CV Parsing, Semantic Search and Matching

Our long-term client ARTS was faced with the challenge of mapping its entire recruiting process. With a special focus on the candidate experience, it was essential to achieve the best possible results when filling vacant positions in their client companies. ARTS is an expert in engineering and manufacturing services, technology consulting and HR services in the automotive, aerospace, mechanical engineering & manufacturing, IT & communications, and security & defense sectors. High-tech companies around the world gain a competitive edge through turnkey individual solutions, optimized processes and experienced specialists that guarantee you sustainable success.

With more than 1,000 applications per month, ARTS was looking for a system that would automate the parsing of applications, reducing the manual effort required to process them. Another challenge in ARTS' extensive talent pool was finding enough suitable candidates to fill the more than 200 positions per month. Until then, the service provider had been using a matching system developed in-house..

ARTS entschied, das selbst entwickelte Matching-System durch die KI-basierte Technologie von Textkernel zu ersetzen und dessen Expertise im Bereich des automatisierten CV Parsings zu nutzen. Textkernel ist internationaler Marktführer im Bereich Machine Learning und Künstlicher Intelligenz für die HR Branche und bietet unter anderem einen multilingualen CV & Job Parser sowie semantische Such-, Sourcing- und Matchinglösungen.

Zu Beginn des Projektes kamen die Stakeholder von ARTS, Textkernel und manaTec in einem Kick Off-Meeting zusammen, um die laufenden Prozesse zu analysieren und gemeinsame Zielvorstellungen zu definieren. Anschließend wurde in enger Zusammenarbeit ein Projektplan erstellt, welcher den genauen Zeitplan, die wesentlichen Aufgaben und die Verantwortlichkeiten beinhaltete. In wöchentlichen Meetings wurden alle Beteiligten über den Projektfortschritt informiert. Somit war es jederzeit möglich, flexibel auf Veränderungen im Projektablauf zu reagieren und Deadlines, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten agil anzupassen.

Gemeinsam mit manaTec und Textkernel gelang es ARTS, die Textkernel-Funktionalitäten an ihr Odoo ERP-System anzubinden und den gesamten Recruiting-Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch die kooperative Zusammenarbeit und ein transparentes, agiles Projektmanagement leisteten alle drei Partner ihren Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung des Projektes. Die Realisierung war ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und moderner Prozesse, welche umfangreiche Ressourcen von drei verschiedenen Unternehmen erforderte.

Neben der Implementierung des Parsing-Tools stand die manaTec zudem vor der Herausforderung, in einem parallellaufenden Projekt ein Update für das ERP Odoo bei ARTS von Version 8 auf Version 11 durchzuführen. Neben dem eigentlichen Update wurde das Customizing für Version 11 angepasst, sodass auch bereits verwendete Funktionalitäten in der neuen Version verfügbar sind. Anschließend wurde ein komplexer Rollout-Plan erarbeitet, welcher das Odoo-Update, die Datenmigration in die neue Version sowie die Funktionalitäten des Textkernel-Projektes umfasste. Durch gezielte Workshops wurden alle ARTS-Mitarbeiter/innen hinsichtlich der Neuerungen in Odoo Version 11 geschult. Das Recruiting-Team wurde mittels einer Produktvorstellung durch Textkernel und vertiefende Trainings durch manaTec optimal auf die Usability der Textkernel-Funktionalitäten vorbereitet.

Das CV Parsing beschleunigt nicht nur den Prozess der Erstellung eines Kandidatenprofils, sondern reichert dieses Profil automatisch mit zusätzlichen Details an, um eine optimale Suche und Abstimmung sicherzustellen. Das Apply-with Widget ermöglicht den Kandidaten, eine Online-Bewerbung in Sekundenschnelle vom PC oder einem Mobile Device abzusenden, indem sie den Lebenslauf von einem Endgerät, einem Social Media Profil oder aus einer Cloud hochladen. Mittels Textkernel‘s semantischem Search & Match ist ARTS in der Lage, alle Kandidaten und verfügbare Jobs in der Datenbank abzugleichen und somit den optimalen Match für ihre Kundenanfragen zu ermitteln.

This has enabled ARTS to provide its candidates with a faster and more flexible way to submit their applications and to reduce its manual activities in the entire recruiting process by 50%. The recruiting team can once again focus on what is most important - the candidate as a human being - without getting lost in endless administrative processes. In addition, semantic Search & Match leads to faster and better results when matching candidates with job requirements and vice versa. The result is a holistic system that ensures seamless integration between Odoo and Textkernel, providing tangible added value for ARTS' candidates, customers and employees.

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