Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung eines Enterprise-Ressource-Planning-Systems (ERP-System), stehen viele komplexe Entscheidungen bei der Softwareauswahl und -einführung an - von der Projektvorbereitung über die Ist-Analyse, Soll-Konzeptionierung und der konkreten Softwareauswahl bis hin zur Konzeptfeinabstimmung, Realisierung und Einführung.
Während bei der Softwareauswahlphase eher geringe Kosten entstehen, wenig externes Know-how erforderlich ist und die betrieblichen Abläufe durch das Projekt kaum beeinflusst werden, beansprucht die Softwareeinführungsphase wesentlich mehr finanzielle und organisatorische Kapazitäten. Welche Strategien es für die Einführung gibt und welche Vorteile diese haben, soll in diesem Blogbeitrag thematisiert werden.
Bei der Frage, wie das geplante ERP-System am sinnvollsten in das Unternehmen eingeführt und integriert werden kann, lässt sich grundsätzlich zwischen einer simultanen und einer sukzessiven Strategie unterscheiden.
Die simultane Einführungsstrategie, auch als Big Bang bezeichnet, beinhaltet die Einführung der Gesamtfunktionalität in einem Schritt zu einem festgelegten Stichtag. Vorteilhaft dabei ist sowohl die gleichzeitige unternehmensweite Umsetzung und damit eine schnelle Ablösung der Alt-Systeme als auch ein fokussierter, kürzerer und transparenter Zeitplan. Es entstehen kaum Inkonsistenzen, da alte und neue Daten klar getrennt werden, keine Schnittstellenproblematiken und keine Doppelarbeiten. Durch die Big Bang Strategie lassen sich also die Möglichkeiten des neuen ERP-Systems recht schnell unternehmensweit nutzen, allerdings geht damit auch ein hohes Projektrisiko aufgrund der hohen Projektkomplexität einher. Es besteht somit die Gefahr eines Totalausfalls. Umfangreiche Tests und Rückfallstrategien sind notwendig. Auch nicht zu vernachlässigen ist der hohe initiale Aufwand. Durch die gleichzeitige Einbindung aller Bereiche beziehungsweise Abteilungen entstehen hohe Anforderungen an das Projektmanagement und eine maximale Ressourcenbelastung, weshalb es kurzzeitig zu einem Rückgang der Produktivität - bezüglich der Kernprozesse des Unternehmens - kommen kann.
Eine Möglichkeit zur Minimierung des Projektrisikos bietet die Pilotierung mit dem anschließenden Roll-Out. Ein Unternehmen mit dezentraler Organisation entwickelt dabei ein Mastersystem als Vorlage und startet eine Piloteinführung in einem bestimmten Unternehmensbereich oder einem bestimmten Standort. Die Pilotierung kann sowohl schrittweise als auch simultan erfolgen. Anschließend wird die Einführung auf andere Unternehmensbereiche beziehungsweise Standorte ausgedehnt. Dieses sogenannte Roll-Out als Ganzes wiederum kann schrittweise - ein Bereich oder Standort nach dem anderen – oder eben simultan - alle weiteren Bereiche oder Standorte gleichzeitig - erfolgen. In der Regel erfolgt der einzelne lokale Roll-Out als "Big Bang". Die Pilotierung-Roll-Out-Vorgehensweise kann mit einem geringen Projektrisiko und einem zeitlich entzerrten Ressourceneinsatz punkten. Auch die Nutzung der Erfahrungen aus den Pilotprojekten sowie das entwickelte Mastersystem als Ausgangsbasis für Folgeprojekte zählen klar zu den Vorteilen dieser Strategie. Nachteilhaft ist allerdings, dass die Pilotierung mit anschließendem Roll-Out nur bei Unternehmen mit dezentraler Organisation möglich ist und eine umfangreiche Koordination sowie hohe Mitarbeiter-Mobilität erfordert. Ein vollständig integriertes System ist erst nach Abschluss des Roll-Outs nutzbar.
Auf der anderen Seite der ERP-Einführungsstrategien steht die sukzessive Strategie. Hierbei wird das ERP-System in Teilschritten zeitlich versetzt integriert. Dies kann funktionsbasiert oder auch prozessbasiert erfolgen. Ein klarer Vorteil der sukzessiven Strategie ist das geringere Projektrisiko, da sie überschaubare Einzelprojekte beinhaltet und die Erfahrungen dieser genutzt werden können. Somit sind ein einfacheres Changemanagement und fokussiertes Anwendertraining möglich. Ressourcen und Mitarbeiter werden kontinuierlich belastet, sodass ein geringerer Produktivitätsverlust entsteht. Nachteile wiederum hierbei sind eine längere Gesamtprojektdauer und ein weniger transparenter Zeitplan sowie der teilweise Parallelbetrieb mit der Alt-Software, Doppelarbeiten der Mitarbeiter und kein integriertes System in der Übergangsphase. Notwendige iterative Datenmigrationen und -synchronisationen bergen die Gefahr von Inkonsistenzen durch Daten-Redundanzen und auch muss mit einem erheblichen Aufwand für temporäre Schnittstellen sowie manuellem Aufwand an schnittstellfreien Punkten gerechnet werden.
Welche Strategie zur Einführung des ERP-Systems am sinnvollsten für ein Unternehmen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Risikobereitschaft, Ressourcenverfügbarkeit, Anzahl der Unternehmensstandorte und Business Lines, Zeitrahmen, vorhandene Altsysteme, Integrationsgrad und Schnittstellen zu anderen Applikationen können unter anderem die Entscheidung beeinflussen. Es gilt sorgfältig abzuwägen, mit welcher Strategie das ERP-System am sinnvollsten eingeführt und integriert werden kann, sodass der Nutzung des Systems mit all seinen Möglichkeiten nichts mehr im Wege steht.
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Quellen: www.erpenvironment.de