Kundenfragebogen zur Einrichtung von Odoo - Template

Werte Kundin, werter Kunde,

um Ihnen eine optimale unternehmensbezogene Konfiguration bieten zu können, füllen Sie uns bitte den nachfolgenden Kundenfragebogen aus.

Die Umfrage wird ca. 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen.

Sollten Sie darüber hinaus Frage haben, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

Allgemein

Sprachen

Welche Sprachen sollen installiert werden?
Beispiel: Deutsch, Englisch, etc.

Währungen

Welche Währungen sollen installiert werden?
Werden Preise mit mehr als zwei Nachkommastellen verwendet?
Beispiel: Euro, USD, etc.

Unternehmen

Werden mehrere legale Einheiten verwaltet bzw. verwendet (Multicompany)?
Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo.

Wenn ja, wie sind diese hierarchisch gegliedert?

Unternehmensstammdaten I

Wie ist die Bezeichnung, Anschrift, Telefon-/Faxnummer, E-Mail Adresse, Website der einzelnen legalen Einheiten?
Beispiel:     manaTec GmbH                     
                  Königsbrücker Str. 124                
                  01099 Dresden                            
                  Deutschland
                  +49(0)351/32149100
                  +49(0)351/32149199
                  info@manatec.de

Unternehmensstammdaten II

Wie ist die Umsatzsteuer-ID und Handelsregisterinformationen der einzelnen legalen Einheiten?
Beispiel: USt-ID: DE300808535, Handelsregisternummer: HRB 34527

Kunden- und Lieferantenstruktur

Können Kunden gleichzeitig Lieferanten sein (und umgekehrt)? Welche Vertriebskanäle werden verwendet? Wird hauptsächlich/nur im B2B oder B2C Bereich gearbeitet?
Beispiel: Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo (Deutschland, Europa, Drittländer)

Nutzer inkl. Rolle

Wie ist die Organisationsstrukur der Mitarbeiter (Organigramm) und wie sind die Rollen verteilt?
Beispiel: Max Mustermann; m.mustermann@beispiel.de; Geschäftsführer

Aufbau der Sequenznummern

Wie sollen die Nummernfolgen für die Dokumente in Odoo (bspw. Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge und Lieferscheine) aufgebaut sein?
Beispiel:  • Eingangsrechnungen: EK-2020-001, EK-2020-002
                • Ausgangsrechnungen: VK-2020-001, VK-2020-002
                • Angebote: AN-2020-001, AN-2020-002
                • Aufträge: AB-2020-001, AB-2020-002
                • Lieferscheine: DN-2020-0001, DN-2020-0002
                • Einkaufsbestellungen: PO-2020-0001, PO-2020-0002

Kalender

Soll die Synchronisation mit einem zentralen Google Kalendern möglich sein?

E-Mail

Soll das Senden und der Empfang von E-Mails in Odoo möglich sein?

Website

Soll die Odoo-Webseite und der Odoo-Onlineshop verwendet werden?

Drittsoftware

Soll Drittsoftware angebunden werden und wenn ja welche?

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Abrechnung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 3)

Kontenrahmen

Welcher Kontenrahmen wird verwendet? Wenn es mehrere legale Einheiten gibt, haben alle den gleichen Kontenrahmen oder
unterscheidet dieser sich je nach Einheit?
Beispiel: SKR03, SKR04

Individuelle Konten

Werden über den Kontenrahmen hinaus individuelle Konten verwendet und wenn ja welche?

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Stellen und Kontennummern

Wie viele Stellen haben die jeweiligen Nummern der Konten?
Beispiel: 4-stelig, 5-stelig

Bank/Zahlungsdienstleistungen

Welche Konten bei welchen Zahlungsanbietern (Banken, PayPal, ...) sollen in Odoo verfügbar sein? 

Firmenkreditkarten

Sollen Firmenkreditkarten abgebildet werden und wenn ja wie sind deren Daten?
Beispiel: 
Kontoinhaber: manaTec GmbH
                Ostsächsische Sparkasse Dresden
                BLZ      85050300
                Kto.      221091750
                IBAN    DE36 8505 0300 0221 0917 50
                BIC      OSDDDE81XXX

Skonto

Wird Skonto verwendet und wenn ja in welchen Prozessen?
Beispiel: 
Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Anlagetypen der Abschreibung

Welche Abschreibungsarten werden verwendet?
Beispiel: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung, etc.

Abschreibungen

Welche Abschreibungsarten werden verwendet?
Beispiel: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung, etc.

Pro-Forma Rechnungen

Werden Pro-Forma Rechnungen verwendet?
Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg, der den Empfänger in der Regel nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken.

Geschäftsjahr

Wann beginnt und endet ein Geschäftsjahres?
Beispiel: Beginn 01.01. Ende 31.12.

Verkaufssteuern

Sind die Verkaufssteuern im Preis inkludiert oder exkludiert? 

Bankabgleich

Ist ein Bankabgleich gewünscht? Wenn ja in welchem Umfang (nur Ein- u. Ausgangsrechnungen vs. volle Buchungssätze)
Synchronisieren Sie Ihre Kontoauszüge automatisch mit Ihrer Bank und erhalten Sie aktuelle Bankfeeds.

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Zahlungen

Wie werden Zahlungen getätigt/ausgelöst (bspw. Online Banking oder Zahlungsdatei/Export)? Wie werden Zahlungen erhalten?
Beispiel: Bar, Überweisung, Kreditkarte, Zahldatei, Gutscheine

SEPA-Lastschriftmandate

Existieren SEPA Lastschriftmandate von Kunden? 

Barkasse(n)

Existieren Barkassen? Wenn ja, wie werden diese verwaltet? Wenn ja, werden Kunden- und Lieferantenrechnungen mit Bargeld
beglichen? Wenn ja, werden tägliche Kassenabschlüsse durchgeführt?

Kostenstellenstruktur

Gibt es eine Kostenstellenstruktur und wenn ja wie ist diese aufgebaut? Soll eine Budgetverwaltung über Odoo auf Kostenstellenebene abgebildet werden?
Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet.
Beispiel: Kostenstelle 12345 Projekt XY

Auswertung

Werden Auswertungen bereits genutzt? Wenn ja, welche werden verwendet? Wenn nein, welche sind gewünscht? Sollen Zielvorgaben in Odoo abgebildet werden?
Beispiel: Kostenartrechnung, Auswertungen über die einzelnen Teilbereiche, offene Gutscheine, etc.

Übertragung ans Steuerbüro

Welche Daten, in welcher Form und über welches System werden Daten an das Steuerbüro übertragen und von diesem zurückerhalten?
Beispiel: manuell via Hefter, cloud-basiert, per E-Mail, etc.

Mitteilungspflichten

Gibt es finanzrechtliche ggf. auch branchenabhängige Mitteilungspflichten oder Reports die regelmäßig erstellt werden müssen? 

Wenn ja, welche:

Rechnungserstellung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 4)

Freigabeworkflows

Welche Prozesse müssen durch welche Personen wie freigegeben werden?
Beispiel: Eingangs- und Ausgangsrechnungskontrolle – Freigabe durch Inhaber

Zahlungsbedingungen

Welche Zahlungsbedingungen gibt es?
Beispiel: 7 Tage, 15 Tage, 30 Tage zum Monatsende
HINWEIS: Wenn die Zahlungsbedingungen zu umfangreich/zu komplex sind bitte die komplexeste Zahlungsbedingung aufführen.

Rechnungsformen

Gibt es Anzahlungs-, Teilrechnungen, Dauerrechnungen oder Abonnementrechnungen?

Leistungsbuchung

Benötigen Produkte individuelle Konten oder reicht ein generelles Erlöskonto?

Rechnungsnummernkreise

Werden mehrere Rechnungsnummernkreise verwendet?
Wenn ja: DOKUMENTATION ÜBER DIE BEGRÜNDUNG FÜR DAS FINANZAMT UNBEDINGT NOTWENDIG!

Rechnungsversand und -empfang

Wie werden Rechnungen versendet/erhalten?

Sonstige Buchungen

Welche sonstige wiederkehrende Buchungen und Buchungsarten gibt es?
Beispiel: Jahrespauschale bei Versicherung

Mahnungen

Sollen Mahnungen aus Odoo erstellt werden können?
Wenn ja, sind Sammelmahnung pro Kunde ausreichend?

Wie werden Rechnungen versendet/erhalten?

Hinweis

Beispiel: per Post, per E-Mail, etc.

Gibt es sonstige wiederkehrende Buchungen und Buchungsarten?

Hinweis

Beispiel: Jahrespauschale bei Versicherung
Wenn ja, welche:

Kundenverwaltung/Verkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 5)

Interessentenbereich (Leads)

Ist ein vorgeschalteter Interessentenbereich gewünscht, in dem die Verwaltung von Leads möglich ist, ohne Einträge
in der Kontaktdatenbank zu speichern?

Verkaufsteams

Gibt es Verkaufsteams?
Wenn ja, welche:

Preislisten

Gibt es verschiedene Preislisten und wenn ja welche?
Gibt es variable Preise mit prozentualen Aufschlägen oder unterjährigen Preisänderungen?
Beispiel: Mehrere Preise pro Produkt (z. B. Kundensegmente, Währungen)
               Preise aus Formeln berechnet (Rabatte, Margen, Rundungen)

Abweichende Adressen

Gibt es speziell abweichende Rechnungs- und Lieferadressen?
Gibt es variable Preise mit prozentualen Aufschlägen oder unterjährigen Preisänderungen?
Diese Option in Odoo differenziert den Partner im Verkauf. Zusätzlich zur Kundenadresse werden bei Aktivierung dieser Option Liefer- und Rechnungsadresse separat auf dem Report (Angebot, Auftrag) ausgewiesen.
Wenn ja, welche:

Liefertermin auf Aufträgen

Sollen Aufträge mit einem Liefertermin versehen werden können der auch mit gedruckt wird?

Lieferbedingungen

Gibt es Lieferbedingungen (Incoterms)?

Margenberechnung

Soll für Aufträge eine Margenberechnung (Umsatz - Kosten) durchgeführt werden?
Wenn ja, in welchem Umfang?

Rabatte

Werden Angebote/Aufträge rabattiert?
Wenn ja, gibt es mehrere kombinierte Rabatte?

Versand

Werden Produkte versendet?
Wird der Versand online verfolgt (Trackinguides)?

Versandkosten

Sollen die Versandkosten im Auftrag mit ausgewiesen werden?

Produktverpackungen

Werden Verpackungseinheiten verwendet?
Sollen verfolgbare Verpackungen im Versand verwendet werden?

Angebotsvorlagen

Gibt es wiederkehrende Angebote bzw. Standardangebote?

Auftragsbestätigung Online

Soll der Kunde online mittels Unterschrift Aufträge bestätigen können?

Bestellbestätigung

Ist eine Bestellbestätigung durch einen Manager erwünscht?
Hintergrund: Der Bestellprozess wird um einen Kontrollschritt erweitert. Zunächst wird die Angebotsanfrage beim Lieferanten angelegt. Wird diese Option gewünscht, kann eine finale Bestellung nur durch den Manager erfolgen.

Lager/Produktverwaltung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 6)

Lager

Existieren mehrere Lager?
Wenn sie mehrere legale Einheiten verwalten (Multicompany): Gibt es für jede Einheit eigene Lager?

Lagerorte

Existieren mehrere Lagerorte?
Wenn sie mehrere legale Einheiten verwalten (Multicompany): Gibt es für jede Einheit eigene Lagerorte?

Reservierung

Finden Lagerreservierungen von Produkten automatisch oder manuell statt?
Erfolgt eine Warenauslieferung, wird die benötigte Menge im Lager für den Vorgang reserviert. Diese Reservierung kann z.B. bei Erstellung eines Verkaufsauftrags automatisch erfolgen oder muss noch einmal manuell bestätigt werden.

Produktvarianten

Existieren zu Produkten verschiedene Varianten?
Wenn ja, welche:

Produktarten

Welche Produktarten existieren?
Beispiel: Lagerprodukt, Verbrauchsartikel, Dienstleistung

Einheiten

Werden Produkte in verschiedenen Einheiten verkauft?
Wenn ja, werden Produkte in unterschiedlichen Einheiten verbucht (bspw. Wareneingang in Tonnen, Lager in Stück?)

Los- und Seriennummern

Werden Los- und Seriennummern benötigt?
Seriennummern: Identifikation eines einzelnen Artikels zu ermöglichen
Losnummern: Komplette Produktionsmenge eines Artikels
Wenn ja, welche:

Routen

Gibt es auftragsspezifische Routen wie bspw. Streckengeschäft, Lohnfertigung?

Abrechnung von Aufträgen

Wie sollen Aufträge und Bestellungen jeweils abgerechnet werden?
Beispiel: Rechnungsstellung bei Auftrag, Rechnungsstellung bei Lieferung

Beigestellte Waren

Lagern Sie auch Fremdware?

Einkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 7)

Welche Art der Rechnungskontrolle wird verwendet?

Hinweis: Bei einer Einkaufsbestellung kann die Rechnung entweder direkt bei Auftragsauslösung eingebucht werden, oder erst nachdem die Lieferung erfolgt ist.

Ist eine Bestellbestätigung durch Manager gewünscht?

Hinweis: Der Bestellprozess wird um einen Kontrollschritt erweitert. Zunächst wird die Angebotsanfrage beim Lieferanten angelegt. Wird diese Option gewünscht, kann eine finale Bestellung nur durch den Manager erfolgen.

Fertigung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 8)

Fertigungsaufträge

Ist eine Ressourcenplanung notwendig (bspw. Maschinenenauslastung)?
Ist eine Zeiterfassung der Fertigung notwendig?
Ist die Abbildung/Dokumentation detaillierter Fertigungsschritte im System notwendig?

Qualitätsprüfpunkte

Sind in verschiedenen Fertigungsschritten Qualitätsprüfpunke vorhanden/notwendig?
Wie werden diese erfasst (manuell oder automatisch)?

Änderungen von Stücklisten

Gibt es planmäßige Änderungen von Stücklisten?
Hintergrund: Mit dem Zusatzmodul PLM lassen sich planmäßig Änderungen bei Stücklisten/Arbeitsplänen terminieren und versionieren.

Vergabe von Unteraufträgen (Subcontracting)

Findet Subcontracting statt?

An- und Abwesenheit (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 9)

Abwesenheitstypen

Welche Abwesenheitstypen existieren (bspw. Krankheit, Jahresurlaub, Schulung, unbezahlter Urlaub)?
Hintergrund: Gewisse Abwesenheitstypen haben ein Kontingent, z.B. Jahresurlaub. Anderen Abwesenheitstypen wird kein Kontingent zugewiesen, bspw. Krankheit.

Feiertage

Welche gesetzlichen Feiertage in welchen Bundesländern bzw. Ländern müssen berücksichtigt werden?

Genehmigung von Abwesenheiten

Ist der Genehmigungsprozess einstufig/zweistufig?
Hintergrund: Es lassen sich doppelte Genehmigungen an einem Abwesenheitstyp hinterlegen. Dann muss beispielsweise nach einer ersten Genehmigung ein Manager den Antrag in einem zweiten Schritt noch einmal genehmigen.

Arbeitszeitmodelle

Welche Arbeitszeitmodelle existieren im Unternehmen?

Arbeitszeit

Welche Arbeitszeiten gelten für die Mitarbeiter?

Personal (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 10)

Abteilungsstruktur

Welche Abteilungen gibt es, wie sind diese strukturiert und welche Nutzer sind diesen zugeordnet?

Löhne

Sollen Aufwandsbuchungen der Löhne in das Odoo importiert und abgebildet werden?

Anstellungsarten

Welche Anstellungsarten gibt es (bspw. Voll-/Teilzeit, selbständige Mitarbeiter, Pauschalkräfte, ...)?

Dokumente

Dokumententypen

Welche Dokumente werden in ihrem Unternehmen erstellt?
Beispiele: Angebot/Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Bestellung

Dokumentenlayout

Gibt es ein Corporate Design, sodass sich die Dokumente vom allgemeinen Aufbau gleichen (sollen) oder ist jedes Dokument individuell?

Dokumentenmanagementsystem

Gibt es ein Dokumentenmanagementsystem und wenn nein, soll es ein Dokumentenmanagementsystem geben?

Allg. Geschäftsbedingungen

Sofern AGBs auf den Reports (Angebot, Auftrag) ausgewiesen werden sollen, teilen Sie uns den Text bitte mit.