Integration von Google Drive in Odoo

Interaktive Synchronisation zwischen Cloud und ERP-System

Die Nutzung von Google Drive bietet vielerlei Vorteile, nicht nur im privaten Umfeld, sondern auch für Unternehmen. Mit der Entscheidung für Google Drive ersparen wir uns die Anschaffung, Einrichtung und Wartung eines physischen Servers zur Dateiablage und nutzen dafür die Speicherung unserer Daten in der Cloud. Google Drive beinhaltet dabei verschiedene Software-Lösungen für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und Formularen.

Der große Vorteil besteht darin, dass diese Dokumente geteilt und gemeinsam im Team bearbeitet werden können. Ähnlich wie bei der Dateiablage auf einem Server, lässt sich der Zugriff auf Ordner und Dokumente durch verschiedene Zugriffsberechtigungen steuern. Somit haben wir die Möglichkeit, Lese-, Kommentatoren- oder Mitbearbeiter-Zugriffe für einzelne Dateien oder ganze Ordner zu vergeben. Die Unterteilung zwischen einer nutzerbasierten und einer geteilten Ablage ermöglicht es uns, die Daten dort abzulegen, wo sie auch benötigt werden.

Google Drive ist nicht nur als Desktop-Version verfügbar, sondern auch mobil durch die Einbindung der entsprechenden Apps für Android und iOS. Außerdem unterstützt Google Drive zahlreiche Dateiformate, wie zum Beispiel Microsoft Office-Dateien, welche sich nahtlos in Google Drive einbinden, bearbeiten und speichern lassen.

Besonders interessant ist Google Drive für Unternehmen, wenn es sich zusätzlich in das unternehmenseigene ERP-System integrieren lässt. Diese Möglichkeit gibt es bei der Nutzung des Open Source ERP-Systems Odoo. In unserem heutigen Blog stellen wir daher zwei Möglichkeiten vor, Google Drive mit unserem Odoo zu verbinden, die Standardlösung von Odoo (Google Drive Integration) sowie eine der vorhandenen Third Party Apps (Google Drive Odoo Integration).

Google Drive lässt sich entweder durch eine Odoo Standard-Integration oder eine Third Party App an Odoo anbinden
Google Drive lässt sich entweder durch eine Odoo Standard-Integration oder eine Third Party App an Odoo anbinden.

Mit der Odoo Standardlösung haben wir die Möglichkeit, sogenannte Dokumententemplates in Google Drive zu erstellen. Innerhalb der Konfiguration in Odoo können wir diese Templates dann den Objekten in Odoo zuordnen. Anschließend finden wir in den definierten Odoo-Objekten über den Button "Aktion" das Template und können daraus Dokumente erzeugen. Diese Datei wird dann in Google Drive hinterlegt, in Odoo finden wir den Link zu der Datei. Pro Odoo-Objekt und Dokumententemplate können wir dabei eine Datei erzeugen.

In dieser Variante findet also keine Synchronisation statt, sondern lediglich eine Verlinkung. Die standardmäßige Funktion, Anhänge an den Odoo-Objekten hinzuzufügen, bleibt somit erhalten. Wir können unsere Dokumente also pro Odoo-Objekt sowohl über die Verlinkung in Google Drive als auch über die Anhänge in Odoo speichern.

Bei der Third Party App arbeiten wir mit einer Synchronisation. Eine umfangreiche Konfiguration ermöglicht es uns zu definieren, welche Odoo-Objekte Dokumente an Google Drive übertragen. Gleichzeitig legen wir innerhalb der Konfiguration die Ordnerstruktur in Google Drive fest. Die Definition der Ordnerstruktur in Google Drive erfolgt dabei über die Filter in Odoo. Somit können wir für ein Odoo-Objekt auch mehrere Ordner in Google Drive erstellen.

Mit der Third Party App werden die Daten mittels Synchronisation in Odoo und Google Drive bereitgestellt
Mit der Third Party App werden die Daten mittels Synchronisation in Odoo und Google Drive bereitgestellt.

Die Synchronisation der Dateien zwischen Odoo und Google Drive erfolgt in beide Richtungen. Erstellen wir also eine Datei in Odoo, wird diese zu Google Drive synchronisiert. Andersherum können wir die Datei auch in Google Drive erstellen und die Datei wird in Odoo übertragen. In dieser Variante sind keine lokalen Anhänge, als keine Dateien mehr in Odoo vorhanden. Alle Dateien werden in Odoo über eine Verlinkung in Google Drive bereitgestellt. Dabei können wir pro Odoo-Objekt beliebig viele Dateien anhängen.

Zusätzlich zu den Dateien, werden im Odoo-Objekt auch die relevanten Ordner von Google Drive synchronisiert. Das bedeutet, dass wir aus dem Odoo-Objekt heraus nicht nur die Datei, sondern auch den gesamten Ordner in Google Drive öffnen können. Die Dateien können an dieser Stelle nicht nur geöffnet, sondern auch direkt aus Odoo heruntergeladen werden. Alle Dateien und Ordner eines Odoo-Objektes werden dabei im Anhang-Bereich zur Verfügung gestellt.

Die Third Party App synchronisiert auch die Dateien, welche im Dokumenten-Modul in der Odoo Enterprise-Version verwaltet werden. Auch hier haben wir die Möglichkeit, die Dokumente über die Verlinkung in Google Drive zu öffnen oder direkt herunterzuladen. Löschen wir eine Datei in Odoo, wird die Datei auch in Google Drive gelöscht. In die andere Richtung gibt es eine Besonderheit. Löschen wir eine Datei in Google Drive, wird sie dort zunächst in den Papierkorb verschoben und steht weiterhin in Odoo zur Verfügung. Erst nachdem wir den Papierkorb in Google Drive geleert haben, wird die Datei auch in Odoo gelöscht.

Abschließend haben wir innerhalb der Third Party App noch die Möglichkeit, die Synchronisationsaktivitäten zu loggen. Das bedeutet, dass jede Synchronisation in Odoo dokumentiert wird. Bei fehlerhafter Synchronisation können wir also sehr schnell feststellen, an welcher Stelle ein Fehler aufgetreten ist.

Für welche Lösung wir uns entscheiden, wenn wir Google Drive an unser Odoo anbinden wollen, hängt ganz von unserem Use Case und unseren technischen Möglichkeiten ab. Einen großen Vorteil bieten beide Varianten, den vollen Funktionsumfang von Google Drive.

Mittels Anbindung von Google Drive an Odoo erleichtern wir die Zusammenarbeit an unseren Dokumenten im Team
Mittels Anbindung von Google Drive an Odoo erleichtern wir die Zusammenarbeit an unseren Dokumenten im Team.

Aus rein technischer Sicht ist der Odoo-Standard die bessere Variante. Es fehlt zwar an einer Synchronisation, diese ist aber für die grundlegende Funktionalität nicht unbedingt notwendig. Das bedeutet gleichzeitig, dass die Implementierung und Wartung auch weniger technische Konflikte mit sich bringen. Beim Anlegen von Dokumenten, die in Google Drive abgelegt werden, beschränken wir uns hier auf die wichtigsten Dateien, welche kollaborativ im Team bearbeitet werden sollen. Alle anderen Dokumente speichern wir wie gewohnt als Anhang des Odoo-Objektes.

Der Vorteil der Third Party App besteht darin, dass wir unsere Dokumente uneingeschränkt in beiden Systemen, also in Odoo und in Google Drive, bearbeiten können. Durch die vollständige Ablage der Dateien in Google Drive minimieren wir unsere Serverauslastung und steigern damit die Performance von Odoo. Gleichzeitig bringt diese Variante aber sehr viel höheren technischen Aufwand in der Konfiguration und Wartung der Synchronisation. Dies kann bei fehlerhaftem Verhalten dazu führen, dass eine Synchronisation zwischenzeitlich unterbricht und die Dateien nicht vollständig synchronisiert werden. Die Synchronisation von einer Vielzahl an Dokumenten kann sich wiederum negativ auf die Serverauslastung auswirken.

Beide Varianten haben somit ihre Vor- und Nachteile. Letztendlich hängt es von unseren Anforderungen und unseren technischen Möglichkeiten ab, für welche Variante wir uns entscheiden.

Sie wollen Google Drive an Ihr Odoo anbinden und damit die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns jetzt, wir begleiten Sie bei der Google Drive-Integration in Odoo und stehen Ihnen als zuverlässiger Odoo-Partner zur Seite!

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Quellen: www.google.com, www.odoo.comapps.odoo.com