Odoo 13 - Modul Personal

Integriertes und zentralisiertes Personalmanagement

Das Personalmanagement ist eine zentrale Funktion innerhalb jedes Unternehmens. Dabei stellen die eigenen Mitarbeiter eine der wichtigsten Ressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele und damit des Unternehmenserfolges dar. Die Verwaltung der Mitarbeiter sollte dabei systemseitig so einfach und effektiv wie möglich gestaltet werden.

Ein ERP-System kann dabei unterstützen, indem sich das Personalmanagement, wie alle anderen Unternehmensprozesse, nahtlos in dieses integrieren lässt. Odoo liefert hierfür mit seinem Modul Personal das ideale Tool zur integrierten Abbildung der Personalprozesse mit vielen hilfreichen Anknüpfungspunkten an personalnahe Themen, welche wir in unserem heutigen Blog vorstellen.

Für den Einstieg in das Modul Personal gehen wir nochmal zurück in das Modul Recruiting. Dort haben wir die Möglichkeit, aus dem Bewerberdatensatz ein Mitarbeiterobjekt zu erstellen. Der Vorteil besteht darin, dass Informationen wie Namen, private Kontaktdaten oder Stellenreferenz direkt vom Bewerberobjekt an das Mitarbeiterobjekt übergeben werden. Außerdem finden wir in der Historie des Bewerberobjektes einen Link, der uns direkt in das Mitarbeiterobjekt führt. Alle weiteren wichtigen Informationen zum Modul Recruiting finden Sie hier in unserem Blog.

Über den Button Create Employee erzeugen wir aus einem Bewerberobjekt im Modul Recruiting ein Mitarbeiterobjekt im Modul Personal
Über den Button "Create Employee" erzeugen wir aus einem Bewerberobjekt im Modul Recruiting ein Mitarbeiterobjekt im Modul Personal.

Im Modul Personal finden wir das Hauptmenü, über welches wir in die Übersicht unserer Mitarbeiter, in das verknüpfte Modul Verträge, zum Reporting und zur Konfiguration des Moduls navigieren können. Im Dashboard des Moduls Personal haben wir alle unsere Mitarbeiter auf einen Blick. Neben dem Namen und der Position zeigt uns Odoo mit der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse die wichtigsten geschäftlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter.

Zudem erkennen wir über das Ampelsystem, ob unsere Mitarbeiter in Odoo angemeldet und somit erreichbar sind. Weiterhin stellt Odoo mit einem Filter-Menü eine Funktion zur Verfügung, mit der wir unsere Mitarbeiter nach Zugehörigkeit zu einer bestimmten Company oder Abteilung filtern können. Die standardmäßigen Funktionen zu Filter, Gruppierung und Favoriten stehen uns selbstverständlich, wie in den anderen Modulen in Odoo, ebenfalls zur Verfügung.

Das Dashboard des Moduls Personal
Das Dashboard des Moduls Personal.

Im ersten Schritt empfiehlt sich die Konfiguration der internen Abteilungsstruktur. Dafür navigieren wir innerhalb des Moduls zu Konfiguration --> Abteilungen. Innerhalb der Konfiguration der Abteilungsstruktur definieren wir den Namen der Abteilung, die übergeordnete Abteilung sowie den Manager der Abteilung. Damit baut sich in jedem Mitarbeiterobjekt ein Organigramm auf, in dem die Teamstruktur dargestellt wird. Bei der Auswahl einer Abteilung im Mitarbeiterobjekt, wird dem Mitarbeiter außerdem automatisch der Manager der Abteilung als sein Manager zugewiesen.

Anschließend hinterlegen wir die unternehmensrelevanten Arbeitszeitmodelle in Odoo. Dabei wird standardmäßig jedem neu angelegten Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zugeordnet, welches die Grundlage für die saubere Berechnung von An- und vor allem Abwesenheitszeiten darstellt. Zur Konfiguration der Arbeitszeitmodelle navigieren wir im Modul zu Konfiguration --> Einstellungen. Alternativ gelangen wir auch über das Modul Einstellungen --> Allgemeine Einstellungen --> Personal zur Konfiguration der Arbeitszeitmodelle. Unter dem Punkt "Work Organization" finden wir "Company Working Hours". Hier können wir per Drop Down auswählen, welches Arbeitszeitmodell einem neu angelegten Mitarbeiterobjekt standardmäßig zugeordnet wird. Weiterhin lassen sich die Arbeitszeitmodelle hier bearbeiten.

Zur Konfiguration des Arbeitszeitmodells ordnen wir dieses der jeweiligen Company zu und wählen unsere Zeitzone aus. Außerdem geben wir für jeden Wochentag die übliche Arbeitszeit an. Anhand dieser Angaben berechnet Odoo die durchschnittliche Arbeitszeit pro Arbeitswoche. Die Unterteilung in Vor- und Nachmittag dient uns später in der Urlaubsplanung dazu, auch halbe Tage Urlaub beantragen zu können.

Im Reiter "Global Time Off" definieren wir gesetzliche Feiertage, welche bei der Berechnung von Abwesenheiten relevant sind, da diese von Odoo als Feiertag erkannt und nicht vom zugewiesenen Urlaubskontingent abgezogen werden. Im Mitarbeiterobjekt können wir das Arbeitszeitmodell später auch ändern, indem wir den Entwicklermodus aktivieren und im Reiter "Work Information" die Anpassung vornehmen.

Die Konfiguration der Arbeitszeitmodelle
Die Konfiguration der Arbeitszeitmodelle.

Im Mitarbeiterobjekt selbst finden wir die wichtigsten Informationen sehr gut organisiert in verschiedenen, thematisch geordneten Reitern. Im oberen Bereich geben wir die geschäftlichen Kontaktdaten an und ordnen den Mitarbeiter in die zuvor definierte Abteilungsstruktur ein. Die auch aus anderen Odoo-Objekten bekannte Funktion der Stichwörter ermöglicht uns eine zusätzliche Kategorisierung der Mitarbeiterobjekte, welche sich damit in der Mitarbeiterübersicht bequem filtern lassen.

Der Reiter "Work Information" dient zur Eingabe der Verantwortlichkeiten zu Themen, wie zum Beispiel Abwesenheit oder Spesen. Es wird also festgelegt, wer einen Urlaubs- oder Spesenantrag dieses Mitarbeiters genehmigen darf. Außerdem wird, wie bereits oben beschrieben, das Organigramm gemäß definierter Abteilungsstruktur dargestellt.

Die Ansicht eines Mitarbeiterobjektes
Die Ansicht eines Mitarbeiterobjektes.

Im Reiter "Private Information" finden wir eine Vielzahl an persönlichen Informationen, die wir je nach Bedarf angeben können. Die privaten Kontaktdaten, die Bankverbindung, ein Notfallkontakt oder die Angaben zu einer eventuell vorhandenen Arbeitserlaubnis sind hier beispielhafte Informationen. In den "HR Settings" haben wir unter anderem die Möglichkeit, das Mitarbeiterobjekt mit dem Odoo-User zu verknüpfen. Das führt dazu, dass zum Beispiel An- und Abwesenheiten, die der User in Odoo erstellt, automatisch zu dem mit dem User verknüpften Mitarbeiter zugeordnet werden und im Mitarbeiterobjekt nachvollziehbar sind.

Weiterhin laden wir im Reiter "Personal Documents" die wichtigsten Dokumente des Mitarbeiters hoch, wie zum Beispiel den Personalausweis oder den Führerschein. Zusätzlich lässt sich ab Odoo Version 13 über die Konfiguration das Skills Management im Modul Personal aktivieren. Dadurch erscheint im Mitarbeiterobjekt ein neuer Reiter, in dem wir nicht nur den Lebenslauf des Mitarbeiters hinterlegen, sondern zusätzlich Skills hinzufügen und mit einem entsprechenden Level versehen können. Durch die Nutzung des Skills Management sind beispielsweise Rückschlüsse auf die Personaleinsatzplanung oder Personalentwicklung denkbar.

Das Skills Management im Modul Personal
Das Skills Management im Modul Personal.

Analog zu anderen Modulen beziehungsweise Objekten in Odoo, helfen uns auch im Mitarbeiterobjekt verschiedene Quick Links, um möglichst schnell in verknüpfte Module zu navigieren. Neben der Verbindung in die Module An- und Abwesenheit, finden wir außerdem Links in das Dokumentenmanagement, die Personalabrechnung, die Zeiterfassung auf Ebene des Projektmanagements sowie das Modul Verträge. Selbstverständlich lassen sich die Zugriffe auf das Modul Personal und die anderen Module für jeden User individuell definieren, sodass personenbezogene Daten nur von den Usern eingesehen werden können, die diesen Zugriff auch wirklich benötigen.

Im Modul Verträge hinterlegen wir sämtliche arbeitsvertraglichen Unterlagen unserer Mitarbeiter
Im Modul Verträge hinterlegen wir sämtliche arbeitsvertraglichen Unterlagen unserer Mitarbeiter.

Ein großer Vorteil besteht auch in diesem Modul in der Historie des Datensatzes. Hier können wir direkt aus Odoo mit dem Mitarbeiter per E-Mail kommunizieren, sodass die Kommunikation, also auch die Antworten des Mitarbeiters, chronologisch und nachvollziehbar am Mitarbeiterobjekt dargestellt wird. Die Implementierung von E-Mail-Vorlagen hilft uns, die Kommunikation noch effizienter zu gestalten.

Durch die Aktivitätenplanung sind wir in der Lage, Aufgaben im Team zu teilen und uns selbst besser zu organisieren. Im Modul Personal finden wir bezüglich der Aktivitätenplanung noch ein weiteres hilfreiches Feature. In der Konfiguration des Moduls können wir On- und Offboarding-Pläne definieren, welche bei Ein- bzw. Austritt eines Mitarbeiters abgerufen werden. Diese sorgen dafür, dass die im Plan definierten Aktivitäten mit einem Klick an die Verantwortlichen verteilt werden und die Aufgaben des On- oder Offboardings somit standardisiert und schnell zugewiesen sind.

Abschließend halten wir fest, dass das Modul Personal sehr gut an die angrenzenden Unternehmensprozesse anknüpft. Das Erzeugen von Mitarbeiterobjekten aus dem Bewerberobjekt stellt nicht nur eine sinnvolle Verknüpfung zwischen den Modulen dar, sondern reduziert manuelle Aufwände und spart Zeit. Das in das Modul Personal integrierte und trotzdem eigenständige Modul Verträge schließt den Kreis der personalrelevanten Informationen und Unterlagen und sorgt gerade wegen seiner Eigenständigkeit für eine übersichtliche Abbildung der Vertragsdokumente bzw. -objekte. Die Anbindung der An- und Abwesenheit stellt eine genaue und transparente Zeiterfassung sicher. Zusätzlich lassen sich das Modul Beurteilung zur Abbildung der Personalentwicklung oder das Modul Spesen zur Abrechnung der Auslagen unserer Mitarbeiter nutzen.

Sie sind auf der Suche nach einem integrativen und smarten ERP-System, mit dem Sie Ihre Personalprozesse abbilden können? Dann kontaktieren Sie uns jetzt und wir beraten Sie sehr gern!

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Quellen: www.odoo.com