Unternehmen beschäftigen sich zunehmend mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und das aus gutem Grund. Durch die Einführung eines ERP-Systems oder einer branchenspezifischen Lösung werden die einzelnen Teilprozesse miteinander verknüpft und betten sich optimal in den Gesamtprozess ein. Auch die User profitieren von den meist performanten und schnellen Systemen, indem manuelle Tätigkeiten reduziert und somit die Arbeitsleistung gesteigert wird.
Zur Unterstützung und weiteren Entwicklung der Digitalisierung haben auch die Europäische Union und die Bundesregierung beigetragen. Auf Grundlage der EU-Richtlinie 2010/45/EU hat die Bundesregierung im November 2018 die E-Rechnungsverordnung (ERechV) in Kraft gesetzt, welche die schrittweise Einführung der Übermittlung von elektronischen Rechnungen vorsieht. Nach der Umsetzungsfrist für alle Bundesbehörden (2018/2019) und Länder (2020) sind ab 27. November 2020 alle "Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen."
E-Rechnungsverordnung (ERechV)
Durch die E-Rechnungsverordnung wird die Digitalisierung in Unternehmen weiter vorangetrieben und gefördert, indem Rechnungen elektronisch ausgetauscht und damit automatisiert verarbeitet werden.
Lesen Sie hier alles Wichtige, was Sie zur E-Rechnung wissen müssen.
Die E-Rechnung unterscheidet sich auf den ersten Blick nicht von einer Rechnung auf Papier oder einer PDF-Datei. Das entscheidende Merkmal ist die strukturelle Aufbereitung der Rechnung. Dabei werden die Inhalte der Rechnung in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format dargestellt. Dieser strukturierte Datensatz wird elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet.
Für die Erstellung einer E-Rechnung wird der Standard XRechnung verwendet. XRechnung ist ein Datenstandard, der die Verwendung von elektronischen Rechnungen vereinheitlicht und aus einem XML-Datensatz besteht.
Zusätzlich dazu können weitere Standards verwendet werden, insofern sie der europäischen Norm EN-16931 sowie der E-Rechnungsverordnung des Bundes entsprechen. Als Alternative bietet sich zum Beispiel der Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab Version 2.1.1. im Profil XRechnung an. Eine ZUGFeRD-Rechnung bettet die strukturierten Daten im XML-Format des XRechnung-Standards in eine PDF-Datei ein, sodass sie für den User lesbar ist. Eine solche, sogenannte hybride Rechnung ist also sowohl für den Menschen als auch für die Maschine lesbar.
Aufgrund dieser Bestimmungen ergibt sich für einige Unternehmen sicher Handlungsbedarf in Form einer Anpassung der Prozesse und Einführung neuer Software. Dennoch bietet die E-Rechnung langfristig sehr starke Vorteile. Auf der einen Seite stehen die ökologischen Aspekte. Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung sparen wir nicht nur Geld durch den Wegfall von Portokosten, sondern schonen durch den geringeren Papierverbrauch und die nicht mehr benötigten Transportwege auch die Umwelt.
Auf der anderen Seite stehen die Vorteile durch die Digitalisierung selbst, denn eine vereinfachte Rechnungsstellung und deutlich verkürzte Durchlaufzeiten beschleunigen die Bearbeitung der Rechnungen, welche damit schneller bezahlt werden. Die E-Rechnung wird zudem elektronisch abgelegt und spart damit Kosten für physische Ablagesysteme. Die elektronische Ablage wiederum erleichtert und beschleunigt die interne Abstimmung und Weiterleitung von Rechnungen sowie das Wiederfinden von bereits archivierten Daten.
Eine Möglichkeit, die Bestimmungen der E-Rechnungsverordnung umzusetzen, ist die Nutzung des ERP-Systems Odoo. Dieses nutzt eine Open-Source-Bibliothek, welche die PDF-Rechnungsdateien um ZUGFeRD-Inhalte ergänzt. Wie wir die Rechnungsstellung in Odoo abbilden, haben wir beispielsweise in unseren Blogbeiträgen zum Modul Sales oder der Abrechnung von Projekten beschrieben. Damit stellt Odoo nicht nur ein smartes und userfreundliches System zur Abbildung von unternehmensweiten Prozessen dar, sondern entwickelt sich auch unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage weiter.
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Quellen: www.e-rechnung-bund.de, www.bmi.bund.de, www.bmwi.de, www.datev.de, www.heise.de