Odoo 13 - Modul Field Service Management

Effiziente Planung von Außendiensteinsätzen

Mit Odoo 13 wurde im Oktober 2019 auch das Modul Field Service Management veröffentlicht. Das Modul richtet sich vor allem an Unternehmen, welche Service-Aufträge, wie zum Beispiel Installationen, Reparaturen oder Lieferungen, bei Ihren Kunden vor Ort anbieten. Dabei wird der komplette Prozess der Auftragsbearbeitung in Odoo abgebildet, mit dem wir uns in unserem heutigen Blog beschäftigen.

Die Aufplanung der Aufträge, Termine und Routen, sowie die Durchführung des Services werden transparent dargestellt und bieten die Grundlage für ein umfangreiches Reporting zu An- und Abfahrtszeiten, Benzinverbrauch, Personaleinsatz und Aspekten der Servicequalität, wie zum Beispiel Pünktlichkeit und Durchführung. Das wiederum ermöglicht die strategische Planung von Aufträgen mit besonderem Fokus auf die Erschließung von Dienstleistungsbereichen, Kapazitäts- und Personalplanung und Asset Management und bietet Rückschlüsse auf die Kundenzufriedenheit.

Das Hauptmenü des Moduls bietet Zugang zu allen Aufgaben, unterteilt in die Aufgaben des jeweiligen Nutzers sowie den Aufgaben aller Nutzer. Somit hat einerseits jeder Nutzer einen Überblick über seine Aufgaben, andererseits bietet es Führungskräften die Möglichkeit, alle Aufgaben im Blick zu behalten. Die Gantt-Darstellung aller Aufträge sowie das Reporting des Moduls ermöglichen die Planung und Auswertung der Aufgaben. Das Konfigurationsmenü bietet die Möglichkeit zu allgemeinen Einstellungen sowie zum Anlegen von Projekten und Produkten.

Das Anlegen einer neuen Aufgabe konzentriert sich auf die wesentlichen Informationen
Das Anlegen einer neuen Aufgabe konzentriert sich auf die wesentlichen Informationen.

Beim Anlegen einer neuen Aufgabe vergeben wir einen Titel, weisen einen Kunden zu und halten die wichtigsten Arbeitsschritte der Aufgabe in der Beschreibung fest. Die Angabe des Leistungszeitraumes und des zugewiesenen Mitarbeiters hilft uns bei der Kapazitäts- und Personalplanung. Kommt es zur Doppelbuchung, erhalten wir einen Hinweis von Odoo. Ein Mitarbeiter kann also nur ein Mal in einer festgelegten Zeit eingeplant werden.

Zusätzlich wählen wir ein Projekt aus, in welchem die Aufgabe aus dem Modul Field Service als Projektaufgabe angelegt wird. Hierdurch erhalten wir die Verknüpfung zum Projektmanagement als weitere Möglichkeit zur Kapazitätsplanung und Fortschrittskontrolle. Optional können wir sogenannte Worksheet Templates erstellen und in der Aufgabe auswählen. Die Worksheets dienen unseren Mitarbeitern als Dokumentation der durchgeführten Arbeiten beim Kunden und können bequem vor Ort vom Mitarbeiter und Kunden unterschreiben werden.

Beginnt der Mitarbeiter nun mit der Durchführung der Aufgabe, erfasst er durch Start-, Pause- und Stopp-Buttons seine Zeit. Die Zeiterfassung erfolgt im 15-Minuten-Takt, wobei jeder Zeiteintrag mit einer individuellen Beschreibung versehen werden kann. Die Zeiteinträge werden anschließend direkt an der Aufgabe gespeichert und parallel in die Projektaufgabe übertragen. Außerdem kann der Mitarbeiter Produkte, wie zum Beispiel Ersatzteile, zur Aufgabe hinzufügen.

Produkte lassen sich ganz bequem zur Aufgabe hinzufügen
Produkte lassen sich ganz bequem zur Aufgabe hinzufügen.

Mit dem Anlegen der Aufgabe, erzeugt Odoo automatisch ein Angebot im Modul Verkauf. Wird die Aufgabe als "Abgeschlossen" markiert, wird das Angebot bestätigt und zur Sales Order. Die Zeiterfassung des Mitarbeiters und die mit der Aufgabe verknüpften Produkte werden dabei als Produktzeilen in der Sales Order hinzugefügt.

Die abgeschlossene Aufgabe erzeugt automatisch eine Sales Order im Modul Verkauf
Die abgeschlossene Aufgabe erzeugt automatisch eine Sales Order im Modul Verkauf.

Sowohl in der Aufgabe als auch in der Sales Order haben wir nun die Möglichkeit eine Rechnung zu erzeugen. Dabei befinden wir uns im standardmäßigen Verkaufsprozess von Odoo. Die Rechnung können wir also direkt aus Odoo als .PDF an den Kunden versenden und anschließend die Einzahlung erfassen. Damit gilt der Verkaufsprozess als abgeschlossen.

Analog zur Sales Order wird die Rechnung auch in der Aufgabe verknüpft und kann vor da aus bestätigt sowie die Einzahlung erfasst werden
Analog zur Sales Order wird die Rechnung auch in der Aufgabe verknüpft und kann vor da aus bestätigt sowie die Einzahlung erfasst werden.

Für die Führungskräfte des Unternehmens ist nun vor allem die Gantt-Ansicht der Arbeitsaufträge interessant. Ganz gleich ob wir die Ansicht pro Tag, pro Woche oder pro Monat anzeigen lassen, hier sehen wir auf einen Blick, wann sich die Mitarbeiter bei welchem Kunden befinden und welche Aufgaben abgearbeitet werden.

Eine Kalenderansicht pro Tag, Woche oder Monat unterstützt bei der Planung der Aufgaben
Eine Kalenderansicht pro Tag, Woche oder Monat unterstützt bei der Planung der Aufgaben.

Mit der Kartenansicht bietet Odoo innerhalb des Moduls eine weitere hilfreiche Möglichkeit zur transparenten Darstellung der momentanen Auftragssituation. Der einzelne User sieht sofort, wo sich seine Kunden befinden und kann mittels Google Maps die Routenplanung für seine Arbeitsaufträge vornehmen. Gleichwohl dient es den Führungskräften zur Planung der Einsätze seiner Mitarbeiter.

Die Kartenansicht zeigt alle Aufgaben auf der Karte und ermöglicht die Routenplanung mittels Google Maps
Die Kartenansicht zeigt alle Aufgaben auf der Karte und ermöglicht die Routenplanung mittels Google Maps.

Abschließend halten wir fest, dass sich das Modul Field Service Management hervorragend zur Planung von Arbeitsaufträgen beim Kunden vor Ort eignet. Das detaillierte Management von Aufgaben, die sekundengenaue Zeiterfassung, das Hinzufügen von Produkten (zum Beispiel Ersatzteilen, Arbeitsmitteln, etc.) zum Auftrag, die Bestätigung des Auftrages vor Ort beim Kunden durch digitale Unterschrift sowie die Gantt-Darstellung und Kartenansicht aller Aufträge helfen uns dabei, den Überblick über alle Arbeitsaufträge zu behalten und diese sauber zu planen.

Dieses Zusammenspiel optimiert nicht nur die internen Prozesse der Planung und Durchführung von Arbeitsaufträgen, sondern ermöglicht auch die strategische Planung und erhöht nachhaltig die Zufriedenheit der Kunden.

Sie planen die Abbildung Ihrer Service-Aufträge in einem modernen und nutzerfreundlichen ERP-System wie Odoo? Dann kontaktieren Sie uns jetzt und wir beraten Sie sehr gern mit unserer Expertise!

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Quellen: www.odoo.com