Seit dem 1. Januar 2025 musst Du als Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, das schreibt das Wachstumschancengesetz vor. Für den Versand gilt noch eine Übergangsfrist. Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers erlaubt, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027. Ab 2028 ist die strukturierte E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht. Die beiden gängigen Formate dafür sind XRechnung und ZUGFeRD. In Odoo nutzt Du dafür den kompatiblen Factur-X-Standard, der in diesem Artikel im Detail erklärt wird.
Das Datenformat ZUGFeRD für elektronische Rechnungen (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) macht es möglich, das Format PDF lesbar zu machen und enthält in dieser Datei zusätzlich eine strukturierte XML-Datei. Zunächst hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ZUGFeRD für den Wirtschaftsbereich entwickelt, mittlerweile können auch Anforderungen der Verwaltungen und Behörden umgesetzt werden, da mit der Version 2.1.1 auch die XRechnung unterstützt wird. Die verschiedenen Anforderungen an elektronische Rechnungen können bei ZUGFeRD über unterschiedliche Profile, wie z.B. mit geringem Anforderungsniveau (BASIC) oder höherem Anforderungsniveau (EXTENDED), gesteuert werden. Durch dieses Einsatzgebiet kommt das hybride Format vor allem im B2B und B2C zum Einsatz.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format macht eine Rechnung als PDF lesbar und speichert zusätzlich eine strukturierte XML-Datei in derselben Datei.
Ursprünglich hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ZUGFeRD für die Wirtschaft entwickelt. Seit Version 2.1.1 deckt ZUGFeRD auch Anforderungen von Behörden und Verwaltungen ab, denn ab dieser Version unterstützt es zusätzlich die XRechnung.
Du steuerst den Detailgrad einer ZUGFeRD-Rechnung über verschiedene Profile. Das Profil BASIC deckt geringe Anforderungen ab, das Profil EXTENDED höhere. Durch diese Flexibilität nutzt Du ZUGFeRD sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein rein digitales Format. Es basiert ausschließlich auf XML-Code, eine PDF-Vorschau gibt es nicht.
Wie Factur-X folgt XRechnung der europäischen Norm EN16931. Du kannst XRechnung in den Syntaxen UBL oder CII umsetzen. Zusätzlich erfüllt XRechnung 21 weitere nationale Geschäftsregeln, deshalb passt das Format zu den speziellen Anforderungen deutscher Behörden und Verwaltungen.
Bei einer XRechnung ist die Leitweg-ID, auch Käuferreferenz genannt, verpflichtend anzugeben. XRechnung nutzt Du innerhalb Deutschlands, Factur-X gilt dagegen auch international.
Ursprünglich hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingeführt. Auch im B2B-Bereich ist XRechnung heute eine zulässige Form der strukturierten E-Rechnung.
Was ist Factur-X?
Der Factur-X-Standard ist ein E-Invoicing-Standard für Frankreich und Deutschland, welcher es ermöglicht, E-Rechnungen für Unternehmen aller Art realisierbar zu machen. Der Standard ist vollständig kompatibel und identisch mit der deutschen Version ZUGFeRD 2.0, jedoch wird international die Bezeichnung Factur-X verwendet. Dieses Hybridformat für elektronische Rechnungen vereint die verbreitetsten Rechnungsformate PDF und XML. Dazu wird eine strukturierte Rechnung (XML) und eine visuelle Rechnung (PDF) in einem PDF-Dokument eingebettet, um so einfacher weiterverarbeitet zu werden.
Öffnen wir wie gewohnt über die Formularansicht einer Kundenrechnung die Factur-X konforme PDF-Datei, ist der eingebettete XML-Code nicht direkt sichtbar. Lesbar wird dieser durch beispielsweise einen Editor, jedoch kann der XML-Code direkt bei der Versendung der Datei von Maschinen gelesen werden.
Ziel dessen ist es, in diesem Format ein Maximum an strukturierten Informationen zu generieren, welche einen Mehrwert für Zulieferer und Rechnungssteller bieten. Factur-X unterstützt daher mehrere Anwendungsprofile, da es allen in der europäischen Norm EN16931 enthaltenen Rechnungsinformationen, sowie den geforderten Mindestrechnungsinformationen entspricht.
ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X im Vergleich
Alle drei Formate folgen der europäischen Norm EN16931. Der Unterschied liegt in Aufbau und Einsatzgebiet.
ZUGFeRD und Factur-X sind Hybridformate. Beide betten die XML-Datei in ein PDF-Dokument ein, deshalb bleibt die Rechnung für Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar. XRechnung dagegen ist ein reines XML-Format ohne PDF-Ansicht.
Bei der Syntax unterscheiden sich die Formate ebenfalls. XRechnung lässt sich sowohl in UBL als auch in CII umsetzen. ZUGFeRD und damit auch Factur-X nutzen ausschließlich CII.
Factur-X geht über die deutschen Landesgrenzen hinaus und wird auch international akzeptiert. XRechnung bleibt ein nationaler Standard für den Einsatz innerhalb Deutschlands.
Welches Format solltest Du wählen? Sendest Du Rechnungen an Behörden, verlangt Dein Auftraggeber häufig ohnehin XRechnung. Für den laufenden B2B-Alltag ist Factur-X praktischer, denn Deine Geschäftspartner sehen und öffnen die Rechnung weiterhin ganz normal als PDF.
Unterstützte Anwendungsprofile von Factur-X
Factur-X unterstützt durch sein breites Anwendungsgebiet verschiedene Profile, die angesteuert werden können. Das Profil MINIMUM stellt sozusagen die Basis dar, in dem es als Buchungshilfe nur wesentliche Angaben zu dem Verkäufer und Käufer, als auch der Gesamtumsatzsteuer und dem Gesamtrechnungsbetrag angibt. Im BASIC Profil können schon Rechnungen erzeugt werden, die dem Umsatzsteuergesetz entsprechen. Hingegen enthält das Profil COMFORT (EN 16931) alle für die elektronische Rechnung benötigten Inhalte, welche der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Mit dem Profil EXTENDED schafft es Factur-X verschiedene Geschäftsprozesse mit einer Erweiterung von EN 16931 zu unterstützen.
Konfiguration Factur-X in Odoo
Um Factur-X in Odoo zu konfigurieren, wählst Du im Accounting Modul unter “Configuration” die “Journals” aus. Factur-X kannst Du nun in den “Advanced Settings” einstellen. Diese Einstellung ist jedoch meist schon gegeben, daher ist für XFactur keine eigenständige Konfiguration nötig.
Export der XML-Dateien
Factur-X ermöglicht eine automatische Generierung von XML-Dateien beim Erstellen neuer Rechnungen im Journal. Somit können alle XML-Dateien visualisiert und extrahiert werden, da sie in der PDF-Ansicht zuallererst nicht sichtbar sind. Dazu muss der Debug-Modus aktiviert sein. Im Accounting Modul öffnest Du eine Rechnung (unter Customers und dann Invoices). Um den Factur-X-Anhang zu öffnen, klickst Du auf “Print”, dann öffnet sich die PDF-Ansicht der gewählten Rechnung und Du kannst im Anhang die Factur-X-XML-Datei extrahieren.
Extended Tip
Ein weiterer Weg um in Odoo das XFactur Datenformat zu nutzen: Unter Einstellungen öffnest Du "technisch", wählst "Datenbankstruktur und Anhänge". Dort können alle Anhänge der gesamten Datenbank gelistet werden, einschließlich der mit den Rechnungen verknüpften XML-Dateien. Um die XML-Dateien der Rechnungen anzuzeigen und zu extrahieren, wechselst Du zur Listenansicht und filterst nach dem Ressourcenmodell: “account.move”. Die XML-Dateien können direkt extrahiert werden, indem Du in der Rechnung das Feld “File Content (base64)” zum Download nutzt oder alle Rechnungen in Excel exportierst.
Was Factur-X für Deinen Rechnungsalltag bedeutet
Mit Factur-X änderst Du Deine Gewohnheiten kaum. Du versendest Deine Rechnungen weiterhin ganz normal per E-Mail. Nutzt Dein Geschäftspartner bereits eine moderne Buchhaltungssoftware, importiert er die Factur-X-Rechnung automatisch als Lieferantenrechnung, denn die Software liest die eingebettete XML-Datei direkt aus.
Hat Dein Geschäftspartner noch keine moderne Buchhaltungssoftware, öffnet er die PDF-Datei einfach mit einem gewöhnlichen Reader und pflegt die Rechnung manuell ein. Factur-X erfüllt dabei in beiden Fällen die gesetzlichen Steuervorschriften und verursacht keine zusätzlichen Portokosten. Damit bist Du für die verpflichtende E-Rechnung ab 2028 schon heute gut aufgestellt.
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Quellen: www.symtrax.com, www.odoo.com, www.afi-solutions.com, www.awv.net
FAQ zu ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X in Odoo
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebettetem XML-Code. XRechnung ist rein digital und basiert ausschließlich auf XML, eine PDF-Vorschau gibt es dort nicht. Für Behörden ist bei der XRechnung zusätzlich die Leitweg-ID Pflicht.
Ja. Factur-X ist inhaltlich identisch mit ZUGFeRD 2.0, nur die Bezeichnung unterscheidet sich international. In Odoo nutzt Du für den automatischen Rechnungsexport standardmäßig den Factur-X-Standard.
Seit dem 1. Januar 2025 musst Du E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027. Ab 2028 wird die strukturierte E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend.
Öffne im Accounting-Modul unter Customers die gewünschte Rechnung und klicke auf Print. In der PDF-Ansicht liegt die XML-Datei als Anhang bereit und lässt sich direkt extrahieren. Alternativ findest Du alle XML-Dateien gesammelt unter den technischen Einstellungen im Bereich Datenbankstruktur und Anhänge.
Ja. Factur-X ist über die deutschen Landesgrenzen hinaus anerkannt, während XRechnung ein rein nationaler Standard bleibt. Für internationale Geschäftspartner ist Factur-X deshalb die praktikablere Wahl.