Power BI & Odoo-basiertes Controlling für Beratungsprojekte

Controlling für Beratungsprojekte: die Herangehensweise für eine einfache Erfolgskontrolle von Projekten

In Beratungsprojekten stellt sich das Projektcontrolling für das beratende Unternehmen als einfach und gleichfalls komplex dar. Der Rohertrag eines Projektes, der sich aus Projekteinnahmen und Ausgaben exklusive Personalkosten zusammensetzt, ist vergleichsweise einfach ermittelt. Danach gilt es "nur noch" die eigenen Personalkosten umzulegen. Auf dem Gesamtprojekt fallen natürlich weitere Personal- und sonstige Aufwände auf Kundenseite an, allerdings betrachtet dieser Beitrag nur die Controllingmöglichkeiten auf Seiten des Beratungsunternehmens. Außerdem beschränken wir uns in dieser Betrachtung auf den finanziellen Erfolg mit harten Faktoren - Projekterfolg an sich kann in weitaus mehr Dimensionen gemessen werden und ist von vielschichtigen weichen und harten Faktoren abhängig. Diesen nur indirekt messbaren und schwer greifbaren weichen Faktoren wird von der manaTec GmbH eine ebenso große Bedeutung zugesprochen. Dies zeigt nicht zuletzt die forcierte und begleitende Entwicklung sowie Nutzung einer Lösung zur internen Erfolgsevaluierung von Beratungsprojekten im Rahmen meiner Masterarbeit. Die konzeptionelle und technische Umsetzung dieses Messinstruments soll daher auch Thema einer späteren Blogbeitragsreihe sein.

Um nun also als Beratungsunternehmen den finanziellen Erfolg des Projektes sinnvoll bewerten zu können, gilt es die eigenen Personalaufwände auf das Projekt umzulegen. Bei großen Projekten und festen Projektmitgliedern mag das über die Lohnkosten recht trivial lösbar sein. Allerdings werden dabei alle nicht verrechenbaren Anwesenheitsstunden ignoriert, was eine gewisse Unschärfe erzeugt und in einer falschen Bewertung von verschiedenen Projekten zueinander resultieren kann. Die exakte und vollständige Erfassung von Projektzeiten in Kundenprojekten ist daher sinnvoll, um eine lückenlose und transparente Leistungsdokumentation für die Vergleichbarkeit von Projekten und zur Rechnungsstellung gewährleisten zu können.

Neben einem Überblick der Projektstundenverteilung pro Mitarbeiter, unter Berücksichtigung interner und externer Zurechenbarkeit, ist eine kundenspezifische Projektauswertung daher von hohem Nutzen für die Beratung.

Als sinnvolle finanzielle KPI bei Beratungsprojekten hat sich der Verrechnungssatz etabliert. Dieser ergibt sich einfach aus dem Verhältnis von allen angefallenen Projektstunden zum Rohertrag. Im Reporting kann dieser auf Kunden- oder Projektebene aggregiert und anhand von Zeithorizonten eingegrenzt werden. So können im Verlauf positive und negative Trends ausgemacht und als Anknüpfungspunkte für weitere Handlungsschritte genutzt werden, um die Projekteffizienz nachhaltig zu erhöhen. Außerdem können Projekte unterschiedlichster Größe und Businesslines zueinander vergleichbar gemacht werden.

Ziel der manaTec GmbH war es, eine solche Auswertung mithilfe der operativen Daten aus Odoo zu erstellen, um im kundenübergreifenden Projektcontrolling auch bei agilen Projekten objektiv, transparent und schnell Erfolgstendenzen zu ermitteln und entsprechende Folgeentscheidungen treffen zu können.

Zusammenspiel von Odoo und BI-Tools - Datenpflege und -analyse

Über Odoo als zugrundeliegendes ERP-System wird die Erfassung und Zuordnung der Mitarbeiter samt Anwesenheits- und Projektzeiten sowie der Kunden samt Ein- und Ausgangsrechnungen problemlos ermöglicht. Die im speziellen Anwendungsfall zwingend nötigen Module zur Datenpflege basieren auf einer Odoo 12 Enterprise Lizenz, sind aber allesamt mit den nötigen Grundfunktionalitäten auch in der Odoo 12 Community Edition enthalten: Projekt, Zeiterfassung, Abrechnung, Verkauf, Einkauf, Personal, Anwesenheitszeiten, Kontakte, Urlaubsanträge und Kalender.

Benötigte Module aus Odoo als Datenbasis

Odoo bietet von Haus aus innerhalb der Module ein entsprechendes Reporting und Dashboarding an, welches teils auch modulübergreifend Auswertungen auf Basis von Reporttabellen ermöglicht. Diese Funktionalitäten sind eine hilfreiche Ergänzung zum Kernbereich der Abbildung operativer Prozesse im Unternehmen. Sie genügen in vielen Fällen bereits und können über visuell ansprechende Reports aussagekräftige Informationen liefern. Für den konkreten Anwendungsfall ist die Nutzung der Boardmittel von Odoo allerdings nicht praktikabel beziehungsweise nicht effizient genug, da andere Tools hierfür spezialisiert und demnach zielführender sind. 

 Datenauswertung über Power BI mit Odoo als Datenquelle

Power BI mit Fokus auf Reporting als Tool der Wahl

Liegt bei ERP-Systemen vor allem die Prozessabbildung und Datenpflege im Fokus, so ist es im Bereich Business Intelligence die Auswertung und Nutzung dieser Daten, unter Anreicherung aller denkbaren weiteren Datenquellen, die für die geforderten Berichte und Dashboards von Nöten sind. Mit Jedox und Power BI bieten sich zwei Tools aus unserem BI-Dienstleistungsangebot an, die für die Bewerkstelligung der beschriebenen Auswertung nutzbar sind. Aufgrund des eher geringen Projektumfangs, Datenaufkommens und Projektzeitrahmens bietet Power BI für diesen Anwendungsfall das passendere Tool.

In unserem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie mehr über das Zusammenspiel von Odoo und Power BI, die Datenanbindung, -bereinigung und -anreicherung sowie die Verknüpfung zu Dimensions- und Kennzahlentabellen, um aus den Rohdaten nützliche Informationen zur Erfolgskontrolle von Projekten gewinnen zu können.

Sie suchen nach einer Business Intelligence-Lösung für Ihr Unternehmen und haben Interesse an hilfreichen Tools wie Jedox oder Power BI? Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen als zuverlässiger Partner zur Seite!