Odoo - Abrechnung von Projekten

Interaktion zwischen den Modulen Sales, Projektmanagement und Finanzen

In unseren vergangenen Blogbeiträgen haben wir uns bereits mit der Funktionsweise und den Möglichkeiten der Produktkonfiguration sowie den Modulen Sales, Projektmanagement, Zeiterfassung und teilweise Finanzen beschäftigt. Der große Vorteil von Odoo besteht darin, dass wir diese Teilprozesse zu einem großen Ganzen zusammenführen können. Durch die Verknüpfung der Module zueinander lässt sich der Gesamtprozess in Odoo abbilden, ist leicht nachvollziehbar, spart uns viel Zeit und manuelle Tätigkeiten im ERP-System und bietet zudem noch umfangreiche Möglichkeiten zum Reporting.

Unser heutiger Blog ist vor allem für die Unternehmen interessant, welche Dienstleistungen an Ihre Kunden verkaufen und abrechnen. Wir zeigen auf, wie wir in Odoo das Dienstleistungsprodukt konfigurieren, das Produkt an unseren Kunden verkaufen und die erbrachten Leistungen gegenüber unserem Kunden abrechnen. Zudem blicken wir auf die Möglichkeit der Auswertung des Projekterfolges.

Beginnen wir also mit der Konfiguration der Produkte, auf die wir bereits in unserem Blog zur Produktkonfiguration eingegangen sind. Für unseren Use Case ist es wichtig, dass wir die Produktart Dienstleistung auswählen. Das bietet uns im Reiter Sales die Möglichkeit, die Abrechnungsregel und dessen Tracking zu definieren. Hier wählen wir die Abrechnung nach "Timesheets on task" sowie das Tracking "Create a task in sales order's project". Welche Auswirkungen diese Einstellungen haben, beschreiben wir im weiteren Verlauf.

Die Konfiguration unseres Produktes vom Typ Dienstleistung
Die Konfiguration unseres Produktes vom Typ Dienstleistung.

Im nächsten Schritt navigieren wir zum Modul Verkauf und erstellen ein neues Angebot mit den relevanten Dienstleistungsprodukten. Dabei können wir, je nach Auftrag, beliebig viele Produkte zum Angebot hinzufügen. Somit haben wir die Möglichkeit, neben den Dienstleistungsprodukten auch Verbrauchsartikel oder Lagerprodukte mit in das Angebot aufzunehmen.

An dieser Stelle können wir für die Planung, Organisation und Abrechnung von Außendiensteinsätzen auch das Modul Field Service integrieren. Wie das funktioniert, haben wir hier in unserem Blogbeitrag beschrieben.

Das Angebot an unseren Kunden mit den Dienstleistungsprodukten
Das Angebot an unseren Kunden mit den Dienstleistungsprodukten.

Hat unser Kunde das Angebot bestätigt, greift die oben genannte Produktkonfiguration und Odoo erstellt für diesen Verkaufsauftrag automatisch ein neues Projekt im Modul Projektmanagement. Innerhalb des Projektes werden außerdem für jedes Dienstleistungsprodukt Projektaufgaben erzeugt. Einen Link zu den Projektaufgaben stellt uns Odoo direkt im Verkaufsauftrag zur Verfügung, sodass wir auftragsspezifisch sehr schnell in die relevanten Projektaufgaben navigieren können. Alternativ dazu können wir auch den Weg über das Modul Projektmanagement gehen und wählen dort das neue Projekt aus.

Die verknüpften Projektaufgaben im Verkaufsauftrag
Die verknüpften Projektaufgaben im Verkaufsauftrag.

Die Stufen des Projektes können wir individuell definieren. Sollte der Workflow im Projekt immer gleich sein, können wir im Produkt auch ein Projekt-Template auswählen. Odoo nutzt dann bei der Erstellung des Projektes zum Verkaufsauftrag diese Vorlage. Somit können wir auch die Stufendefinition beziehungsweise die Projektkonfiguration automatisieren.

Das neue Projekt mit den Aufgaben aus den Angebotszeilen
Das neue Projekt mit den Aufgaben aus den Angebotszeilen.

Nun gehen wir zum operativen Teil über und erbringen unsere Dienstleistungen. Unsere Mitarbeiter/innen erledigen also die Aufgaben, verwalten diese mithilfe des Odoo Projektmanagement und buchen ihre geleistete Arbeitszeit auf die einzelnen Aufgaben.

Odoo zeigt uns dabei in jeder Projektaufgabe, welcher Kunde die Dienstleistung beauftragt hat, zu welchem Verkaufsauftrag die Aufgabe zugeordnet ist und wie viel Zeit für die Erledigung der Aufgabe eingeplant ist.

Die Zeiterfassung in den Projektaufgaben
Die Zeiterfassung in den Projektaufgaben.

Gehen wir nun zurück in unseren Verkaufsauftrag, sehen wir, dass die gebuchten Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter/innen in die jeweilige Auftragszeile übernommen wurde. Es werden also die beauftragten und die gelieferten Mengen angezeigt.

Wird eine Auftragszeile in blau dargestellt, dann kann sie abgerechnet werden. Wird die Auftragszeile schwarz dargestellt, dann kann sie noch nicht abgerechnet werden. Dafür greift die Produktkonfiguration mit seiner Unterscheidung zwischen der Abrechnung von entweder beauftragten oder gelieferten Mengen.

In unserem Beispiel haben wir die Dienstleistung bereits erbracht, also geliefert. Aus diesem Grund werden die Auftragszeilen in blau angezeigt und können entsprechend abgerechnet werden.

Die erfassten Zeiten der Projektaufgaben werden direkt in den Verkaufsauftrag übertragen
Die erfassten Zeiten der Projektaufgaben werden direkt in den Verkaufsauftrag übertragen.

Über den Button "Rechnung erzeugen" erstellen wir nun eine Rechnung zu unserem Verkaufsauftrag. Dabei übernimmt Odoo alle Informationen aus dem Verkaufsauftrag in die Rechnung, sodass jegliche manuelle Tätigkeiten entfallen. Die geleisteten Arbeitsstunden sind ebenfalls in der Rechnung dargestellt und können manuell angepasst werden. Sobald die Rechnung bestätigt wurde, sind keine Änderungen mehr möglich.

Für einen Verkaufsauftrag können selbstverständlich auch mehrere Rechnungen erzeugt werden. Damit lassen sich zum Beispiel Anzahlungen oder die Abrechnung für teilweise erbrachte Leistungen abbilden.

Die Rechnung zu unserem Verkaufsauftrag
Die Rechnung zu unserem Verkaufsauftrag.

Mit der Bestätigung der Rechnung werden auch die abgerechneten Arbeitsstunden in den Verkaufsauftrag übernommen, sodass wir eine übersichtliche und transparente Zusammenfassung von beauftragten, geleisteten und abgerechneten Zeiten haben.

Zu schnelleren Navigation in die auftragsbezogenen Vorgänge finden wir im Verkaufsauftrag neben dem Link zu den Projektaufgaben auch eine Verknüpfung zur Projektübersicht, den gebuchten Arbeitsstunden und den Rechnungen.

Die beauftragten, geleisteten und abgerechneten Zeiten werden übersichtlich und transparent im Verkaufsauftrag dargestellt
Die beauftragten, geleisteten und abgerechneten Zeiten werden übersichtlich und transparent im Verkaufsauftrag dargestellt.

Zur Auswertung unseres Projekterfolges nutzen wir in Odoo die Kostenstellen. Diese Option aktivieren wir unter Einstellungen → Finanzen → Analysen → Kostenrechnung (Analytic Accounting). Mit den oben genannten Einstellung für unseren Use Case erzeugt Odoo automatisch eine Kostenstelle für das mit der Bestätigung des Verkaufsauftrags erzeugte Projekt.

Diese Kostenstelle wird im Verkaufsauftrag hinterlegt. Bei der Erstellung der Rechnung wird die Kostenstelle außerdem zu den Auftragszeilen zugeordnet, sodass diese Positionen auf die Kostenstelle gebucht werden.

Neben den Erlösen können wir auch die Kosten für unsere Auswertung definieren. Für unseren Use Case definieren wir die Kosten pro Arbeitsstunde unserer Mitarbeiter/innen im Mitarbeiterobjekt im Modul Personal.

Die Kostenstelle ist in unserem Verkaufsauftrag hinterlegt
Die Kostenstelle ist in unserem Verkaufsauftrag hinterlegt.

Wollen wir nun unser Projektergebnis auswerten, klicken wir im Verkaufsauftrag auf die verlinkte Kostenstelle und gelangen direkt zur Gegenüberstellung der Kosten und Erlöse der Kostenstelle beziehungsweise unseres Projektes. Alternativ navigieren wir, vorausgesetzt wir haben das volle Zugriffsrecht, zum Modul Finanzen → Berichtswesen → Analytic Report und wählen dort die entsprechende Kostenstelle aus.

Odoo zeigt uns standardmäßig eine Listenansicht mit dem Projektergebnis am Ende. Wir können allerdings auch in die Pivot-Ansicht wechseln und uns die Auswertung tabellarisch und, durch die Nutzung von Filtern, individuell darstellen lassen.

Das Projektergebnis aus Kosten und Erlösen auf der Kostenstelle
Das Projektergebnis aus Kosten und Erlösen auf der Kostenstelle.

Abschließend halten wir fest, dass uns Odoo umfangreiche Möglichkeiten bietet, um komplexe Unternehmensprozesse abzubilden, indem es die einzelnen Module stringent miteinander verknüpft. Die Grundlage dafür ist, wie auch in den anderen Blogbeiträgen beschrieben, eine saubere Produktkonfiguration.

Damit ermöglicht uns Odoo das optimale sowie nutzerfreundliche Zusammenspiel von Verkauf, Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung sowie dessen Reporting. Wie wir auch den Einkauf in diesen Workflow integrieren, beschreiben wir in einem unserer nächsten Blogbeiträge.

Sie haben Interesse an Odoo oder benötigen Support für die Abbildung Ihres unternehmenseigenen Use Cases? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als zuverlässiger Odoo-Partner mit umfassender Expertise aus zahlreichen Odoo-Projekten zur Verfügung!

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Quellen: www.odoo.com