Odoo 14 - Modul Spesen

Einfache Verwaltung von Auslagen der Mitarbeiter

In unseren Blogbeiträgen zu den Modulen Recruitment und Personal haben wir bereits beschrieben, wie wir unsere Personalbeschaffung sowie unser Personal- und Vertragsmanagement digitalisieren und nahtlos in unsere Unternehmensprozesse integrieren. Nun sollten wir uns Gedanken machen, welche Teilprozesse sich daran anknüpfen lassen. Damit reduzieren wir nicht nur weitere manuelle Aufwände, sondern sorgen dafür, dass wir unsere Abläufe vollständig digitalisiert im ERP-System abbilden und unsere Daten konsistent auswerten können.

Ein sinnvoller Teilprozess, der neben dem Personalmanagement auch an unseren Sales-Prozess anknüpft, ist die Abbildung und Abrechnung von Auslagen unserer Mitarbeiter. Dafür bietet Odoo mit seinem Modul Spesen eine übersichtliche und zugleich sehr gut integrierte Möglichkeit, um unseren Mitarbeitern ihre Auslagen zu erstatten, diese gegebenenfalls unseren Kundenprojekten zuzuordnen und gegenüber unseren Kunden abzurechnen. Wie das genau funktioniert beschreiben wir in unserem heutigen Blog.

Die grundlegende Funktionsweise des Moduls Spesen sieht vor, dass ein Mitarbeiter einzelne Spesen-Objekte anlegt und diese gesammelt als Report zur Freigabe an seinen Manager übermittelt. Dabei können einzelne Spesen-Objekte erstellt und später zu einem Report zusammengefasst werden. Alternativ kann direkt ein Report erzeugt und die entsprechenden Spesen-Objekte hinzugefügt werden. Der Manager eines Mitarbeiters wird dabei im Modul Personal im Mitarbeiter-Objekt definiert.

Für die Nutzung des Moduls Spesen gibt es vier verschiedene Zugriffsrechte, welche sich vorwiegend auf den Freigabeprozess von eingereichten Spesen beziehen. Die User ohne ein spezifisches Zugriffsrecht sehen das Modul im Dashboard und haben die Möglichkeit, Spesen-Objekte anzulegen und ihrem Manager als Report vorzulegen. Zwei weitere Zugriffsrechte definieren, ob ein User als Manager nur die Spesen-Reports seiner Mitarbeiter oder aller Mitarbeiter freigeben kann. Der User der Rechtegruppe "Administrator" hat zusätzlich Zugang zum Berichtswesen sowie zur Konfiguration des Moduls.

Das Menü des Moduls umfasst vier Menüpunkte - Meine Spesen, Spesen-Reports, Berichtswesen und Konfiguration. Im Menüpunkt "Meine Spesen" gelangen wir zu verschiedenen Ansichten der Spesen eines jeden Users sowie zu dessen Spesen-Reports.

Die Übersicht aller Spesen-Objekte.
Die Übersicht aller Spesen-Objekte.

Die Listenansicht gibt uns hier schon einen guten Überblick über die Details der einzelnen Objekte, auf die wir später bei der Erstellung eines Spesen-Objektes eingehen. Der Wechsel in alternative Ansichten, wie zum Beispiel die Kanban-Ansicht, steht uns ebenso zur Verfügung wie die von Odoo bekannten Funktionen zu Suche, Filter, Gruppierung und Favoriten.

Im Menüpunkt "Spesen-Reports" stellt uns Odoo ebenso verschiedene Ansichten der Reports, jeweils gefiltert nach den verschiedenen Status der Reports, sowie eine Übersicht über alle Spesen-Reports ohne jeglichen Filter zur Verfügung.

Die Übersicht aller Spesen-Reports.
Die Übersicht aller Spesen-Reports.

Auch hier werden uns die wichtigsten Informationen zu den Spesen-Reports angezeigt. Der Wechsel der Ansichten und die Anpassung der Anzeige durch die Suche oder die Filter erfolgt analog zur oben genannten Ansicht.

Das Berichtswesen bietet uns verschiedene Ansichten, um unsere Spesen anhand unterschiedlicher KPI's auszuwerten. So stehen uns eine grafische oder eine Pivot-Ansicht mit verschiedenen Filterfunktionen zur Verfügung. Die Darstellung der grafischen Ansicht erfolgt dabei als Balken-, Linien- oder Kuchendiagramm.

Innerhalb der Konfiguration finden wir zwei wichtige Einstellungen. Das erste optionale Setting ist die Definition eines E-Mail-Alias, mit dem sich unsere Spesen-Objekte automatisiert aus eingehenden E-Mails erzeugen lassen. Dabei wird das Spesen-Produkt automatisch ausgewählt, indem der Betreff der E-Mail die Referenz und Bezeichnung des Spesen-Produktes enthält. Fügen wir dann auch die Kosten im Betreff der E-Mail hinzu, werden auch diese automatisch im Spesen-Objekt hinterlegt.

Das zweite Setting beinhaltet das Anlegen unserer Spesen-Produkte. Neben der Angabe eines Produktnamens definieren wir auch standardisierte Kosten sowie eine Referenz des Produktes. Die Angabe der Kosten ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn ein Produkt immer die gleichen Kosten verursacht. Wie zuvor beschrieben, hilft uns die Angabe der Referenz bei der Automatisierung der Erstellung von Spesen-Objekten über eingehende E-Mails. Ergänzend können wir am Produkt ein Bild hochladen, die Abrechnungsregel festlegen sowie Steuern und Spesen-Konto definieren. Abschließend fügen wir unser Spesen-Produkt in einer Multi-Company-Umgebung optional einem Unternehmen hinzu.

Alternativ dazu können wir unsere Spesen-Produkte auch über die Module Einkauf, Verkauf, Lager oder Website anlegen. Neben der standardmäßigen Produktkonfiguration achten wir darauf, dass wir die Checkbox "Als Ausgabe verwendbar" aktivieren.

Nun haben wir einen Überblick über die verschiedenen Menüpunkte sowie die grundlegenden Konfigurationsmöglichkeiten des Moduls Spesen in Odoo. Damit schauen wir nun auf die Abbildung dieses Prozesses und starten mit dem Anlegen eines Spesen-Objektes. Dafür navigieren wir zu "Meine Spesen" und erzeugen ein Spesen-Objekt mittels dem Button "Anlegen".

Zuerst geben wir eine Beschreibung an und wählen eines unserer Spesen-Produkte aus. Auf Grundlage der Angabe von Preis, Anzahl und Steuern berechnet uns Odoo automatisch den Gesamtpreis. Die Eingabe des Mitarbeiters sowie des Unternehmens in einer Multi-Company-Umgebung sind Pflichtfelder. Optional können wir noch eine Belegnummer und ein Datum eingeben sowie das Spesen-Konto anpassen. Zugehörige Belege können jeweils als Anhang hinzugefügt werden. Zuletzt wählen wir noch aus, ob die Auslage vom Mitarbeiter getragen wurde und erstattet werden muss oder bereits vom Unternehmen gezahlt wurde.

Die Erstellung eines Spesen-Objektes.
Die Erstellung eines Spesen-Objektes.

Nun können wir den Spesen-Report über den Button "Bericht erstellen" erzeugen. Für den Fall, dass wir noch weitere Spesen-Objekte anlegen und zum Spesen-Report hinzufügen wollen, erzeugen wir zuerst die weiteren Spesen-Objekte. In deren Übersicht können wir anschließend alle Spesen-Objekte markieren, die zum Spesen-Report gehören und diese über den Button "Bericht erstellen" oder Aktion -->  Bericht erstellen in einem Spesen-Report zusammenfassen.

Sobald wir den Spesen-Report erstellt haben, erzeugt Odoo automatisch eine Aktivität für den Manager des Mitarbeiters und erinnert an die Prüfung und Bestätigung des Spesen-Reports. Sobald der Spesen-Report vom Manager bestätigt wurde, ändert Odoo den Status des Spesen-Reports in "Genehmigt".

Der bestätigte Spesen-Report.
Der bestätigte Spesen-Report.

An dieser Stelle erfolgt nun die Erstattung der Auslagen vom Unternehmen an den Mitarbeiter und der Spesen-Report wird als bezahlt markiert. Wie bereits eingangs beschrieben besteht die Möglichkeit, dass die Auslagen im Rahmen eines Kundenprojektes entstehen und demnach gegenüber unserem Kunden abrechnen werden sollen. Dafür gehen wir nochmal zurück in das Spesen-Objekt.

Dort können wir zusätzlich noch eine Sales Order auswählen, wodurch wir den Verkaufsauftrag beziehungsweise das Kundenprojekt mit der Auslage verknüpfen. Sobald der Spesen-Report bestätigt ist und wir aus der Sales Order eine Rechnung erzeugen, wird die Spesen-Position automatisch mit in die Rechnung übernommen.

Die Abrechnung der Spesen über ein Kundenprojekt.
Die Abrechnung der Spesen über ein Kundenprojekt.

Somit halten wir fest, dass wir mit unserer Spesen-Abrechnung einen weiteren Teilprozess digitalisieren und mit geringem Aufwand sowie nahtlos integriert in die angrenzenden Prozesse in Odoo abbilden können. Die Anlage der Spesen-Produkte ist unseren Usern dabei aus dem Einkauf oder Verkauf bekannt und bedarf keiner Anpassung. Die Usability wird durch die Anlehnung an bekannte Prozesse sowie durch den Fokus auf die wichtigsten Funktionen im Modul Spesen unterstützt.

Sie sind auf der Suche nach einem ERP-System, mit dem Sie Ihre Spesen abbilden und abrechnen können oder haben Fragen zum Modul Spesen in Odoo? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als kompetenter Odoo-Partner mit umfassender Expertise aus zahlreichen Odoo-Projekten zur Verfügung!

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Quellen: www.odoo.com