Odoo unterstützt als ERP-System vor allem kleinere und mittlere Unternehmen mit seinen unzähligen Modulen und Apps bei der Abbildung ihrer Geschäftsprozesse. Die Verknüpfung der Module und Apps untereinander erleichtert es dem User, sich im System zurechtzufinden und sich von Odoo durch die unternehmensspezifischen Prozessabläufe führen zu lassen.
Für komplexere oder multinationale Unternehmensstrukturen bietet Odoo mit seinem Multi-Company-Feature eine perfekte Möglichkeit, um die Geschäftsvorgänge von an sich unabhängigen Unternehmen in einem ERP-System abzubilden. In unserem heutigen Blog beschäftigen wir uns also mit Odoo Multi-Company und was wir dabei beachten sollten.
Die initiale Einrichtung der Multi-Company in Odoo ist denkbar leicht. Dafür navigieren wir zu Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Unternehmen und legen unsere Unternehmen mit den jeweiligen Kontakt- und Stammdaten an. Anschließend aktivieren wir den Zugriff zu den jeweiligen Unternehmen für unsere User. Dafür navigieren wir zu Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Benutzer → Benutzer auswählen. Dort können wir die Unternehmen zum User hinzufügen, in denen sich der User bewegen darf. Hat ein User den Zugriff auf mehr als ein Unternehmen, findet er im Dashboard den Umschalter zwischen den Unternehmen.
Haben wir unsere Unternehmen angelegt und die Zugriffe für unsere User verwaltet, finden wir in vielen Odoo-Objekten nun ein neues Feld "Unternehmen". Dadurch erhalten wir die Möglichkeit, Objekte zu einem bestimmten Unternehmen zuzuordnen und nur in diesem Unternehmen sichtbar zu machen. Damit können wir beispielsweise Kontakte, Produkte oder Inventar zu einem Unternehmen zuweisen.
Diese Zuordnung hilft uns, in den einzelnen Unternehmen und Objekten den Überblick zu behalten. Befinden wir uns also in Unternehmen A, sehen wir auch nur die Kontakte von Unternehmen A. Befinden wir uns in Unternehmen B, sehen wir nur die Kontakte von Unternehmen B. Lassen wir das Feld "Unternehmen" frei und ordnen keines unserer Unternehmen zu, ist das Objekt in allen Unternehmen sichtbar.
In Objekten, wie beispielsweise Angebotsanfragen, Bestellungen, Angeboten oder Verkaufsaufträgen ist das Feld "Unternehmen" ein Pflichtfeld und muss zwingen gefüllt sein. Standardmäßig nutzt Odoo hierfür das Unternehmen, in dem wir uns als User bei der Erzeugung des Objektes gerade befinden. Das Gleiche gilt für die Rechnungsstellung, denn Ein- und Ausgangsrechnungen müssen einem Unternehmen zugeordnet sein.
Der Umschalter zwischen den Unternehmen bietet uns auch die Möglichkeit mehrere Unternehmen auszuwählen. Das ist sehr hilfreich für die Sichtbarkeit von Daten aus verschiedenen Unternehmen. Gleichzeitig ergeben sich daraus aber Fallstricke, die es zu beachten gilt.
Sind wir beispielsweise in zwei Unternehmen eingeloggt, erstellen ein Angebot aus Unternehmen A und verwenden Produkte aus Unternehmen B, kommt es bei einem späteren Zugriff mit nur einem der beiden Unternehmen zu einer Fehlermeldung. Daher empfehlen wir ausdrücklich, nur ein Unternehmen auszuwählen und nur in dem relevanten Unternehmen zu arbeiten.
Die installierten Module sowie die Zugriffsrechte der User in den einzelnen Modulen sind von der Multi-Company-Funktion unabhängig. Das bedeutet, dass alle installierten Module in allen Unternehmen gleichermaßen genutzt werden können. Die Zugriffsrechte der User sind in den Modulen ebenfalls gleich. Die Konfiguration innerhalb der Module kann sich allerdings in den einzelnen Unternehmen unterscheiden.
So haben wir beispielsweise die Möglichkeit, die Sequenznummern, also die laufenden Nummern von Bestellungen, Verkaufsaufträgen oder Rechnungen, unternehmensabhängig zu konfigurieren. Auch das Layout der Reports beziehungsweise Dokumente, die wir aus Odoo generieren, kann pro Unternehmen individuell angepasst werden.
Außerdem finden wir wichtige Einstellungen im Modul Finanzen, die wir abhängig vom Unternehmen konfigurieren können. Dazu gehören beispielsweise der Kontenrahmen oder das gültige Geschäftsjahr. Weiterhin, und das ist ein großer Vorteil der Multi-Company-Funktion in Odoo, können wir in den allgemeinen Einstellungen sogenannte Intercompany-Regeln definieren.
Die Intercompany-Regeln können wir in den allgemeinen Einstellungen für das Unternehmen anpassen, in dem wir uns gerade befinden. Alternativ dazu können wir auch in den Entwicklermodus wechseln und navigieren zu Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Unternehmen. Im Reiter Intercompany-Regeln können selbige für die einzelnen Unternehmen konfiguriert werden.
Die Intercompany-Regeln helfen uns, Vorgänge zwischen den einzelnen Unternehmen zu automatisieren. Dabei haben wir die Möglichkeit, Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Bestellungen und/oder Verkaufsaufträge zu synchronisieren.
Beispielsweise erzeugt eine Ausgangsrechnung, die im Unternehmen A für das Unternehmen B gebucht wurde, automatisch eine Eingangsrechnung im Unternehmen B von Unternehmen A. Analog dazu kann ein bestätigter Verkaufsauftrag von Unternehmen A an Unternehmen B automatisch eine Bestellung in Unternehmen B von Unternehmen A erzeugen. Über eine zusätzliche Checkbox ("Automatische Bestätigung") können wir zudem definieren, ob die Bestellung beziehungsweise der Verkaufsauftrag im Status Entwurf erstellt oder gleich bestätigt wird.
Wir halten also fest, dass uns Odoo mit der Multi-Company-Funktion zahlreiche Möglichkeiten bietet, mehrere Unternehmen in einem ERP-System zu steuern und die Vorgänge zwischen den einzelnen Unternehmen zu automatisieren. Wichtig ist dabei darauf zu achten, dass wir uns immer im richtigen Unternehmen befinden, um Fehler bei der Zuordnung von Objekten zu vermeiden.
Ein Punkt, den Odoo im Standard nicht beachtet, ist die Verwendung von verschiedenen E-Mail-Signaturen in den jeweiligen Unternehmen. Dafür hat das manaTec-Entwicklerteam ein Modul geschrieben, Multi Company Email Signatures. Mit unserem Modul haben wir die Möglichkeit, jedem Nutzer in jedem Unternehmen eine individuelle E-Mail-Signatur zu erstellen und aus Odoo im Namen der verschiedenen Unternehmen zu kommunizieren.
Die Konfiguration der unternehmensbezogenen E-Mail-Signaturen kann von den Usern selbst vorgenommen werden. Zusätzlich können die E-Mail-Signaturen von einem Administrator-User in den Benutzereinstellungen konfiguriert werden. Unser Modul fügt einen Reiter in den Benutzereinstellungen hinzu, in dem die E-Mail-Signaturen des ausgewählten Benutzers angezeigt, bearbeitet und neue E-Mail-Signaturen hinzugefügt werden können. Damit erweitern wir die ohnehin schon umfangreiche Funktionalität der Multi-Company in Odoo und stellen eine transparente externe Kommunikation aus Odoo sicher.
Sie wollen Ihre Unternehmen ebenfalls in einem ERP-System abbilden oder benötigen Unterstützung bei der Einrichtung der Multi-Company in Odoo? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als zuverlässiger Odoo-Partner mit umfangreicher Expertise aus vielen Odoo-Projekten zur Verfügung!
Quellen: www.odoo.com