Die Probleme eines Praktikanten
Eine typische Aufgabe innerhalb eines Praktikums: Der alltägliche Prozess des Berichtsheftführens. Dabei muss zum Einen auf die genaue Arbeitszeiterfassung und -übereinstimmung geachtet werden. Zum Anderen muss jeweils die Signatur des Vorgesetzten für jedes einzelne Berichtheft erfragt werden.
Oft ist es aufgrund von Zeitmangel beispielsweise der Fall, dass Berichtshefte monatelang rückwirkend ausgefüllt werden. Das große Problem hierbei ist, dass sich Fehler und Verwechslungen innerhalb verschiedener Zeiträume sehr schnell einschleichen. Dies kann dazu führen, dass die Situation falsch aufgefasst wird und im schlimmsten Fall als Betrug gewertet werden kann. Zudem ist es fast unmöglich, bei einem nachträglichen Eintrag die Berichtshefte eines Praktikanten zu einhundert Prozent richtig zu vervollständigen. Grund dafür sind Gedächtnislücken, die umso größer werden, je weiter der jeweilige Zeitabschnitt voranschreitet. Das ist zwar menschlich, aber trotzdem keine langfristige Möglichkeit Berichtshefte zu führen. Wir haben eine sehr angenehme Lösung für das lästige führen von Berichtsheften entwickelt, die in diesem Blogartikel vorgestellt werden.
Die Lösung ist das manaBooklet - Ein must have für Praktikanten
Das manaBooklet ist im ERP-System Odoo ein eigenständiges Modul, welches automatisch die Berichtshefte für Praktikanten und Auszubildende bereitstellt. Es ist möglich, die Inhalte mit einer kurzen Nachricht und einem verschlüsselten Link zu einer Webansicht an alle Teilnehmer, wie zum Beispiel Ausbildungsstätte, Berufsschule und IHK/Universität, via E-Mail zu verschicken.
Die zentralen Vorteile durch manaBooklet
- automatisierte Prozesse bei der Berichtshefterstellung
- keine Übertragungsfehler bei der Zeiterfassung
- kein ständiges Versenden zwischen Praktikant, Ausbildungsbetrieb, Berufsschule und IHK
- enorme Zeitersparnis für Ausbildungsstätte und Auszubildende
- mehr Flexibilität, da keine kritischen Zeitfenster bei kurzfristiger Änderung des Berichtsheftes
- geringerer Kommunikationsaufwand
- nachhaltigere Vorgehensweise durch Digitalisierungsprozess
Nachhaltig und umweltbewusst mit manaBooklet
Manabooklet schont nicht nur personelle Ressourcen, sondern auch physische. Durch den Digitalisierungsprozess ist es möglich, große Mengen an Papier einzusparen. Im normalen Prozess werden die Berichtshefte zum Abschluss einer Tätigkeit häufig ausgedruckt. Zusätzlich dazu müssen die unterschriebenen Papierpakete zum Ausbildungsbetrieb und der Berufsschule zugeschickt werden. Dies ist kein nachhaltiger Prozess. Es werden nicht nur Unmengen an den Papierdruck verschwendet, sondern auch die Lieferkette beim Verschicken per Post erzeugt CO₂, welches wir unkompliziert einsparen können. Zudem ist die Variante, das Berichtsheft per Post zu versenden, für Praktikanten und Auszubildende ziemlich kostenintensiv. Die liegt vor allem auch an dem Versenden mit einer entsprechenden Versandversicherung.
Wenn am Ende alle Unterschriften gesammelt und eingetragen sind, müssen die Berichtshefte eingescannt werden und anschließend noch der IHK zugeschickt werden.
ManaBooklet erleichtert die Erstellung von Berichtsheften, indem das Modul den gesamten Prozess automatisiert. Berichtshefte müssen nicht mehr gescannt, in Papier gedruckt und verschickt werden; manaBooklet kann den gesamten Prozess selbst abwickeln.
Funktionsweise
Zu Beginn liest die Anwendung die Daten aus dem Modul der Zeiterfassung aus. Dabei werden die Zeiten automatisch ermittelt und ausgewertet. Anschließend können Zeitraum und -intervall ausgewählt werden, um sie später in das Berichtsheft implementieren zu lassen. Das Zusenden und Signieren der Berichtshefte kann für alle benötigen Teilnehmer unkompliziert digital erfolgen.
Die Portalansicht
Im Portal gibt es eine Webansicht, in der die zu signierenden Berichtshefte angezeigt werden. Diese sind für externe Teilnehmer (in diesem Beispiel: Berufsschule und Praxisunternehmen) bestimmt. Dabei kann nach eigener Wahl des Webbrowsers über einen Button das bestehende Berichtsheft signiert und ausgedruckt werden.
Im unteren Berichtsheft kann dem Auszubildenden direkt eine Nachricht zugeschickt werden.
Sollte die erfolgreiche Signatur eines Teilnehmers erfolgen, bekommt der Auszubildende ebenfalls eine Benachrichtigung innerhalb von Odoo und in per E-Mail.
Die Benutzeroberfläche
Das manaBooklet ist in zwei Ansichten verfügbar. Es gibt die Listenansicht und die Formularansicht.
Die Listenansicht wird auch Baumansicht genannt. Diese Ansicht zeigt die Datensätze in tabellarischer Form an. Hierbei hat der Ausbilder Zugriff auf alle Datensätze der Auszubildenden. Umgekehrt hat der Auszubildende nur Zugriff auf seine eigenen Datensätze. Im folgenden Bild können wir die Listenansicht sehen.
Eine weitere Ansicht ist die Formularansicht. Hier können einzelne Datensätze erstellt und bearbeitet werden. In der Formularansicht wird der Button „Senden & Drucken“ definiert. Dadurch öffnet sich ein Fenster und anhand einer E-Mail-Vorlage wird der Portallink in einer Nachricht übergeben. Auch wird ein Auszug des Berichtshefts im Anhang automatisch beigefügt.
Der Button „Berichtsheft anzeigen“ ermöglicht die Ansicht in der Portalansicht.
Um die Unterschriften des Ausbilders und der Berufsschule bei möglichen Manipulationsversuchen bestmöglich zu schützen, werden die Unterschriften bei Änderungen des Berichtsheftes gelöscht. Dabei bekommt der Auszubildende eine Warnung in der Benutzeroberfläche. Diese Warnung ermöglicht eine Rückänderung des alten Datensatzes, um die Löschung zu verhindern.
Um den bestmöglichen Prozess für den Benutzer zu garantieren, werden die Berichtshefte in verschiedenen Statusstufen abgebildet. Hierbei ist der erste Status „Entwurf“. Er wird beim Erstellen eines Berichtsheftes gesetzt.
Der Status „Zum Signieren“ wird gesetzt, sobald das Berichtsheft mit dem Portallink der Berufsschule und dem Ausbilder zugeschickt wird und auf die Unterschriften wartet. In der Benutzeroberfläche wird auch über einen Checkbox, die Anzeige dargestellt, wenn die Unterschriften gesetzt sind.
Sobald alle Unterschriften gesetzt sind, wird der Status „Vollständig“ gesetzt. Die Möglichkeit des Setzens einer Statusstufe und deren Änderung wird über den Auszubildenden in der Benutzeroberfläche bestimmt.
Die wichtigsten Funktionen zusammengefasst
Das Modul manaBooklet ist grundlegend ab der Odoo-Version 15.0 verfügbar. Die Anwendung bietet die Möglichkeit, die Arbeitszeiten eines Praktikants oder Auszubildenden aus dem Modul "Zeiterfassung" zu generieren. Es bietet die Möglichkeit, die Einträge nachträglich anzupassen und neue Einträge manuell zu erstellen oder zu löschen. Bei der Neuanlegung des Berichtsheftes, werden die Informationen automatisch aus den letzten Zeiträumen gezogen und auf einen weiteren Tag gesetzt, um eine doppelte Ausführung zu vermeiden.
Der Tab "Unterschrift“ in der Formularansicht beinhaltet die Unterschrift des Praktikanten mit dem entsprechenden Datum und Namen, welches im Berichtsheft gedruckt wird. Durch den Tab "Notiz“ innerhalb der Formularansicht ist die Einsicht der eigenen Notiz des Praktikanten implementiert. Der Button „Bericht anzeigen“ gewährt den Zugang zur Portalansicht. Es gibt ein Warnungsfenster, wenn sich der Datensatz geändert hat und eine Unterschrift bereits gesetzt wurde (nur beim Ausbildungsbetrieb oder der Berufsschule, nicht die eigene). Bei einer Änderung der Berichtshefte, werden die bereits gesetzten Unterschriften gelöscht, welche die Maßnahmen für die Datensicherheit verstärken. Bei dem Button „Senden & Drucken“ wird eine E-Mailvorlage mit einer Kurznachricht und einem Link zur Portalansicht, sowie einem Anhang des Berichtsheftes für Ausbilder und Schule versendet.
Das Datum wird automatisiert gesetzt, wenn bereits ein vorheriger Datensatz existiert. Danach wird das Startdatum auf einen Tag aufgezählt. Wenn kein Datensatz vorhanden ist, wird als Startdatum der 1. Tag im aktuellen Monat angezeigt.
Es gibt verschiedene Zugriffsrechte und Gruppen, damit nicht jeder Praktikant/Auszubildende die Lese oder Schreibrechte eines anderen einlesen oder ändern kann. Allerdings darf die Ausbildungsstätte die Berichtshefte alle Datensätze seiner Praktikanten einsehen.
Sie haben Interesse an der Einrichtung eines ERP-Systems oder wollen auch in den Genuss innovativer Vorteile innerhalb Ihres Unternehmens durch moderne IT-Prozesse kommen? Kontaktieren Sie uns jetzt, wir helfen Ihnen sehr gern weiter und stehen mit Rat und Tat zur Seite!