In E-Mail-Clients ist das Einstellen von automatisierten Abwesenheitsnotizen mittlerweile Standard. Erfolgt der Großteil der Kommunikation aus dem ERP-System Odoo, war dies bisher innerhalb des Systems nicht möglich. Mit dem Modul Absence Notification der manaTec GmbH stellen wir Ihnen eine simple und userfreundliche Möglichkeit zur Verfügung, Ihre interne und externe Kommunikation noch effizienter und transparenter zu gestalten. In unserem heutigen Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie mit unserem Modul ganz einfach Abwesenheitsnotizen einstellen können und Ihre Kollegen, Lieferanten, Kunden und Partner somit jederzeit wissen, ob Ihre Mitarbeiter anwesend sind bzw. an wen sie sich im Vertretungsfall wenden können.
Odoo bietet generell die komfortable Architektur von Objekten. Solche Objekte sind zum Beispiel Kontakte, Beschaffungs- oder Verkaufsaufträge oder Aufgaben innerhalb eines Projektes. Jedem dieser Objekte kann ein interner Mitarbeiter als Verantwortlicher zugeordnet werden, der sogenannten Object Owner. Zusätzlich dazu können jedem Objekt Abonnenten hinzugefügt werden, die in einer Kommunikation zu diesem Objekt mit eingebunden werden. Abonnenten können sowohl interne Mitarbeiter, als auch externe Kontakte sein.
Für die Abwesenheitsnotiz unterscheiden wir nun zwischen der Benachrichtigung an interne Mitarbeiter und externe Kontakte. Sendet ein interner Mitarbeiter eine Nachricht an ein Objekt in Odoo, erhält er die Abwesenheitsnotiz von allen abwesenden Personen, die entweder Object Owner oder Abonnent des Objektes sind. Externe Kontakte erhalten die Abwesenheitsnotiz ausschließlich vom Object Owner.
Im ersten Schritt bietet das Modul einen neuen Menüpunkt innerhalb der Konfiguration, den Responsible Contact. Dieser definiert pro Objekt, in welchem Feld sich die Angabe zum Object Owner befindet. Das ist beispielhaft für einen Kontakt der Verkäufer oder für eine Aufgabe eines Projektes die Person, die im Feld "Zugewiesen an" angegeben ist.
Im nächsten Schritt kann der User bereits seine persönliche Abwesenheitsnotiz anlegen. Dafür navigieren wir zu unserem Profil über den Menüpunkt "Einstellungen" und scollen herunter zu "Abwesenheitsnotiz". Über "Eintrag hinzufügen" können wir für unsere Abwesenheitsnotiz nun einen Titel, das Start- und Enddatum sowie eine Nachricht definieren. Danach klicken wir auf "Speichern & Schließen".
Innerhalb der Abwesenheitszeit wird nun die Abwesenheitsnotiz versendet. Dabei wird die Abwesenheitsnotiz pro Abwesenheitszeit nur ein Mal an jeden Empfänger versendet. Dies wird in unserem Modul im Hintergrund geloggt.
Erstellt der User eine neue Abwesenheitsnotiz, ist der Log bereinigt und Odoo versendet die Abwesenheitsnotiz für den neu definierten Zeitraum erneut an jeden Empfänger einmalig. Alternativ dazu können wir die bereits bestehende Abwesenheitsnotiz bearbeiten und über den Schieber in der Spalte "Aktiv" deaktivieren und wieder aktivieren. Dies hat zur Folge, dass der Log der bereits versendetet Abwesenheitsnotizen ebenfalls gelöscht wird und die bereits bestehende und bearbeitete Abwesenheitsnotiz erneut Benachrichtigungen versendet.
Für interne Mitarbeiter erfolgt die Benachrichtigung je nach Einstellung in Odoo entweder per Mail oder über den Posteingang in Odoo. Ein externer Kontakt erhält die Benachrichtigung per E-Mail innerhalb seines E-Mail-Clients.
Sie bilden Ihre interne und externe Unternehmenskommunikation bereits teilweise oder vollständig in Odoo ab und sind auf der Suche nach einem funktionsfähigen Modul zur Definition Ihrer Abwesenheitsnotizen? Kein Problem! Besuchen Sie uns in unserem Onlineshop oder im Odoo App Store und überzeugen Sie sich selbst von unserem Modul Absence Notification.
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