Odoo Spreadsheet

Business Intelligence im ERP-System integriert

Wenn es um die Auswertung unserer Unternehmenskennzahlen geht, bietet uns das ERP-System Odoo eine sehr gute Grundlage. Mit der Abbildung unserer Kern- und verschiedener Teilprozesse befinden sich bereits alle relevanten Kennzahlen im System. Zudem stellt uns Odoo in jedem Modul ein Berichtswesen zur Veranschaulichung und Auswertung der Kennzahlen zur Verfügung. Dabei entscheidet der User, ob er sich die Kennzahlen in grafischer Form, zum Beispiel als Linien-, Balken- oder Kuchendiagramm, oder tabellarisch in einer Pivot-Ansicht anzeigen lassen möchte.

Weiterhin bietet uns Odoo die Möglichkeit des Exports von Daten oder Kennzahlen, die wir uns dann mit entsprechenden Tools, wie zum Beispiel MS Excel, auswerten lassen können. Mit Version 14 erweitert Odoo diese Möglichkeiten um das Feature Spreadsheet und ebnet den Weg in Richtung vollständig integrierte Business Intelligence-Lösung. In unserem heutigen Blog werfen wir also einen Blick auf Odoo Spreadsheet und stellen die grundlegenden Funktionen vor.

Odoo Spreadsheet kann von jedem User in Odoo genutzt werden, es gibt also keine Beschränkung der Zugriffsrechte. Das Feature basiert auf dem Modul Dokumente. Hier finden wir sowohl einen Button zur Erstellung eines neuen Spreadsheets als auch einen Workspace, in dem alle Spreadsheets zentral abgelegt werden. Bei der Erstellung eines neuen Spreadsheets wählen wir zwischen einer leeren Datei oder einer Vorlage. Odoo bringt standardmäßig bereits einige Vorlagen mit. Zudem haben wir die Möglichkeit, neue Vorlagen anzulegen. An den kleinen Icons erkennen wir, welches Modul die Datenbasis für die entsprechende Vorlage darstellt.

Die Auswahl der Vorlagen bei der Erstellung eines neuen Spreadsheets.
Die Auswahl der Vorlagen bei der Erstellung eines neuen Spreadsheets.

Alternativ dazu steht uns das Spreadsheet-Feature in jedem Modul beziehungsweise in jedem Berichtswesen zur Verfügung. Dafür nutzen wir in dem gewünschten Objekt die Filter und suchen uns genau die Informationen, die für unsere Auswertung relevant sind. Anschließend wechseln wir in die Pivot-Ansicht, in der wir die Achsen definieren und das Spreadsheet mit dem Button “Insert in Spreadsheet” erzeugen.

Die Erstellung eines neuen Spreadsheets im Modul Sales.
Die Erstellung eines neuen Spreadsheets im Modul Sales.

An dieser Stelle wird bereits der große Vorteil des Features deutlich. Spreadsheet ist vollständig in Odoo integriert und arbeitet mit unseren Echtzeitdaten. Nach der Erzeugung unseres Spreadsheets befinden wir uns also weiterhin in Odoo und können die Tabelle beliebig erweitern. Ändern sich unsere Daten in Odoo, werden die Daten analog dazu im Spreadsheet aktualisiert.

Alle Daten der Pivot-Ansicht werden in ein Spreadsheet überführt.
Alle Daten der Pivot-Ansicht werden in ein Spreadsheet überführt.

Haben wir die Daten in ein Spreadsheet überführt, können wir zunächst den Namen des Dokumentes anpassen. Über ein eigenes Menü finden wir zahlreiche Optionen, um unser Spreadsheet zu speichern, als Vorlage zu speichern, zu kopieren oder zu bearbeiten. Hierfür stehen uns einige aus verschiedenen Tabellenkalkulationsprogrammen bekannte Funktionen zur Verfügung. Damit können wir beispielsweise den Text formatieren, den Hintergrund farblich gestalten, die Rahmen hervorheben, Spalten und Zeilen einfügen oder ganze Tabellenblätter hinzufügen.

Viel interessanter für die Bearbeitung und Auswertung unserer unternehmerischen Kennzahlen sind allerdings die Anwendung von Formeln sowie die optimierte Visualisierung unserer Daten durch bedingte Formatierungen oder die Verwendung von grafischen Darstellungen. Damit lassen sich beispielsweise einzelne Zellen farblich hervorheben, wenn deren Wert eine bestimmte Bedingung erfüllt oder ganze Bereiche als Linien-, Balken- oder Kuchendiagramm in das Spreadsheet integrieren.

Mittels bedingter Formatierung und grafischer Darstellung visualisieren wir unsere Kennzahlen.
Mittels bedingter Formatierung und grafischer Darstellung visualisieren wir unsere Kennzahlen.

Zusätzlich zu den bereits genannten Funktionen stehen uns noch weitere hilfreiche Features zur Verfügung, die uns die Arbeit in den Spreadsheets erleichtern. Über das Filter-Symbol auf der oberen rechten Seite können wir uns Standardfilter definieren, die uns dann nur die gefilterten Werte im Spreadsheet anzeigen. Die Filter definieren wir auf Grundlage von Zeitbereichen, Datenobjekten oder eines Textes.

Haben wir versehentlich Daten in unserer Tabelle gelöscht, können wir mittels Rechtsklick auf eine Zelle und “Re-insert Pivot” die gesamte Tabelle wiederherstellen. Alternativ dazu können wir mit Rechtsklick auf eine Zelle und “Insert pivot cell” die Daten einzelner Zellen wiederherstellen. Dafür zeigt uns Odoo in einem Pop-up, welche Zellen gelöscht wurden sowie deren Wert.

Die gelöschten Daten werden in den jeweiligen Zellen farblich markiert.
Die gelöschten Daten werden in den jeweiligen Zellen farblich markiert.

Mit dem Feature Spreadsheet geht Odoo also einen großen Schritt in Richtung einer in das ERP-System integrierten Business Intelligence-Lösung und erleichtert die Weiterverarbeitung und Auswertung der unternehmerischen KPI’s. Dabei stehen uns die Spreadsheets in sämtlichen Ansichten zur Verfügung, die eine Pivot-Ansicht bieten. Das hat zur Folge, dass wir uns die Kennzahlen in allen erdenklichen Unternehmensbereichen auswerten lassen können und damit wichtige Erkenntnisse aus unseren vorhandenen Daten zur Unterstützung von Managemententscheidungen gewinnen können.

Im Hinblick auf die nächste Odoo-Version 15 ist zu erwarten, dass Odoo das Spreadsheet-Feature im Sinne der kollaborativen Arbeit verbessert und die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Damit erkennen wir also, welche User an welcher Stelle ebenfalls im Dokument arbeiten. Zudem erweitert Odoo das Spreadsheet vermutlich um einen Formelassistenten sowie eine “Suchen & Ersetzen”-Funktion. Welche weiteren Anpassungen Odoo am Spreadsheet vornimmt, erfahren wir im Oktober 2021 mit der Veröffentlichung der neuen Odoo-Version.

Sie sind auf der Suche nach einem ERP-System, mit dem Sie Ihre Unternehmenskennzahlen sammeln, auswerten und darstellen können oder haben Fragen zum Odoo Spreadsheet? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als zuverlässiger Odoo-Partner zur Seite!

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Quellen: www.odoo.com