Die E-Rechnung verändert Deine Buchhaltung
Mit Einführung der E-Rechnungspflicht verändert sich die Rechnungsprozesse in Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten dagegen Übergangsfristen.
Diese Umstellung bildet eine wichtige Grundlage, um deine Rechnungprozesse zu automatisieren. Mit der E-Rechnung werden strukturierte Rechnungsdaten direkt verarbeitet. Dein ERP-System kann dadurch viele Daten automatisch übernehmen.
Wir zeigen Dir, welche Regeln aktuell gelten. Außerdem erklären wir die wichtigsten E-Rechnungsformate. Zum Schluss zeigen wir Dir, wie Odoo dabei unterstützten kann.
E-Rechnungsverordnung (ERechV)
Durch die E-Rechnungsverordnung wird die Digitalisierung in Unternehmen weiter vorangetrieben und gefördert, indem Rechnungen elektronisch ausgetauscht und damit automatisiert verarbeitet werden.
Lesen Sie hier alles Wichtige, was Sie zur E-Rechnung wissen müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine Rechnung ist nicht allein deshalb eine E-Rechnung, weil sie elektronisch erstellt und beispielsweise per E-Mail versendet wird. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine normale PDF ist deshalb grundsätzlich keine E-Rechnung. Sie kann weiterhin als Rechnung zulässig sein. Sie erfüllt jedoch nicht die neue Definition der E-Rechnung.
Anders sieht es beispielsweise bei einer XRechnung oder bei geeigneten ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-Profilen aus. Diese E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten. Diese Daten können elektronisch verarbeitet werden. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsnummer, Datum und Rechnungsbetrag. Auch Steuerbeträge und Geschäftspartner sind strukturiert. Ein ERP-System kann diese Informationen direkt übernehmen.
Das unterscheidet die E-Rechnung von einer normalen PDF. Bei einer PDF müssen Daten häufig erst ausgelesen werden.
Wie sich XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X technisch voneinander unterscheiden, erklären wir in unserem Beitrag „ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X“
Was gilt seit Januar 2025?
Die E-Rechnungspflicht gilt schrittweise. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft inländische Unternehmen im B2B-Bereich.
Das bedeutet: Ein Unternehmen kann nicht mehr generell darauf bestehen, von einem anderen inländischen Unternehmen ausschließlich eine Papierrechnung oder eine gewöhnliche PDF-Rechnung zu erhalten.
Beim Versand sieht es anders aus. Hier gelten weiterhin Übergangsregelungen.
Wer bis Ende 2026 noch keine E-Rechnung ausstellen muss, darf für betroffene B2B-Umsätze weiterhin eine sonstige Rechnung, zum Beispiel eine Papierrechnung oder eine PDF-Rechnung, verwenden. Wird die Rechnung als PDF elektronisch übermittelt, ist dafür grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Wer dagegen bereits eine E-Rechnung, beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD, ausstellt, benötigt für deren elektronische Übermittlung keine Zustimmung des Empfängers.
Liegt der Vorjahresumsatz Deines Unternehmens bei höchstens 800.000 Euro, kannst Du eine zusätzliche Übergangsregelung nutzen. In diesem Fall dürfen für betroffene Umsätze noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Ab 2028 wird die E-Rechnung Pflicht
Ab dem 1. Januar 2028 endet die letzte Übergangsregelung. Für betroffene B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen muss dann grundsätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden. Eine einfache PDF- oder Papierrechnung reicht dafür nicht mehr aus. Stattdessen ist ein strukturiertes elektronisches Format erforderlich, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Seit 01.01.2025 E-Rechnungen müssen empfangen werden können
Bis 31.1.2026 Übergangsregelung für den Versand
Bis 31.12.2027 Zusätzliche Übergangsregelung bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Ab 01.01.2028 Grundsätzlich verpflichtender strukturierter Versand
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich bestimmte B2B-Umsätze im Inland. Entscheidend sind dabei die Voraussetzungen des jeweiligen Geschäftsvorgangs.
Rechnungen an Privatpersonen sind nicht von der allgemeinen B2B-Pflicht betroffen.
Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Das gilt ebenfalls für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
Für bestimmte Fahrausweise gelten ebenfalls Sonderregelungen.
Deshalb solltest Du nicht nur Dein Unternehmen betrachten. Prüfe auch Deine einzelnen Rechnungsprozesse, um festzustellen, wo die E-Rechnungspflicht tatsächlich greift.
Welche Kunden stellst Du in Rechnung? Welche Lieferanten senden Dir Rechnungen? Welche Leistungen werden abgerechnet?
Warum reicht eine PDF nicht?
Eine PDF sieht wie eine fertige Rechnung aus. Für ein ERP-System ist sie jedoch zunächst eine Darstellung.
Die enthaltenen Daten liegen nicht automatisch strukturiert vor. Dein System kann sie deshalb nicht einfach vollständig übernehmen.
Dafür werden häufig Texterkennung oder andere Verfahren eingesetzt. Anschließend müssen die erkannten Daten geprüft werden.
Eine strukturierte E-Rechnung funktioniert anders. Die Daten liegen bereits in einer festgelegten Struktur vor.
Das betrifft beispielsweise:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Lieferant
Kunde
Rechnungspositionen
Mengen
Preise
Steuerbeträge
Gesamtbetrag
Dadurch kann Dein ERP-System die Informationen direkt verarbeiten.
Die E-Rechnung schafft damit eine wichtige Grundlage. Prozesse können stärker automatisiert werden.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Die E-Rechnungspflicht schreibt nicht nur ein einziges Format vor. Entscheidend sind die gesetzlichen Anforderungen an die Struktur.
In Deutschland spielen vor allem XRechnung und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X eine wichtige Rolle.
Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Eine normale PDF-Darstellung ist nicht enthalten.
ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X verfolgt einen anderen Ansatz. Das Format verbindet eine PDF mit strukturierten XML-Daten.
Dadurch kannst Du die Rechnung weiterhin lesen. Gleichzeitig können Systeme die enthaltenen Daten verarbeiten.
Welches Format sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Geschäftsprozess ab. Auch der Rechnungsempfänger kann Vorgaben machen.
Die Unterschiede erklären wir ausführlich in unserem Beitrag ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X#
Was verändert sich in der Buchhaltung?
Die E-Rechnung betrifft nicht nur den Rechnungsausgang. Besonders beim Rechnungseingang entstehen neue Möglichkeiten.
Bei einer PDF müssen Rechnungsdaten häufig manuell übernommen werden. Das kostet Zeit und schafft zusätzliche Fehlerquellen.
Bei einer strukturierten E-Rechnung liegen die Daten bereits elektronisch vor.
Dein ERP-System kann diese Daten übernehmen. Daraus kann beispielsweise direkt ein Rechnungsentwurf entstehen.
Dein Mitarbeiter prüft anschließend die vorhandenen Informationen. Er kontrolliert beispielsweise Betrag, Positionen und Kontierung.
Damit verändert sich die Aufgabe in der Buchhaltung.
Die Datenerfassung wird weniger wichtig. Die Prüfung und Freigabe werden wichtiger.
Genau hier kann die E-Rechnung einen Mehrwert schaffen.
Welche Prozesse solltest Du prüfen?
Die Datenerfassung wird weniger wichtig. Die Prüfung und Freigabe werden wichtiger. Genau hier kann die E-Rechnung einen Mehrwert schaffen.Strukturierte Prozesse funktionieren nur mit sauberen Daten.
Für die E-Rechnung reicht ein neues Dateiformat nicht aus. Du solltest Deinen gesamten Rechnungsprozess betrachten.Beginne beim Rechnungseingang. Wie kommen Rechnungen heute zu Dir? Werden sie per E-Mail versendet? Gibt es ein zentrales Postfach? Werden Rechnungen manuell weitergeleitet?
Danach solltest Du die Verarbeitung prüfen. Wer erfasst die Rechnung? Wer kontrolliert sie? Wer gibt sie frei?
Auch der Rechnungsausgang gehört dazu. Welche Formate kann Dein ERP-System erzeugen? Welche Formate erwarten Deine Kunden?
Zusätzlich solltest Du Deine Stammdaten prüfen. Dazu gehören beispielsweise Firmenname, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Auch Zahlungsbedingungen und Rechnungsreferenzen sollten korrekt sein.
E-Rechnung mit Odoo
Hast Du Odoo im Einsatz, kannst Du die E-Rechnung direkt in Deine Buchhaltung integrieren.
Odoo unterstützt verschiedene elektronische Rechnungsformate. Auch der elektronische Austausch über Peppol ist möglich. Dabei können Rechnungen direkt aus Odoo heraus elektronisch versendet werden. Auch der Empfang kann in den ERP-Prozess eingebunden werden.
Das reduziert Medienbrüche. Rechnungsdaten müssen weniger häufig zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.
Für Deutschland unterstützt Odoo unter anderem XRechnung und BIS Billing 3.0.
Welche Einstellung sinnvoll ist, hängt von Deinem Prozess ab. Auch Deine Kunden und Lieferanten spielen eine Rolle.
Welche Möglichkeiten Odoo für die Erstellung, den Empfang und die Übertragung von E-Rechnungen bietet und welche Rolle Peppol dabei spielt, erklären wir in unserem Beitrag E-Rechnung mit Odoo.
Was solltest Du jetzt vorbereiten?
Die Übergangsfristen geben Dir Zeit für die Vorbereitung. Wir empfehlen Dir trotzdem einen frühzeitigen Blick auf Deine Prozesse.
Prüfe zuerst Deine Software. Kann Dein System E-Rechnungen empfangen?Kann es strukturierte E-Rechnungen erzeugen?
Danach solltest Du Deine Geschäftspartner prüfen. Welche Formate verwenden Deine Kunden? Welche Formate senden Deine Lieferanten?
Auch der Übertragungsweg sollte geklärt werden.
Zusätzlich solltest Du Deine Stammdaten prüfen. Sind alle Rechnungsinformationen korrekt hinterlegt?
Zum Schluss gehört die Archivierung auf Deine Liste.
Elektronische Rechnungen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dabei gelten die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung.
Die E-Rechnung als Chance
Die E-Rechnungspflicht bringt neue Anforderungen. Gleichzeitig entstehen neue Möglichkeiten. Strukturierte Rechnungsdaten können Prozesse vereinfachen. Manuelle Eingaben können reduziert werden. Auch die Prüfung kann stärker automatisiert werden.
Besonders interessant wird das mit einem ERP-System. Dort können Rechnungen mit Kunden, Lieferanten und Buchungen verbunden werden.
Odoo bietet dafür eine zentrale Grundlage.Wir sehen die E-Rechnung deshalb nicht nur als gesetzliche Pflicht. Sie kann auch ein guter Anlass sein, bestehende Abläufe zu prüfen. Du musst dabei nicht alles gleichzeitig ändern. Eine schrittweise Umstellung kann sinnvoller sein.
Unser Fazit zur E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnung ist nicht nur eine neue Form des Rechnungsversands. Mit ihr werden Rechnungsinformationen erstmals konsequent in einer Form ausgetauscht, die ohne Medienbruch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Ihr solltet die gesetzlichen Übergangsfristen deshalb nicht nur als Termin für eine technische Umstellung betrachten. Nutze die Übergangsfristen, um deinen gesamten Rechnungsprozess zu überprüfen – vom Geschäftspartner und den Stammdaten über die Rechnungserstellung und den Rechnungseingang bis zur Buchung und Archivierung.
Mit Integration der E-Rechnung in deine bestehende ERP-Prozesse, erfüllst du nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern du schaffst gleichzeitig die Grundlage für stärker automatisierte Buchhaltungsprozesse.
Du möchtest Deine E-Rechnung mit Odoo umsetzen?
Sprich mit uns über Deine Anforderungen.
Häufige Fragen zur
E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht regelt elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Eine gewöhnliche PDF gilt seit 2025 nicht als E-Rechnung. Sie zählt grundsätzlich als sonstige Rechnung.
Eine E-Rechnung muss strukturierte elektronische Daten enthalten.
Bis Ende 2026 gelten Übergangsregelungen.
Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können eine zusätzliche Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen.
Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für die betroffenen B2B-Umsätze.
Ja. Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit sie zwar grundsätzlich von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen. Für den Rechnungsempfang gilt diese Ausnahme jedoch nicht. Das Bundesministerium der Finanzen stellt ausdrücklich klar, dass auch Kleinunternehmer die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen müssen.
Der Grund dafür ist einfach: Ein Kleinunternehmer kann selbst Leistungen von anderen Unternehmen beziehen. Ist der Lieferant oder Dienstleister zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, muss der Kleinunternehmer diese Rechnung auch empfangen können.
Grundsätzlich nein. Genau hier liegt der entscheidende Unterschied zum E-Rechnung empfangen.
Für Leistungen, die ein Kleinunternehmer im Rahmen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erbringt, besteht eine Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung. Der Kleinunternehmer darf seine Rechnungen daher weiterhin als sogenannte „sonstige Rechnung“ ausstellen, beispielsweise auf Papier oder als PDF.
Zu den wichtigen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X.
Welche Variante passt, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorgang ab.
Ja. Odoo unterstützt verschiedene elektronische Rechnungsformate. Auch der elektronische Austausch über Peppol wird unterstützt. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von Deinem Rechnungsprozess ab.
Quellenverzeichnis
- Bundesministerium der Finanzen (BMF): FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Stand März 2026)
- Umsatzsteuergesetz, § 14 (abgerufen September 2026)
- Umsatzsteuergesetz, 27 UStG (abgerufen September 2026)
- Odoo, Dokumentation zur elektronischen Rechnungsstellung in Odoo 19 (Stand 2026)
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung:Informationen zur E-Rechnung, zu B2B-Rechnungen, Formaten und Übertragungswegen (Stand 2026)
- E-Rechnung B2B – e-rechnung-bund.de (Stand 2026)
- DATEV, Informationen zu gesetzlichen Regelungen, Fristen und Ausnahmen bei der E-Rechnung (abgerufen September 2026)
- heise online: Berichterstattung zur E-Rechnungspflicht und zur Ausnahme für Kleinunternehmer (abgerufen September 2026)