiert sich Odoo nicht nur auf die Hauptprozesse wie zum Beispiel Fertigung, Einkauf, Verkauf oder Personalmanagement. Odoo bietet auch die Möglichkeit, zahlreiche Nebenprozesse einzubinden, welche ein integrativer und wichtiger Bestandteil des großen Ganzen sind.
In unserem Blog zum Modul Personal sind wir bereits kurz darauf eingegangen, die An- und Abwesenheiten unserer Mitarbeiter ebenfalls in Odoo darzustellen. Darauf aufbauend beschäftigen wir uns in unserem heutigen Blog speziell mit diesen beiden Modulen und stellen vor, mit welcher grundlegenden Konfiguration wir die An- und Abwesenheiten unserer Mitarbeiter in Odoo integrieren können.
Das Modul Anwesenheit beinhaltet standardmäßig eine schmale Menüführung und beschränkt sich auf die wesentlichen Funktionen zur Erfassung der Anwesenheit unserer Mitarbeiter. Öffnen wir das Modul aus unserem Dashboard, landen wir automatisch im Check-in/Check-out. Hier können wir mit nur einem Klick unsere Komm- und Geh-Zeit erfassen und uns für unsere Pausen auschecken.
Weiterhin gelangen wir, je nach Zugriffsrecht, über das Menü des Moduls in die Übersicht unserer Anwesenheiten, in die Übersicht der Anwesenheiten aller Mitarbeiter, in das Berichtwesen und in die Konfiguration. Das Modul Anwesenheit besitzt drei Rechtegruppen. Ein User ohne eine dieser Rechtegruppen hat keinen Zugriff auf das Modul. Ein User mit dem Recht "Manual Attendance" hat Zugriff auf den Check-in/Check-out sowie die Übersicht seiner eigenen Anwesenheiten. Ein User mit dem Recht "Officer" hat zusätzlich dazu den Zugriff auf die Übersicht der Anwesenheiten aller Mitarbeiter sowie das Berichtwesen des Moduls.
Ein User mit dem Recht "Manager" hat darüber hinaus Zugriff auf die Konfiguration des Moduls. Innerhalb der Konfiguration haben wir die Option, den Check-in/Check-out mittels PIN-Code frei zu schalten. Dafür gibt es den sogenannten Kiosk-Modus, welcher vor allem bei der Verwendung des Moduls auf einem mobilen Endgerät Anwendung findet. Im Kiosk-Modus ist die Menüführung deaktiviert und der User hat ausschließlich Zugriff auf den Check-in/Check-out. Dieser erfolgt nun per Scan eines aus Odoo generierten Badges oder eben durch den dem Mitarbeiter zugewiesenen PIN-Code.
Der Zugriff auf die Menüführung im Modul Abwesenheit ist ebenfalls abhängig von den verschiedenen Rechtegruppen. Dabei unterscheiden wir zwischen dem Zugriff auf nur die eigenen Abwesenheiten, den Zugriff auf die Abwesenheiten aller Mitarbeiter und zusätzlich den Zugriff auf die Konfiguration des Moduls.
Öffnen wir das Modul Abwesenheit, gelangen wir in unser Dashboard - eine Kalenderansicht des aktuellen Monats mit unseren Abwesenheiten und einer Übersicht über das noch verfügbare Kontingent an Urlaubstagen. Bevor wir allerdings Urlaubsansprüche oder Abwesenheiten in Odoo darstellen können, sollten wir einige wenige Konfigurationen vornehmen, damit die Abwesenheiten unserer Mitarbeiter in Odoo auch richtig berechnet werden.
Dafür stellen wir sicher, dass sowohl in den Einstellungen des Users, als auch in der Konfiguration des Mitarbeiterobjektes die richtige Zeitzone hinterlegt ist. Außerdem sorgen wir für eine korrekte Konfiguration der im Mitarbeiterobjekt hinterlegten Arbeitszeitmodelle inklusive der regionalen Feiertage. Wie das funktioniert, haben wir bereits in unserem Blog zum Modul Personal beschrieben.
Im letzten Schritt definieren wir die sogenannten Abwesenheitstypen unter dem Menüpunkt Konfiguration. Einerseits unterscheiden wir somit zwischen den verschiedenen Arten von Abwesenheiten und andererseits können wir den Abwesenheitstypen verschiedene Funktionen zuweisen. Die Definition der Abwesenheitstypen erfolgt ganz individuell und abhängig von den Prozessen in unserem Unternehmen.
Neben der Vergabe einer Bezeichnung definieren wir, ob und durch wen die Zuweisung eines Anspruches für diesen Abwesenheitstypen erfolgt. Die Zuweisung eines Anspruches ist vor allem für die Abwesenheitstypen notwendig, deren Anzahl begrenzt ist. Das sind zum Beispiel der Jahres- oder Sonderurlaub.
Weiterhin legen wir fest, in welcher Form ein Antrag dieses Abwesenheitstypen genehmigt werden kann - ohne Genehmigung, mittels einstufigem oder mittels zweistufigem Genehmigungsverfahren. Die einstufige Genehmigung erfolgt entweder durch den Manager des Mitarbeiters oder eine festgelegte Person, den sogenannten Time Off Officer. Für die zweistufige Genehmigung benötigen wir die Zustimmung beider Personen.
Zu guter Letzt haben wir noch die Möglichkeit, einen Zeitraum zu definieren, in dem unsere Mitarbeiter den Abwesenheitstypen auswählen können, dieser also gültig ist. Hier empfiehlt sich ein Einsatz zum Beispiel für den Jahresurlaub oder den Resturlaub, welcher ab einem bestimmten Zeitpunkt abgegolten ist.
Nun weisen wir für alle Mitarbeiter den jeweiligen Anspruch für die relevanten Abwesenheitstypen zu. Bei einer Vielzahl von Mitarbeitern und mehreren Abwesenheitstypen, die eine Anspruchszuweisung benötigen, kann dies viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher empfehlen wir, den Urlaubsanspruch für den ersten Mitarbeiter anzulegen, diesen zu duplizieren und jeweils nur noch den Mitarbeiter zu ändern. Alternativ dazu lassen sich Urlaubsansprüche auch bequem in Odoo importieren.
Nun haben wir alle wichtigen Parameter konfiguriert und unsere Mitarbeiter sind in der Lage, Ihre Abwesenheiten in Odoo einzugeben. Ein Antrag auf Abwesenheit kann dabei von jedem internen Nutzer vorgenommen werden. Bei der Auswahl des Abwesenheitstypen wird unseren Nutzern angezeigt, welchem Abwesenheitstypen ein Anspruch zugewiesen wurde und wie hoch der noch ausbleibende Anspruch des Nutzers ist.
Über ein Kalendarium wählen wir den Zeitraum der Abwesenheit aus. Haben wir in dem im Mitarbeiterobjekt hinterlegten Arbeitszeitmodell einen Feiertag hinterlegt, der in dem Zeitraum liegt, in dem eine Abwesenheit mit Anspruch beantragt wird, berechnet Odoo für diesen Feiertag keinen Anspruch. Im letzten Schritt hilft uns die Angabe einer Beschreibung bei der eindeutigen Zuordnung der Abwesenheit in der Kalenderübersicht beziehungsweise im Modul Kalender.
Je nach Genehmigungsverfahren erstellt Odoo bei der Beantragung eines Anspruches oder einer Abwesenheit Aktivitäten für den Manager oder den Time Off Officer des Mitarbeiters beziehungsweise nacheinander für beide Personen im zweistufigen Genehmigungsverfahren. Somit werden alle Stakeholder über den Vorgang informiert. Nach Genehmigung oder Ablehnung des Anspruches beziehungsweise des Antrages und nach Erledigung der Aktivität, wird auch der Antragssteller über das Ergebnis informiert.
Für unsere Führungskräfte stellt die Übersicht über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter ein hilfreiches Tool dar, um einen Überblick über alle aktuellen Abwesenheiten zu erhalten, Projekte zu planen und über weitere Abwesenheitsanträge zu entscheiden.
Die Module An- und Abwesenheit bieten also die wichtigsten Features, um die Arbeits- und Abwesenheitszeiten unseren Mitarbeiter zu digitalisieren und direkt in Odoo abzubilden. Unsere Mitarbeiter und Führungskräfte werden dabei direkt in den Prozess eingebunden, in dem sie Ihre An- und Abwesenheiten selbst in das System eingeben und gegebenfalls genehmigen.
Ein wichtiges Feature, welches Odoo in Verbindung mit dem Modul Abwesenheit nicht im Standard mitbringt, ist die Möglichkeit der Aktivierung einer Abwesenheitsnotiz. Dafür hat unser Entwicklerteam ein Modul geschrieben, mit dem wir eine Abwesenheitsnotiz direkt in Odoo einstellen können.
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Quellen: www.odoo.com