Das Arbeiten mit Lebensmitteln birgt zahlreiche Herausforderungen: zum einen den Umgang mit teils verderblichen Produkten, welche besondere Lagerbedingungen verlangen oder auch die exakte Dokumentation und Aufzeichnung jedes Schrittes, angefangen vom Wareneingang bis hin zum Warenausgang. Da sich Mängel an diesen Lebensmitteln direkt auf unsere Gesundheit auswirken ist es unerlässlich, dass diese stets kontrolliert werden. Ein Chargenzertifikat bescheinigt hier, dass die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den geforderten Standards entsprechen. Die Erstellung eines solchen Zertifikates ist aber mitunter sehr aufwändig, zeitintensiv und gerade bei manueller Datenübertragung durchaus fehleranfällig.
Weiterhin erfordern unterschiedliche Produkte spezifische Kühlungs- und Verarbeitungsbedingungen, was es schwierig machen kann, den Überblick zu behalten. Zudem besteht das Risiko, dass bei Ausfall eines Mitarbeiters wichtige Informationen verloren gehen. Ein weiterer signifikanter Aufwand entsteht durch die Bio-Zertifizierung, da allein die Dokumentation dafür viele Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen kann. In dieser komplexen und vielseitigen Branche ist es von entscheidender Bedeutung, geeignete Lösungen zu finden, um die Abläufe zu optimieren und den Überblick zu behalten.
Mit Odoo und unserer Erweiterung manaFood bieten wir eine Lösung, um diese Prozesse einfach und übersichtlich darzustellen. Odoo kann nicht nur die Dokumentation und Prozesse entlang der Lieferkette abbilden, sondern auch die Lagerhaltung, den Verkaufs- und Einkaufsprozess sowie die Fertigung und Qualitätskontrollen integrieren – alles in einer einzigen Anwendung!
Wie bereits in vorherigen Blogbeiträgen erwähnt, ist Odoo äußerst vielseitig einsetzbar und kann eine Vielzahl von Geschäftsprozessen abdecken. Dank seines offenen Quellcodes lässt sich das ERP-System flexibel anpassen, um Prozesse abzubilden, die nicht im umfangreichen Standard enthalten sind. Das gilt insbesondere auch für Prozesse, die für die Verarbeitung von Lebensmitteln erforderlich sind. Um Odoo den Bedürfnissen eines Unternehmens aus dieser Branche anzupassen, haben wir verschiedene Erweiterungen entwickelt, welche den hohen Anforderungen an Kontrolle und Rückverfolgbarkeit gerecht werden. Diese Erweiterungen ermöglichen nicht nur die einfache Verwaltung von Chargen und der Produktion, sondern sparen auch wertvolle Zeit bei der Bio-Zertifizierung.
Die von uns entwickelten Erweiterungen für diese Branche lassen sich grob in drei Gruppen untergliedern:
- Erweiterungen zur Nachverfolgung von Prozessen
- Erweiterungen zur allgemeinen Darstellung der Lebensmittelverarbeitung, insbesondere Chargenzertifikate
- Erweiterungen zur Abbildung der Bio-Kontroll- und Rückverfolgungsprozesse
1. Erweiterungen zur Nachverfolgung von Prozessen
Unsere Apps zur Nachverfolgung bauen auf dem vorhandenen Odoo-Standard auf. Dabei ist der Verarbeitungsprozess zunächst im Odoo-Standard abgebildet: Der (Roh-)Ware wird bei Anlieferung eine Chargennummer zugewiesen. Während die Rohstoffe den Produktionsprozess durchlaufen, kann jederzeit nachvollzogen werden, woher sie stammen. Wenn die Ware zu Halbware verarbeitet wird, erhält diese ebenfalls eine neue Chargennummer, die verfolgt werden kann. Auch bei der Auslieferung wird die Chargennummer hinterlegt und ist einsehbar, dies kann bereits der Odoo-Standard.
Anhand der Chargenverfolgung ist es also möglich, bei jedem Produkt, das das Lager verlässt, genau festzulegen, aus welchen Rohstoffen und welcher Halbware es besteht. Unsere Erweiterung stellt dann sicher, dass die Chargennummern bei eingehenden Warenbewegungen angezeigt werden, wobei auch der Lieferant mit der entsprechenden Chargennummer verknüpft ist. Dadurch ist immer nachvollziehbar, woher die Ware stammt. So wird die standardmäßige Vorwärtsverfolgung um eine Rückwärtsverfolgung erweitert, sodass immer einsehbar ist, welche Bewegungen von welcher Ware durchlaufen wurde.
In Verbindung mit den Qualitätschecks der App „Qualität“ wird sichergestellt, dass alle Produkte stets den erforderlichen Standards entsprechen und die Kontrolle bestanden haben.
Wir haben den Odoo-Standard um eine Vorwärtsverfolgung der Chargen erweitert, während das Standard-System nur eine Rückwärtsverfolgung anbietet. Darüber hinaus können Sie mithilfe der Odoo-App "Fertigung", die bereits im Odoo-Standard enthalten ist, alle Fertigungsprozesse abbilden. Mit dieser App können nicht nur Fertigungsdaten, Verantwortlichkeiten, Herkunft und erwartete Haltbarkeiten von Produkten zusammengefasst, sondern auch die benötigten Verbrauchsmaterialien für die Herstellung eines bestimmten Produktes übersichtlich dargestellt werden. Dank unserer Erweiterung ist es möglich, Bio-Produkte von herkömmlichen Produkten in der Fertigung zu trennen.
Auch nach der Fertigung ist dank des Zusammenspiels des Odoo-Standards mit unseren Erweiterungen immer erkennbar, aus welchen Rohstoffen sich welche fertige Ware zusammensetzt. Im Auslieferungsprozess aus dem Lager sind neben den standardmäßig hinterlegten Lieferadressen, Vorgangstypen und wichtigen Daten auch zusätzliche Informationen durch unsere Erweiterungen einsehbar. Dazu zählt beispielsweise, ob ein Produkt nach Bio-Vorgaben produziert wurde, ob es gekühlt werden muss, und falls ja, bei welcher Temperatur. In diesem Zusammenhang haben wir die Lagerprozesse erweitert und können nun unterschiedliche Kühlanforderungen übersichtlich darstellen. Dabei wird zudem Lagerplatz intelligent genutzt: So können gekühlte Produkte auch in der Tiefkühlung gelagert und nicht gekühlte Produkte auch im Kühllager aufbewahrt werden (selbstverständlich wird hier auch hinterlegt, wenn Produkte nicht gekühlt werden dürfen). Dank dieser Erweiterung lässt sich viel Platz und Organisationsaufwand sparen.
2. Erweiterungen zur allgemeinen Darstellung der Lebensmittelverarbeitung, insbesondere Chargenzertifikate
Den Odoo-Standard haben wir für den Umgang mit Lebensmitteln erweitert, um den besonderen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Erweiterungen greifen dabei in verschiedenen Modulen, insbesondere im Modul "Qualität". Dabei haben wir die Art der Messung hinzugefügt, ebenso wie das Tracking und Logging von Wertänderungen bei Qualitätskontrollen, die Festlegung einer Priorität bei Qualitätskontrollen, die Zuweisung von Seriennummern, Bedingungen für das Bestehen/Nicht bestehen anhand von Tags sowie Qualitätsansichten im Produkt. Im Folgenden sehen wir die Übersicht des Moduls "Qualität" inklusive unserer Anpassungen. Unter dem Titel ist die bereits genannte Art der Prüfung hinterlegt, auch die wichtige Nachverfolgung ist über das Fertigungslos dokumentiert. Im Beispiel sehen wir glücklicherweise, dass alle Qualitätsprüfungen bestanden wurden. Für den Fall, dass eine Probe eine Prüfung nicht bestehen sollte, kann der zuständige Manager dies hier einsehen und Maßnahmen zur Behebung des Problems einleiten. Dadurch gewährleisten wir eine schnelle Reaktion und Qualitätssicherung entlang der gesamten Produktionskette.
Zusätzlich haben wir das Modul um die Funktion erweitert, Rückstellmuster für Laborproben zu nehmen, welche im Qualitätsmodul abgebildet werden. Diese Proben können auch über einen Assistenten in der Produktions- und Chargenansicht hinterlegt werden. Zusätzlich lassen sich über den Button "Drucken" Etiketten aus diesen Rückstellmustern im PDF-Format erstellen. Im Folgenden sehen wir eine einzelne Qualitätskontrolle, welche die detaillierte Anleitung zur Durchführung der Probe zeigt.
Um den Aufwand für das Erstellen von Qualitätskontrollpunkten für jedes Produkt und jede Produktvariante zu minimieren, haben wir die Möglichkeit geschaffen, Templates für Prüfpunkte festzulegen. Dadurch werden automatisch neue Punkte erstellt, wenn ein neues Produkt angelegt wird. Außerdem haben wir das Modul "Qualität" um die EU- und ALBA-Liste der Allergene erweitert.
Die Templates lassen sich über Tags automatisch verschiedenen Produkten zuordnen, auch deren Frequenz und Vorgangstyp lassen sich festlegen.
All diese Kontrollen werden in Odoo gespeichert und können stets eingesehen werden. Dank unserer Erweiterung ist es nun auch möglich, Chargenzertifikate mit diesen Ergebnissen direkt zu drucken und an den Kunden zu senden. Dabei werden die relevanten Soll- und Ist-Daten automatisch gegenübergestellt. Dies ist besonders wichtig, da in der echten Welt Spezifikationen, Messungen und Zertifikate voneinander abweichen können.
Unsere Anpassung hält sämtliche Änderungen und Versionen revisionssicher fest und ermöglicht es, manuell nachzuvollziehen, welcher Kunde welches Pordukt aus welcher Charge erhalten hat. Zudem besteht die Möglichkeit, festzulegen, welche Werte automatisch in das nächste Chargenzertifikat übernommen werden sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Soll-Wert und der Ist-Wert nur an einer einzigen Quelle erfasst werden und somit verlässlich sind; manueller Übertragungsaufwand entfällt. Darüber hinaus bietet unsere Erweiterung die Option, automatisch eine E-Mail mit dem Chargenzertifikat an den Kunden zu senden, soald dieser die Lieferung bestätigt. Diese praktische Funktion spart Zeit und stellt sicher, dass alle wichtigen Unterlagen schnell und transparent zugänglich sind.
Auch an den Produkten selbst wurden zahlreiche Anpassungen vorgenommen. Diese umfassen wichtige Felder, wie z.B. Allergene, Pflichtangaben zu Nährwerten, optionale Informationen, Vitamine und Mineralstoffe. Diese Daten sind direkt einsehbar und können bei Bedarf abgerufen werden. Des Weiteren bringt unsere Erweiterung auch das Nettogewicht und die entsprechenden Mengeneinheiten in den Produktdaten mit.
Außerdem haben wir den Odoo-Standard um ein Mindesthaltbarkeitsdatum erweitert. Diese werden normalerweise an der Charge festgelegt, nun lassen sich ebenfalls Informationen hinterlegen, ob die Produkte gekühlt werden müssen und wenn ja, bei welcher Temperatur. Unsere Anpassungen haben ebenfalls Auswirkungen auf das Lager, da das Mindesthaltbarkeitsdatum bei Lagerbuchungen berücksichtigt wird. Das voraussichtliche Verfallsdatum kann auch im Verkaufsauftrag hinterlegt werden. Dies hat wiederum Auswirkungen auf den entsprechenden Produktionsauftrag.
3. Erweiterungen zur Abbildung der Bio-Kontroll- und Rückverfolgungsprozesse
Mit unseren Erweiterungen haben wir auch die Bio-Zertifizierung deutlich vereinfacht, die normalerweise sehr zeitaufwendig ist. Wie bereits demonstriert ermöglicht unsere Erweiterung die Kennzeichnung von Produkten als „Bio“ oder „Nicht-Bio“. Zudem fügen unsere Erweiterungen den Bio-Produkten die Kontrollstelle des Unternehmens hinzu und hinterlegen diese auch in den Chargen, sodass diese immer transparent einsehbar sind.
Eine zentrale Rolle bei der Bio-Kontrolle spielt unsere Erweiterung des OCA-Moduls „Managementsystem“, das standardmäßig für das externe Berichtswesen vorgesehen ist. Durch die bereits erwähnte Nachverfolgung der Produkte sind alle relevanten Informationen zur Herkunft, Lagerung und Verarbeitung bereits vorhanden und werden in unserer Erweiterung übersichtlich zusammengeführt. Dadurch wird die Bio-Kontrolle äußerst einfach und komfortabel abgebildet. Besonders hilfreich sind dabei die Smart Buttons, welche bspw. Lieferanten, Kunden, Produkte, Fertigungen, etc. seit der letzten Kontrolle zählen und abbilden.
Dank unserer Erweiterungen können Sie auch den Bio-Vertrag problemlos verwalten. Die Software zeigt Ihnen übersichtlich, welcher Partner die Bio-Kontrolle durchgeführt hat, welcher Manager dafür verantwortlich war und bis wann das Zertifikat gültig ist. Diese Funktion ist besonders hilfreich, um den Zeitpunkt der nächsten Kontrolle festzustellen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Zertifikatsdokument bequem herunterzuladen.
Die Vereinfachungen in der Fertigung und die einfache Abbildung von Chargenzertifikaten haben Ihr Interesse geweckt? Die Implementierung von Odoo in Kombination mit unserer Erweiterung manaFood könnte für Ihr Unternehmen relevant sein? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns jetzt, wir beraten Sie gerne!
Quellen: saloodo.com