Durchstarten mit Odoo während der Coronakrise

Tipps für die effektive Arbeit mit Odoo

Das Coronavirus und die damit einhergehenden Sicherheitsmaßnahmen haben unsere Arbeitswelt schlagartig verändert. Viele Unternehmen sehen sich gezwungen, Ihre Mitarbeiter in Kurzarbeit zu schicken. Dem gegenüber steht die Tatsache, dass die Mitarbeiter trotz Kurzarbeit oftmals das gleiche Arbeitspensum vor sich haben.

Außerdem verbringen wir den Großteil unseres Arbeitslebens im Homeoffice. Das bringt zusätzliche Herausforderungen wie zum Beispiel die Sicherstellung der technischen Ausstattung, die Organisation und Priorisierung der eigenen Aufgaben, die regelmäßigen Abstimmungen mit Kollegen und Führungskräften oder die Doppelbelastung durch die gleichzeitige Betreuung der Kinder.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es sinnvoll ein ERP-System im Unternehmen zu nutzen. Damit können nicht nur die Unternehmensprozesse abgebildet, sondern die Arbeit jedes Einzelnen sowie im Team vereinfacht werden. In unserem heutigen Blog zeigen wir anhand einiger Use Cases, wie uns das ERP-System Odoo dabei hilft, zielgerichtet und effektiv zu arbeiten.

Odoo bietet zahlreiche Features, die uns die tägliche Arbeit erleichtern
Odoo bietet zahlreiche Features, die uns die tägliche Arbeit erleichtern.

Wir arbeiten überwiegend im Homeoffice und benötigen kurze und schnelle Kommunikationswege.

Dafür bietet Odoo mit seinem Modul Diskussion das ideale Tool für die interne Kommunikation. Im Posteingang werden generell alle internen und externen Benachrichtigungen verwaltet. Zusätzlich dazu haben wir die Möglichkeit, sogenannte Kanäle oder direkte Nachrichten zu nutzen.

Die Kanäle nutzen wir für die Kommunikation im Team, also in Gruppen von mehr als zwei Personen. Dabei unterscheiden wir zwischen öffentlichen Kanälen, denen jeder interne User bei Interesse beitreten kann und privaten Kanälen, in die wir ausgewählte User einladen können. Der Einsatz von Kanälen eignet sich besonders für die Kommunikation in großen Teams oder Projektteams.

Die direkten Nachrichten nutzen wir für die direkte Kommunikation mit unseren Kolleg(inn)en. Die Kommunikation in einem solchen Chat findet dabei immer zwischen zwei Personen statt.

Auf beiden Kommunikationswegen, also in einem Kanal und einer direkten Nachricht, können wir sowohl Nachrichten als auch Dateien in jeglichem Dateiformat versenden.

Das Modul Diskussion ermöglicht uns eine schnelle Kommunikation mit unseren Kolleg(inn)en und unserem Team
Das Modul Diskussion ermöglicht uns eine schnelle Kommunikation mit unseren Kolleg(inn)en und unserem Team.

Wir haben eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen und benötigen eine Möglichkeit, unsere Aufgaben zu priorisieren und gegebenenfalls zu delegieren.

Dafür nutzen wir die Aktivitätenplanung in Odoo. In der Historie eines jeden Odoo-Objektes haben wir die Möglichkeit, Aktivitäten zu planen. Die verspäteten, heutigen und zukünftigen Aktivitäten werden dann jedem User in seiner eigenen Aktivitätenübersicht angezeigt.

Bei der Erstellung einer Aktivität wählen wir zuerst einen Aktivitätstypen aus. Aktivitätstypen dienen in erster Linie der Unterscheidung verschiedener Aktivitäten und lassen sich daher später filtern beziehungsweise gruppieren. Zudem kann jedem Aktivitätstypen ein Fälligkeitsdatum zugewiesen werden, welches nach Auswahl des Aktivitätstypen automatisch in der Aktivität gesetzt wird.

Nun wählen wir ein Fälligkeitsdatum aus. Abhängig vom Aktivitätstypen trifft Odoo bereits eine Auswahl für uns, welche wir flexibel anpassen können. Anschließend geben wir der Aktivität einen Namen und eine Beschreibung. Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn wir Aktivitäten an andere Kolleg(inn)en übergeben und möglichst viel Input für die Aufgabe mitgeben wollen.

Zu guter Letzt definieren wir die Verantwortlichkeit für die Aktivität, indem wir denjenigen Mitarbeiter zur Aktivität zuweisen, für den diese bestimmt ist. Nach dem Klick auf "Terminieren" ist die Aktivität für den jeweiligen Mitarbeiter gespeichert und dieser wird per Benachrichtigung darüber informiert.

Die Aktivitätenplanung in Odoo hilft uns bei der Organisation und Priorisierung unserer Aufgaben
Die Aktivitätenplanung in Odoo hilft uns bei der Organisation und Priorisierung unserer Aufgaben.

Wir erhalten viele Anfragen und benötigen eine erste standardisierte und schnelle Antwortmöglichkeit.

Dafür bietet Odoo die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen anzulegen und diese bequem in den E-Mails für die interne und externe Kommunikation auszuwählen. Für die Konfiguration von E-Mail-Vorlagen wechseln wir in den Entwicklermodus und navigieren dann zu Einstellungen --> Technisch --> Vorlagen.

Dabei wählen wir zuerst ein Objekt aus, in dem die E-Mail-Vorlage verfügbar sein soll. Anschließend geben wir den Betreff und den Text ein, den die E-Mail-Vorlage standardmäßig enthält. Für Textbereiche, die auf andere Objekte referenzieren, wie zum Beispiel Grußformeln, können wir Platzhalter implementieren.

Die Konfiguration einer E-Mail-Vorlage
Die Konfiguration einer E-Mail-Vorlage.

Die E-Mail-Vorlagen können nicht nur objektbezogen angelegt, sondern auch in alle Sprachen übersetzt werden, die in unserer Odoo-Instanz installiert sind. Somit sind wir in der Lage, schnell und individuell auf die Anfragen unserer Kunden zu reagieren.

E-Mail-Vorlagen ermöglichen uns eine schnelle und individuelle Kommunikation aus Odoo
E-Mail-Vorlagen ermöglichen uns eine schnelle und individuelle Kommunikation aus Odoo.

Wir können die Vielzahl unserer Anfragen nicht managen und benötigen ein Tool zur Verwaltung unserer Aufgaben.

Dafür bietet uns Odoo gleich zwei hilfreiche Tools, das Modul Kundendienst und das Modul Projektmanagement. Je nach Fokus entscheiden wir uns für eines der beiden Module oder nutzen beide Module.

Das Modul Kundendienst ist sehr stark an die Kundenkommunikation und -zufriedenheit ausgerichtet und stellt ein Ticketsystem dar. Dafür konfigurieren wir sogenannte Helpdesks, zum Beispiel thematisch nach Kundenprojekt oder Kunde. Für diesen Helpdesk können wir einen E-Mail-Alias definieren. Sendet ein Kunde nun eine E-Mail an diesen Alias, wird in unserem Helpdesk automatisch ein Ticket angelegt.

Innerhalb des Helpdesks definieren wir Projektstufen, die unserem internen Projektmanagement entsprechen. Für jede Stufe können wir nun E-Mails oder Aktionen definieren, die beim Erreichen der jeweiligen Stufe ausgelöst werden. Aktivieren wir die Zeiterfassung in unseren Tickets, haben wir auch eine Grundlage für die spätere Abrechnung gegenüber unseren Kunden. Die Zuordnung der Tickets zu einem internen Mitarbeiter hilft uns bei der Planung der Aufgaben und dient dem Kunden gleichzeitig als Ansprechpartner für Fragen.

Die Kommunikation gegenüber dem Kunden erfolgt immer aus dem entsprechenden Ticket. Zusätzlich dazu bietet das Modul Kundendienst unseren Kunden die Möglichkeit, sich den aktuellen Stand der Bearbeitung ihrer Tickets über das Portal unserer Website anzuschauen.

Das Modul Kundendienst fokussiert sich neben dem Tickethandling insbesondere auf die Kundenkommunikation und -zufriedenheit
Das Modul Kundendienst fokussiert sich neben dem Tickethandling insbesondere auf die Kundenkommunikation und -zufriedenheit.

Das Modul Projektmanagement basiert auf einer ähnlichen Logik, fokussiert sich allerdings mehr auf die Planung und das Management der einzelnen Aufgaben selbst. Projekte können wir manuell anlegen, innerhalb des Projektes legen wir Aufgaben an. Alternativ dazu können Projekte auch über eine entsprechende Produktkonfiguration und eine bestätigte Sales Order angelegt werden. Die einzelnen Angebotspositionen entsprechen dann den Aufgaben in diesem Projekt.

Auch den Projekten können wir einen E-Mail-Alias zuordnen, sodass Aufgaben automatisch über eine eingehende E-Mail angelegt werden. Innerhalb des Projektes definieren wir Projektstufen, die der Abarbeitung der Aufgaben in diesem Projekt entsprechen. Die Zuweisung der Aufgabe zu einem internen Mitarbeiter und die Angabe einer Frist für die Fertigstellung der Aufgabe helfen unseren Mitarbeitern und Führungskräften bei der Planung ihrer Aufgaben und des Projektes.

Auch im Modul Projektmanagement erfolgt die interne und externe Kommunikation aus der jeweiligen Aufgabe und bietet damit vollständige Transparenz zum Projektfortschritt für alle Beteiligten.

Das Modul Projektmanagement dient der Planung und dem Management der einzelnen Aufgaben im Projekt
Das Modul Projektmanagement dient der Planung und dem Management der einzelnen Aufgaben im Projekt.

Odoo bietet also bereits im Standard eine Vielzahl von cleveren Möglichkeiten, die uns die Selbstorganisation, die Priorisierung von Aufgaben und die Koordination unserer Projekte im Team vereinfachen.

Der große Vorteil von Odoo besteht zweifelsohne in den umfangreichen Möglichkeiten der Kommunikation. Ganz gleich ob interne Kommunikation über das Modul Diskussion oder über die Zuweisung von Aktivitäten, oder externe Kommunikation mittels Tickets im Helpdesk oder Aufgaben im Projektmanagement, die Kommunikation steht stets im Vordergrund.

Damit sind wir nicht nur unter normalen Umständen, sondern auch in Anbetracht der besonderen Bedingungen während der Coronakrise gewappnet, um unsere täglichen Aufgaben möglichst zielgerichtet zu verfolgen und effektiv abzuarbeiten.

Sie arbeiten bereits mit Odoo und benötigen weitere hilfreiche Tipps und Tricks, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben möglichst effektiv erledigen können? Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen jederzeit gerne als zuverlässiger Partner zur Seite - lassen Sie uns gemeinsam mit Odoo durchstarten!

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Quellen: www.odoo.com