Odoo 14 - Modul Abonnements

Management und Abrechnung von Verträgen

Mit dem Modul Sales haben wir bereits aufgezeigt, wie wir unseren Verkaufsprozess in Odoo abbilden. Dabei lag der Fokus darauf, dass wir ein oder mehrere Produkte einmalig an unsere Kunden verkaufen und abrechnen. Wie gehen wir aber vor, wenn wir einem Kunden eine Dienstleistung oder ein Produkt regelmäßig anbieten und dementsprechend auch wiederkehrend abrechnen?

Für diesen Fall können wir ein neues Angebot erstellen beziehungsweise ein bestehendes Angebot duplizieren. Auch die Angebotsvorlagen können uns hier helfen, indem sie unseren Prozess der Angebotserstellung erheblich vereinfachen. Demgegenüber steht allerdings ein zwar geringer, aber dennoch vermeidbarer manueller Arbeitsschritt, den wir uns gerne ersparen möchten.

Hier hilft uns Odoo mit seinem Modul Abonnements. Dieses ermöglicht uns den Verkauf unserer Dienstleistungen und Produkte auf Basis von Verträgen und bildet die wiederkehrende Rechnungsstellung in einem vorab definierten Zeitraum, manuell oder vollständig automatisiert, für einzelne Verkaufsaufträge ab. In unserem heutigen Blog beschäftigen wir uns also mit dem Modul Abonnements und zeigen auf, wie wir unsere Verkäufe mit periodischer Abrechnung abbilden.

Im Modul Abonnements gibt es drei verschiedene Zugriffsrechte. Hat ein User kein Zugriffsrecht, wird ihm das Modul im Dashboard nicht angezeigt und er hat somit auch keinen Zugriff. Die User der Rechtegruppe "Abonnements ansehen" haben Leserechte für die Abonnements sowie Zugriff auf einen Teil des Berichtswesens. Die User der Rechtegruppe "Administrator" besitzen den vollständigen Zugriff auf das Modul inklusive Lese- und Schreibrechten für die Abonnements, das Berichtswesen sowie die Konfiguration.

Das Menü des Moduls umfasst drei Menüpunkte - Abonnements, Berichtswesen und Konfiguration. Über den Menüpunkt Abonnements gelangen wir zur Übersicht unserer Abonnements, einer Übersicht zu Abonnements, welche demnächst ablaufen und erneuert werden können sowie zu unseren Abonnement-Produkten.

Die Übersicht über die Abonnements.
Die Übersicht über die Abonnements.

Die Abonnements werden uns in einer Kanban-Ansicht in verschiedenen, individuell definierbaren Stufen dargestellt. Dabei zeigt uns Odoo für jedes Abonnement den dazugehörigen Kunden, den Verkaufspreis, die laufende Nummer sowie den Verkäufer. Gibt es zu einem Abonnement eine Aktivität, wird das Uhren-Symbol entsprechend farblich dargestellt. Zudem finden wir in der Übersicht die bereits aus anderen Odoo-Modulen bekannten Funktionen zu Suche, Filter, Gruppierung und Favoriten. Zu guter Letzt können wir zwischen verschiedenen Ansichten wählen und anstelle der Kanban-Ansicht auch in die Listen- oder Aktivitäten-Ansicht wechseln.

Das Berichtswesen bietet uns verschiedene Ansichten, um unsere Abonnements anhand unterschiedlicher KPI's auszuwerten. So stehen uns eine Pivot-Ansicht mit verschiedenen Filterfunktionen, eine Umsatz-Analyse sowie ein Reporting pro Verkäufer zur Verfügung.

Innerhalb der Konfiguration nehmen wir einige wesentliche Einstellungen für unsere Abonnements vor. Am wichtigsten ist die Definition der Abonnement-Vorlagen, mit denen wir den Abrechnungsrhythmus festlegen. Dabei können wir definieren, in welcher Periode (Tage, Wochen, Monate, Jahre) die Abrechnung erfolgt und für welchen Zeitraum beziehungsweise welche Dauer das Abonnement gilt. Weiterhin wählen wir aus, ob die Rechnungen zum Stichtag manuell oder automatisiert erstellt und versendet werden.

An dieser Stelle können wir uns auch für eine Teilautomatisierung entscheiden, für die uns Odoo eine Rechnung im Entwurf erstellt und diese manuell durch einen User versendet wird. Optional können wir beispielsweise noch festlegen, ob unser Kunde sein Abonnement über unser Kundenportal selbst beenden kann oder ob wir das Abonnement in einer Multi-Company-Umgebung einem bestimmten Unternehmen zuordnen. Die Eingabe unserer AGBs sorgt dafür, dass diese auch im Abonnement im Kundenportal angezeigt werden.

Die Konfiguration der Subscription Templates.
Die Konfiguration der Subscription Templates.

Die Definition der Stufen für die Übersicht der Abonnements, die Angabe von Gründen für die Beendigung eines Abonnements sowie die Konfiguration individueller Aktivitätstypen komplettieren die Konfiguration des Moduls. Damit werfen wir nun einen Blick auf den Prozessablauf. In der Übersicht der Abonnements haben wir die Möglichkeit, ein Abonnement manuell anzulegen. Wir fokussieren uns allerdings darauf, wie wir die Abonnements in unseren Verkaufsprozess integrieren und die Erstellung der Abonnements automatisieren.

Dafür beginnen wir mit der Konfiguration unserer Produkte, in diesem Fall der Abonnement-Produkte. Für die Produktkonfiguration navigieren zu Verkauf --> Produkte oder alternativ zu Abonnements --> Abonnement-Produkte. Hier können wir neue Produkte anlegen oder bestehende Produkte bearbeiten. Im Produkt öffnen wir den Reiter Verkauf und aktivieren die Checkbox "Abonnement-Produkt". Außerdem wählen wir noch eines der vorher definierten Abonnement-Vorlagen.

Die Konfiguration eines Abonnement-Produktes.
Die Konfiguration eines Abonnement-Produktes.

Anschließend erstellen wir ein Angebot und wählen dort eines unserer Abonnement-Produkte aus. Mit der Bestätigung des Angebotes erzeugt Odoo aufgrund der oben genannten Produktkonfiguration automatisch ein neues Abonnement, welches direkt im Angebot verlinkt ist. Die relevanten Daten aus dem Angebot werden zudem in das Abonnement übernommen.

Das Abonnement wird automatisch durch die bestätigte Sales Order erzeugt und ist dort verknüpft.
Das Abonnement wird automatisch durch die bestätigte Sales Order erzeugt und ist dort verknüpft.

Innerhalb des Abonnements finden wir nun alle relevanten Informationen, wie Kunde, Start- und Enddatum, Datum der nächsten Abrechnung, Abonnement-Vorlage, Verkäufer und Verkaufsteam. In einer Multi-Company-Umgebung zeigt uns Odoo auch das zugehörige Unternehmen. Die Produktzeilen werden uns analog zum Angebot dargestellt. Das Angebot ist ebenfalls im Abonnement verlinkt.

Die Abrechnung erfolgt nun gemäß der Konfiguration der Abonnement-Vorlage. Für die manuelle Erstellung der Rechnung hilft uns die Angabe des Datums der nächsten Abrechnung. In dem Fall erstellen wir die Rechnung zum Stichtag manuell direkt aus dem Abonnement. Für die (teil-) automatisierte Rechnungsstellung gibt es in Odoo eine sogenannte geplante Aktion, die in einem fest definierten Zeitraum (zum Beispiel einmal täglich) prüft, ob eine neue Rechnung für ein Abonnement erstellt werden soll. Je nach Konfiguration der Abonnement-Vorlage erzeugt uns Odoo zum Stichtag automatisch eine Rechnung im Entwurf beziehungsweise sendet die Rechnung direkt an unseren Kunden. Alle Rechnungen eines Abonnements sind, genau wie das verknüpfte Angebot, ebenfalls im Abonnement verlinkt.

Im Abonnement sind alle relevanten Informationen festgehalten sowie zugehörige Sales Orders und Rechnungen verknüpft.
Im Abonnement sind alle relevanten Informationen festgehalten sowie zugehörige Sales Orders und Rechnungen verknüpft.

Im Abonnement bietet uns Odoo noch einige hilfreiche Tools zur Verwaltung unserer Abonnements. Über den Button "Erneuerungsangebot" können wir direkt aus dem Abonnement ein neues Angebot erstellen, beispielsweise wenn das bisherige Abonnement abläuft. Mittels "Upsell" können wir das bestehende Abonnement um weitere Produkte ergänzen. Über den Button "Abschließen" können wir das Abonnement beenden. Die aus anderen Modulen bekannte Historie steht uns in den Abonnements ebenfalls zur Verfügung und ermöglicht uns die interne und externe Kommunikation sowie die Aktivitätenplanung.

Wie eingangs beschrieben, bietet uns Odoo mit seinem Modul Abonnements also die optimale Möglichkeit, um unsere Verträge und deren Abrechnung abzubilden und in unseren gewohnten Verkaufsprozess einzubinden. Mittels entsprechender Konfiguration lässt sich der Prozess nahezu vollständig automatisieren, sodass wir auch bei einer Vielzahl von Abonnements stets den Überblick über unsere angebotenen Dienstleistungen und Produkte sowie die Rechnungsstellung behalten. Das Erneuern eines auslaufenden Abonnements sowie das Upselling vereinfachen uns zudem das operative Handling unserer Abonnements mit nur wenigen Klicks.

Sind Sie auf der Suche nach einem ERP-System, mit dem Sie Ihre Abonnements abbilden können oder arbeiten Sie bereits mit Odoo und haben Fragen zum Modul Abonnements? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als zuverlässiger Odoo-Partner zur Seite!

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Quellen: www.odoo.com