Kundenfragebogen zur Einrichtung von Odoo - Template

Werte Kundin, werter Kunde,

um Ihnen eine optimale unternehmensbezogene Konfiguration bieten zu können, füllen Sie uns bitte den nachfolgenden Kundenfragebogen aus.

Die Umfrage wird ca. 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen.

Sollten Sie darüber hinaus Frage haben, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

Allgemein

Welche Sprachen sollen installiert werden?

Hinweis

Beispiel: Deutsch, Englisch, etc.

Welche Währungen sollen installiert werden?

Hinweis

Beispiel: Euro, USD, etc.

Werden mehrere legale Einheiten verwaltet – Multicompany?

Hinweis

Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo.

Firmendaten (Name, Adresse), auch der Partner-/Tochertunternehmen

Hinweis

Beispiel:     manaTec GmbH                     
                  Königsbrücker Str. 124                
                  01099 Dresden                            
                  Deutschland
                  +49(0)351/32149100
                  +49(0)351/32149199
                  info@manatec.de

Umsatzsteuer-ID

Hinweis

Beispiel: DE300808535

HRB-Nummer

Hinweis

Beispiel: HRB  34527

Kunden und Lieferantenstruktur (Bestehen Auslandsbeziehungen, wenn ja in welche Länder?)

Hinweis

Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo.

Beispiel: Deutschland, Europa, Drittländer

Nutzer (inkl. E-Mail-Adresse und Rolle)

Hinweis

Beispiel: Max Mustermann; m.mustermann@beispiel.de; Geschäftsführer

Logik von Sequenznummern

Hinweis

Betrifft die durch Odoo automatisch erstellte Nummernfolge von Dokumenten.

    • Eingangsrechnungen: EK-2018-001, EK-2018-002
    • Ausgangsrechnungen: VK-2018-001, VK-2018-002
    • Angebote: AN-2018-001, AN-2018-002
    • Aufträge: AB-2018-001, AB-2018-002
    • Lieferscheine: DN-2018-0001, DN-2018-0002
    • Einkaufsbestellungen: PO00001, PO00002

Abrechnung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 3)

Welcher Kontenrahmen wird verwendet?

Hinweis

Beispiel: SKR03, SKR04, etc.

Gibt es eigens angelegte Konten?

Hinweis

Haben Sie in Ihrem Kontenrahmen eigene Kontonummern/Konten angelegt?

Wie viele Stellen haben Ihre Kontennummern?

Hinweis

Beispiel: 4-stellig, 5-stellig, etc.

Welche Besteuerungsart verwenden Sie?

Hinweis

Bei der Soll-Versteuerung zahlen Sie die fällige Umsatzsteuer direkt, nachdem sie die Rechnungserstellung an den Kunden vorgenommen haben.
Bei einer Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer hingegen erst dann an das Finanzamt abgeführt, wenn sie tatsächlich vom Kunden bezahlt worden sind.

Bitte geben Sie Ihre Kontodaten an

Hinweis

Beispiel:
    
Kontoinhaber: manaTec GmbH
Ostsächsische Sparkasse Dresden
BLZ      85050300
Kto.      221091750
IBAN    DE36 8505 0300 0221 0917 50
BIC      OSDDDE81XXX

Sollen Firmenkreditkarten abgebildet werden?

Hinweis

Benutzen Sie für die Zahlung von Rechnungen Kreditkarten?

Wird Skonto verwendet?

Hinweis

Gewähren Sie Ihren Kunden Skonto?

Welche Abschreibungsarten werden verwendet?

Hinweis

Beispiel: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung, etc.

Welchen Umfang an Abschreibegütern gibt es?

Hinweis

Beispiel: Fahrzeuge, Maschinen, Büroausstattung (Mobiliar), EDV-Hardware, Berufsbekleidung, etc.

Werden Pro-for­ma-Rech­nungen benötigt?

Hinweis

Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg, der den Empfänger in der Regel nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken.

Beginn und Ende Ihres Geschäftsjahres?

Hinweis

Beispiel: Beginn 01.01. Ende 31.12.

Darstellung der Verkaufssteuern (inkludiert vs. exkludiert)

Hinweis

Beispiel:

Soll ein Bankabgleich vorgenommen werden?

Hinweis

Synchronisieren Sie Ihre Kontoauszüge automatisch mit Ihrer Bank und erhalten Sie aktuelle Bankfeeds.

Wie werden Zahlungen getätigt?

Hinweis

Welche Zahlungsmittel verwenden Sie in Ihrem Unternehmen?

Existieren SEPA-Lastschriftmandate von Kunden?

Hinweis

Die SEPA-Lastschrift ermöglicht es Händlern oder Unternehmen aus 34 Ländern in Europa, einen Geldbetrag von einem Konto einzuziehen.

Existiert eine Barkasse?

Hinweis

Tätigen Sie Käufe mit Bargeld?

Wie werden die Kassen verwaltet?

Hinweis

Nutzen Sie ein Kassenbuch oder ähnliches?

Werden Kunden- und Lieferantenrechnungen mit Bargeld beglichen?

Hinweis

Beispiel: Kunde begleicht seine Rechnung vor Ort und in Bar.

Werden tägliche Kassenabschlüsse durchgeführt?

Hinweis

Werden täglich IST- und SOLL-Stand des Bargeldbestandes verglichen?

Existiert eine Kostenstellenstruktur?

Hinweis

Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet.
Beispiel: Kostenstelle 12345 Projekt XY
Wenn ja, bitte spezifizieren:

Gibt es ein Dokumentenmanagementsystem?

Hinweis

Ein Dokumentenmanagementsystem bezeichnet die Verwaltung digitalisierter oder digitaler Dokumente mittels einer Datenbank (papierloses Büro).

Welche Auswertungen werden bereits genutzt oder sind gewünscht?

Hinweis

Beispiel: Kostenartrechnung, Auswertungen über die einzelnen Teilbereiche, offene Gutscheine, etc.

Wie werden aktuell die Daten an das Steuerbüro übertragen, welche Daten kommen zurück?

Hinweis

Beispiel: manuell via Hefter, cloud-basiert, per E-Mail, etc.

Soll der Übertragungsprozess geändert werden?

Hinweis

Wie sollen Ihre Daten/Unterlagen zukünftig zu Ihrem Steuerbüro gelangen?
Wenn ja, wie:

Gibt es finanzrechtliche ggf. auch branchenabhängige Mitteilungspflichten oder Reports die regelmäßig erstellt werden müssen?

Hinweis

Beispiel:
Wenn ja, welche:

Rechnungserstellung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 4)

Welcher Freigabeworkflow existiert?

Hinweis

Beispiel: Eingangs- und Ausgangsrechnungskontrolle – Freigabe durch Inhaber

Werden Pro-for­ma-Rech­nungen verwendet?

Hinweis

Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg, der den Empfänger in der Regel nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken.

Existiert ein Rechnunslayout bzw. verschiedene Layouts?

Hinweis

Benutzen Sie eine/einen bestimmte Vorlage/Briefkopf für Ihre Rechnungen oder anderen Dokumente?

Welche Zahlungsbedingungen gibt es?

Hinweis

Beispiel: 14 Tage netto ohne Abzug, sofort fällig nach Rechnungsstellung, 10 Tage abzüglich 2% Skonto, Vorauskasse, etc.

Werden Skonti gewährt?

Hinweis

Gewähren Sie Ihren Kunden unter Einhaltung einer bestimmten Frist einen Preisnachlass?

Gibt es Anzahlungs-, Teil-, Dauer- oder Abonnementrechnungen?

Hinweis

Beispiel: Kunde zahlt seine Rechnung in Raten.
Wenn ja, welche:

Werden für verschiedene Leistungen verschiedene Konten bebucht?

Hinweis

Beispiel:
Wenn ja, welche:

Werden mehrere Rechnungsnummernkreise verwendet?

Hinweis

Laufende Nummer, mit der eine Rechnung versehen ist.
Beispiel: Rechnung 2019001
Wenn ja, welche:

Wie werden Rechnungen versendet/erhalten?

Hinweis

Beispiel: per Post, per E-Mail, etc.

Gibt es sonstige wiederkehrende Buchungen und Buchungsarten?

Hinweis

Beispiel: Jahrespauschale bei Versicherung
Wenn ja, welche:

Kundenverwaltung/Verkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 5)

Ist ein vorgeschalteter Interessentenbereich gewünscht?

Hinweis

Der Interessentenbereich ermöglicht die Verwaltung von Leads, ohne Einträge in der Kontaktdatenbank zu speichern.

Existieren mehrere Verkaufsteams?

Hinweis

Beispiel: Verkaufsteam XX, Verkaufsteam XY
Wenn ja, welche:

Existieren verschiedene Preislisten?

Hinweis

Beispiel: Mehrere Preise pro Produkt (z. B. Kundensegmente, Währungen)
               Preise aus Formeln berechnet (Rabatte, Margen, Rundungen)
Wenn ja, welche:

Gibt es spezielle Rechnungs- und Lieferadressen?

Hinweis

Diese Option in Odoo differenziert den Partner im Verkauf. Zusätzlich zur Kundenadresse werden bei Aktivierung dieser Option Liefer- und Rechnungsadresse separat auf dem Report (Angebot, Auftrag) ausgewiesen.
Wenn ja, welche:

Existieren allgemeine Geschäftsbedingungen?

Hinweis

Beispiel:
Wenn ja, bitte Text mitteilen:

Werden Ausdrucke von Lieferterminen auf Aufträgen benötigt?

Sollen Margen in Aufträgen dargestellt werden?

Hinweis

Durch diese Option wird die Marge (Umsatz-Kosten) eines Auftrags in der Angebotsmaske ausgewiesen.

Werden Angebote/Aufträge rabattiert?

Hinweis

Mit dieser Option wird die Angebotsmaske um eine Rabattspalte erweitert (prozentuale Eingabe). Der Rabatt wird auf dem Report (pdf) ausgewiesen.

Lager/Produktverwaltung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 6)

Existieren mehrere Lager?

Hinweis

Beispiel: Lager 1, Lager XY, etc.

Wenn ja, welche:

Existieren mehrere Lagerorte?

Hinweis

Beispiel: Lagerort 1, Lagerort XY

Wenn ja, welche:

Sollen Lagerreservierungen automatisch oder manuell vorgenommen werden?

Hinweis

Erfolgt eine Warenauslieferung, wird die benötigte Menge im Lager für den Vorgang reserviert. Diese Reservierung kann z.B. bei Erstellung eines Verkaufsauftrags automatisch erfolgen oder muss noch einmal manuell bestätigt werden.

Existieren verschiedene Produktvarianten?

Hinweis

Bei einer Produktvariante wird ein bestimmtes Produkt innerhalb einer Produktgruppe in einer speziellen Form angeboten.

Beispiel: Größe, Farbe, etc.

Wenn ja, welche:

Werden Produkte in verschiedenen Einheiten verkauft?

Hinweis

Beispiel: Stück, Kilo, Meter, etc.

Wenn ja, welche:

Werden Los- und Seriennummern benötigt?

Hinweis

Seriennummern: Identifikation eines einzelnen Artikels zu ermöglichen
Losnummern: Komplette Produktionsmenge eines Artikels

Gibt es auftragsspezifische Routen?

Hinweis

Beispiel: Streckengeschäft

Wenn ja, welche:

Welche verschiedenen Produktarten existieren?

Hinweis

Beispiel: Lagerprodukt, Verbrauchsartikel, Dienstleistung, etc.

Wie sollen Aufträge abgerechnet werden?

Hinweis

Beispiel: Rechnungsstellung bei Auftrag, Rechnungsstellung bei Lieferung

Einkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 7)

Welche Art der Rechnungskontrolle wird verwendet?

Hinweis

Bei einer Einkaufsbestellung kann die Rechnung entweder direkt bei Auftragsauslösung eingebucht werden, oder erst nachdem die Lieferung erfolgt ist.

Ist eine Bestellbestätigung durch Manager gewünscht?

Hinweis

Der Bestellprozess wird um einen Kontrollschritt erweitert. Zunächst wird die Angebotsanfrage beim Lieferanten angelegt. Wird diese Option gewünscht, kann eine finale Bestellung nur durch den Manager erfolgen.

Fertigung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 8)

Wird die Unterteilung von Fertigungsaufträgen in Arbeitspläne und Arbeitsplätze benötigt?

Hinweis

Wird diese Option aktiviert, können Fertigungsaufträge detailliert dargestellt werden. Einzelne Fertigungsschritte können nun an verschiedenen Arbeitsplätzen erfolgen. Hierfür können detaillierte Ablaufpläne (Arbeitspläne) erstellt werden.

Werden Qualitätsprüfpunkte verwendet?

Hinweis

Während der Fertigung können verschiedene Prüfpunkte (Mindestmaß, Pass-Fail-Test) eingefügt werden. Diese lösen bei Nichtbestehen Qualitätsalarme aus.

Gibt es planmäßige Änderungen von Stücklisten?

Hinweis

Mit dem Zusatzmodul PLM lassen sich planmäßig Änderungen bei Stücklisten/Arbeitsplänen terminieren und versionieren.

Abwesenheit (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 9)

Welche Abwesenheitstypen existieren in Ihrem Unternehmen?

Hinweis

Gewisse Abwesenheitstypen haben ein Kontingent, z.B. Jahresurlaub. Anderen Abwesenheitstypen wird kein Kontingent zugewiesen, bspw. Krankheit.

Welche gesetzlichen Feiertage existieren (nach Bundesland)?

Hinweis

Diese Feiertage werden in das System geladen und Abwesenheiten für die entsprechenden Kollegen erstellt.

Ist der Genehmigungsprozess einstufig/zweistufig

Hinweis

Es lassen doppelte Genehmigungen an einem Abwesenheitstyp hinterlegen. Dann muss beispielsweise nach einer ersten Genehmigung ein Manager den Antrag in einem zweiten Schritt noch einmal genehmigen.

Personal

Gibt es eine Abteilungsstruktur?

Hinweis

Unter anderem wird der Freigabeprozess für Urlaubsanträge über das Personalmodul und die definierten Abteilungen gesteuert
Beispiel: Management (Nutzer 1, Nutzer 2), Marketing (Nutzer 3, 4), Sales, Vertrieb, etc.
Wenn ja, bitte spezifizieren oder Organigramm zur Verfügung stellen.

Sollen Aufwandsbuchungen der Löhne in Odoo importiert und abgebildet werden?

Hinweis

Odoo bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Lohnbuchhaltung und komplexe Lohnabrechnung abzubilden.
Beispiel: Lohnzahlung für Mitarbeiter 1, Gehaltszahlung für Mitarbeiter 2

Welche Anstellungsarten gibt es im Unternehmen?

Hinweis

Beispiel: Vollzeit, Teilzeit, Werkstudent, etc.