Mit dem Customer Relationship Management, kurz CRM, verfolgen wir in erster Linie die Aktivitäten im Zusammenhang mit unseren Kunden. Dabei stehen vor allem die Kontaktinformationen, die Kommunikationshistorie sowie unsere Verkaufschancen bei potenziellen und bestehenden Kunden im Fokus. Odoo bietet uns mit seinem Modul Kundenverwaltung ein sehr gutes Tool, um diesen Prozess abzubilden. Gleichzeitig stellt uns Odoo innerhalb des Moduls die bereits gewohnten Verknüpfungen zu den angrenzenden Prozessen bereit, wie zum Beispiel das Management der Unternehmenskontakte oder der Verkauf.
Die Zugriffsrechte für dieses Modul werden über das Modul Sales gesteuert. Dabei gibt es vier verschiedene Zugriffsrechte. Hat ein User kein Zugriffsrecht, wird ihm das Modul im Dashboard nicht angezeigt und er hat somit auch keinen Zugriff. Die User der Rechtegruppe "User: Nur eigene Dokumente" können auf die Verkaufschancen zugreifen, in denen sie selbst Verkäufer sind. Die User der Rechtegruppe "User: Alle Dokumente" haben Zugriff auf alle Verkaufschancen, unabhängig davon, ob sie selbst Verkäufer eines Objektes sind. Die User der Rechtegruppe "Administrator" haben den vollständigen Zugriff auf das Modul, inklusive Berichtswesen und Konfiguration.
Im Modul Kundenverwaltung gibt es drei Menüpunkte - Verkauf, Berichtswesen und Konfiguration. Über den Menüpunkt Verkauf können wir zu unseren Verkaufschancen, zu einer Übersicht unserer Aktivitäten innerhalb der Verkaufschancen, zu den Angeboten, zu einer Übersicht der Verkaufsteams sowie zu unseren Kunden navigieren.
Öffnen wir das Modul Kundenverwaltung, landen wir in der Übersicht unserer Verkaufschancen. Dabei setzt Odoo einen Standardfilter, mit dem wir nur die Verkaufschancen sehen, in denen wir als Verkäufer beziehungsweise Ansprechpartner zugewiesen sind. Selbstverständlich können wir den Filter entfernen, sodass wir alle Verkaufschancen sehen.
In der Übersicht werden uns die Verkaufschancen in einer Kanban-Ansicht angezeigt. Hier können wir allerdings in andere Ansichten wechseln, wie zum Beispiel die Listenansicht. Für die Verkaufschancen gibt es vier verschiedene Stufen, die uns jeweils den Fortschritt des Prozesses anzeigen. Zudem zeigt uns Odoo zu jeder Verkaufschance die Bezeichnung, den Kunden, den erwarteten Umsatz, die Priorität und den Verkäufer an. Die standardmäßigen Features zum Filtern und Gruppieren der Ansichten stehen uns an dieser Stelle ebenfalls zur Verfügung.
Aus der Übersicht heraus haben wir die Möglichkeit, eine neue Verkaufschance anzulegen oder bereits vorhandene Verkaufschancen zu bearbeiten. Neben der Angabe einer Bezeichnung können wir den erwarteten Umsatz eintragen. Die Eintrittswahrscheinlichkeit errechnet Odoo anhand der Stufen und weiterer optionaler Abhängigkeiten automatisch. Anschließend ordnen wir die Verkaufschance einem Kunden beziehungsweise einem Kontakt, einem Verkäufer als internen Ansprechpartner sowie einem Verkaufsteam zu.
Die Angabe des erwarteten Abschlussdatums, der Priorität sowie der Stichwörter sind optional. Im Reiter "Interne Notizen" können wir beliebige Informationen zur Verkaufschance festhalten. Im Reiter "Weitere Informationen" finden wir noch weitere Kontaktdetails des Kunden und können angeben, ob die Verkaufschance aus einer speziellen Kampagne, von einem bestimmten Kanal oder durch eine Empfehlung generiert wurde. In der Historie stehen uns die bereits bekannten Möglichkeiten zur internen und externen Kommunikation sowie zur Aktivitätenplanung zur Verfügung. Damit stellen wir sicher, dass jede Kommunikation dokumentiert und die nächsten Schritte transparent geplant werden. Abschließend können wir die Verkaufschance über den Button "Aktion" archivieren, duplizieren oder löschen.
Weiterhin finden wir in der Verkaufschance verschiedene Buttons für weiterführende Aktionen beziehungsweise Prozesse. Mit den Buttons "Als gewonnen markieren" und "Als verloren markieren" erreichen wir die letzte Stufe in unserem Prozess. Für verlorene Verkaufschancen können wir optional noch einen Grund angeben. Anschließend erhält die Verkaufschance den Flag "Verloren" und wird aus der Übersicht der Verkaufschancen entfernt. Über einen Filter können wir uns die verlorenen Verkaufschancen dennoch später aufrufen. Die gewonnenen Verkaufschancen erhalten den Flag "Gewonnen" und werden automatisch in die Stufe "Gewonnen" verschoben.
Im weiteren Prozess generieren wir mit dem Button "Neues Angebot" aus der Verkaufschance ein Angebot im Modul Verkauf. Dabei werden alle Informationen, die wir bereits in der Verkaufschance angegeben haben, automatisch in das Angebot übernommen. Der Button "Neue Vermietung" wird uns angezeigt, sobald wir das Modul Rental installiert haben. Damit wird uns ebenfalls ein neues Angebot für die Vermietung unserer Produkte erzeugt. Dieses Angebot ist sowohl im Modul Verkauf als auch im Modul Rental sichtbar. Auch hier werden die bereits vorhandenen Informationen aus der Verkaufschance automatisch in das Angebot übernommen. Die Verkaufschance wird abschließend noch mit dem Angebot verknüpft, sodass wir über die Verkaufschance direkt in das Angebot navigieren können.
In der Übersicht unserer Aktivitäten sehen wir alle Aktivitäten, denen wir innerhalb einer Verkaufschance im Modul Kundenverwaltung zugewiesen sind. Diese Übersicht dient uns als Überblick über die nächsten Schritte der Verkaufschancen. Die Aktivitäten werden dabei nach Fälligkeit sortiert. Überfällige Aktivitäten werden in Rot, heutige Aktivitäten in Orange und künftige Aktivitäten in Grün dargestellt. Auch hier setzt Odoo einen Standardfilter für die Aktivitäten des jeweiligen Users, welcher ebenfalls entfernt werden kann, um auch die Aktivitäten der Kolleg(inn)en zu sehen.
Die Menüpunkte zu den Angeboten und Kunden dienen an dieser Stelle eher als Schnellzugriff für die angrenzenden Prozesse beziehungsweise Informationen und navigieren in die Module Verkauf respektive Kontakte. Mit dem Menüpunkt zu den Verkaufsteams erhalten wir einen Überblick über die Performance der Verkaufsteams und finden weiterführende Links zu den Verkaufschancen, Angeboten, Verkaufsaufträgen und Rechnungen, die dem jeweiligen Verkaufsteam zugeordnet sind.
Über das Berichtswesen erhalten wir umfangreiche Kennzahlen zu unseren Verkaufschancen. Mittels verschiedenen Ansichten, unterschiedlichen grafischen Darstellungen und vielfältigen Filtermöglichkeiten können wir das Reporting dabei genau auf unsere Bedürfnisse anpassen.
Abschließend finden wir über den Menüpunkt "Konfiguration" noch verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für das Modul Kundenverwaltung. Zum einen haben wir die Möglichkeit, die Verkaufsteams zu definieren, die Liste der Stichwörter zu bearbeiten oder die Gründe für verlorene Verkaufschancen anzulegen. Zum anderen finden wir noch optionale Features, mit denen wir unseren Prozess anpassen können.
Mittels der Interessenten erweitern wir unseren Prozess um einen zusätzlichen Schritt. Damit können wir noch nicht qualifizierte Anfragen von Kontakten sammeln und in Odoo abbilden. Die Interessenten stellen dabei eine Vorstufe der Verkaufschance dar, etwa als eine erhaltene Visitenkarte, ein ausgefülltes Kontaktformular auf unserer Website oder eine importierte Liste, die wir im Rahmen unserer vertrieblichen Aktivitäten generiert haben. Ein Interessent erzeugt dabei keinen Kontakt und sorgt dafür, dass unsere Kontaktdatenbank nur relevante Kontakte enthält. Sobald die Anfrage qualifiziert wurde, können wir den Interessenten in eine Verkaufschance umwandeln. Auch an dieser Stelle werden automatisch bereits im Interessenten vorhandene Informationen in die Verkaufschance übernommen.
Außerdem finden wir ein Feature zur Generierung und Anreicherung von Leads. Für diese Features fallen allerdings zusätzliche Kosten an, welche durch den Erwerb von Credits genutzt werden können.
Wir halten also fest, dass uns Odoo mit dem Modul Kundenverwaltung ein simples und zugleich vielfältiges Tool zum Management unserer Kundenbeziehungen und Verkaufschancen bietet. Durch das Festhalten aller Informationen und die Dokumentation der Kommunikation und Aktivitäten zu unseren Kunden und deren Vorgängen sind unsere Kolleg(inn)en stets auf dem aktuellen Stand und können unsere Vertriebsprozesse zielgerichtet steuern. Mittels sinnvoller Erweiterungsmöglichkeiten bleiben wir in der Abbildung unseres Prozesses flexibel und gestalten diesen genau nach unseren Anforderungen.
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Quellen: www.odoo.com