Das ERP-System Odoo bietet bereits im Standard unzählige Möglichkeiten, mit denen Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren können. Zusätzlich dazu können wir bereits vorhandene Module individualisieren oder das System um eigens entwickelte Module erweitern. Somit ergibt sich ein großes Potenzial für die Unternehmen, die sich für Odoo entscheiden. Bietet Odoo im Standard nicht das, was ein Unternehmen benötigt, können wir jederzeit auf individuelle Kundenbedürfnisse reagieren und deren Prozesse in Odoo anpassen.

Mit unserem eigens entwickelten Modul Postbox erweitern wir die Modullandschaft von Odoo und bieten eine Möglichkeit, unseren ein- und ausgehenden Postverkehr zu digitalisieren. Wie das funktioniert, stellen wir in unserem heutigen Blog vor.

Nach der Installation erscheint das Modul Postbox in unserem Dashboard. Das Modul kommt mit drei verschiedenen Rechtegruppen. Der "User" ist berechtigt, eigene Objekte anzulegen und sieht auch nur diese. Dabei hat er keine Berechtigung, Objekte zu löschen oder die Konfiguration vorzunehmen. Der "Receptionist" ist berechtigt, Objekte für alle User anzulegen. Für das Löschen und die Konfiguration besitzt er ebenfalls keine Berechtigung. Der "Manager" besitzt die vollständigen Zugriffsrechte. Er ist berechtigt, Objekte für alle User anzulegen, diese zu löschen sowie die Konfiguration vorzunehmen.

Das Hauptmenü des Moduls beinhaltet die Menüpunkte Posteingang, Postausgang und, je nach Rechtegruppe, die Konfiguration. Im Posteingang finden wir alle Objekte in einer Listenansicht. Wie in Odoo üblich, können wir in der Ansicht die Suche, die Filter, die Gruppierung und die Favoriten nutzen.

In der Listenansicht des Posteingangs sehen wir auf einen Blick die Angaben zu Referenz, Betreff, Sender, Empfänger und Datum. Die Referenz wird automatisch von Odoo vergeben und kann über die Sequenzen individuell definiert werden. Dafür aktivieren wir den Entwicklermodus und navigieren im Menü "Einstellungen" zu Technisch --> Sequenzen.

Alle oben genannten Informationen können wir im Bearbeitungsmodus eines Objektes eingeben. Das Feld "Sender" ist dabei mit dem Kontaktmodul verknüpft. In diesem können wir also bequem aus der Liste unserer bereits vorhandenen Kontakte auswählen oder bei Bedarf einen neuen Kontakt anlegen. Im Modul Kontakte finden wir mit Installation dieses Modul außerdem in jedem Kontaktobjekt einen neuen Quick Link, der uns zum Modul Postbox führt und die Korrespondenz zu dem gewählten Kontakt anzeigt.

Das Feld "Empfänger" öffnet die Liste der internen User. Auch hier kann bei Bedarf ein neuer User angelegt werden. Zusätzlich können wir in jedem Objekt noch eine individuelle Beschreibung angeben.

Der Postausgang ist analog zum Posteingang aufgebaut. Auch hier wird die Referenz automatisch vergeben und kann über die Sequenzen individuell definiert werden. Die Auswahl von Sender und Empfänger erfolgt ebenfalls über die Verknüpfung zu internen Usern und dem Modul Kontakte.

In beiden Objekten, also Postein- und -ausgang, finden wir außerdem die von Odoo bekannte Historie. Darin können wir wie gewohnt Anhänge an jedem Objekt hochladen, Nachrichten senden oder Notizen hinterlassen. Innerhalb der Konfiguration unseres Moduls können wir abschließend sogenannte "Mail Types", wie zum Beispiel "Brief", "Päckchen" oder "Paket" definieren und jedem Objekt zuordnen. Dadurch lassen sich die Objekte kategorisieren und bei Bedarf filtern oder zur besseren Übersicht gruppieren.

Mit einem Update haben wir unser Modul um die Möglichkeit erweitert, neue Briefe direkt aus Odoo zu erstellen und digital zu signieren. Zusätzlich dazu können wir Templates anlegen. Das erleichtert uns vor allem wiederkehrende Korrespondenz. Den aus Odoo erstellten Brief können wir uns direkt als PDF-Datei ausgeben lassen und per E-Mail aus Odoo beziehungsweise ausgedruckt per Post verschicken.

Die Zugriffsrechte für das Schreiben eines neuen Briefes sind von den generellen Zugriffsrechten auf das Modul getrennt und orientieren sich an den oben beschriebenen Regelungen. Somit stehen uns neun verschiedene Zugriffsrechte für das Modul Postbox zur Verfügung, mit denen wir dessen Nutzung detailliert steuern können.

Mit unserem Modul Postbox erweitern wir also unsere Möglichkeiten in Odoo und gehen einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung unserer Unternehmensprozesse. Die von Odoo gewohnten Standardfunktionen und Usability sowie die sinnvolle Verknüpfung in das Modul Kontakte erleichtern es unseren Usern, sich zurecht zu finden und einfach zwischen den Modulen zu navigieren. Zudem ist das Modul auch in der Multi-Company voll funktionsfähig.

Sie bilden Ihre Unternehmensprozesse bereits teilweise oder vollständig in Odoo ab und sind auf der Suche nach einem funktionsfähigen Modul zur Digitalisierung Ihres Postverkehrs? Kein Problem! Besuchen Sie uns in unseren Onlineshop oder im Odoo App Store und überzeugen Sie sich selbst von unserem Modul Postbox.

Haben Sie Fragen zu diesem oder unseren anderen Modulen? Kontaktieren Sie uns jetzt und wir stehen Ihnen sehr gern als zuverlässiger Odoo-Partner zur Seite!