E-Rechnungsformate verstehen: ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die gesetzliche Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Während für den Versand noch Übergangsfristen gelten (bis Ende 2026 für alle Unternehmen; bis Ende 2027 für Vorjahresumsätze unter 800.000 Euro), wird die strukturierte E-Rechnung ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze endgültig Pflicht.

Welche rechtlichen Fristen und Ausnahmen genau gelten, erklären wir Dir ausführlich in unserem Basis-Beitrag E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen wissen müssen.

Auf den ersten Blick wirken die Abkürzungen kompliziert, doch alle Formate verfolgen dasselbe Ziel: Rechnungsdaten sollen automatisiert und medienbruchfrei elektronisch verarbeitet werden können. 

Die Unterschiede liegen vor allem im Aufbau. XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD und Factur-X verbinden eine PDF mit XML-Daten.

Auch Peppol wird häufig in diesem Zusammenhang genannt. Peppol ist allerdings kein E-Rechnungsformat. Es beschreibt vor allem einen Weg für den elektronischen Austausch.

In diesem Beitrag vergleichen wir die wichtigsten E-Rechnungsformate. Du erfährst, wie sie aufgebaut sind und wo sie eingesetzt werden.

Was ist ein E-Rechnungsformat?

Ein E-Rechnungsformat ist ein standardisierter digitaler Bauplan, der festlegt, wie Rechnungsdaten strukturiert gespeichert werden. Es sorgt dafür, dass Deine Rechnungsinformationen von Buchhaltungs- und ERP-Systemen ohne manuelles Zutun vollautomatisch eingelesen, verarbeitet und verbucht werden können.

Der entscheidende Unterschied zu einer normalen PDF oder Papierrechnung:

• Normale PDF: Ist für den menschlichen Betrachter gedacht (visuelles Dokument). Ein Computer sieht darin erst einmal nur Textbausteine oder ein Bild und muss die Werte mühsam per Texterkennung (OCR) auslesen.

• E-Rechnungsformat: Speichert Daten wie Rechnungsnummer, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Beträge in genau definierten Datenfeldern (Datensatz). Das System versteht sofort, welche Zahl welcher Betrag ist.

In der Praxis unterscheidet man dabei zwei Modellarten:

1. Hybride Formate (z. B. ZUGFeRD / Factur-X): Kombinieren eine normale PDF-Ansicht für Menschen mit einer unsichtbar eingebetteten XML-Datei für Maschinen.

2. Reine XML-Formate (z. B. XRechnung): Bestehen ausschließlich aus strukturiertem Code für Maschinen und besitzen keine integrierte PDF-Vorschau

ZUGFeRD: Das hybride Format aus PDF und XML

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Ursprünglich vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie für die Wirtschaft entwickelt, ist es ein sogenanntes hybrides E-Rechnungsformat.

Es kombiniert eine PDF mit strukturierten XML-Daten. (PDF/A-3).

1. Sichtbare Ebene: Ein klassisches PDF-Dokument, das Du wie gewohnt öffnen, lesen und ausdrucken kannst.

2. Strukturierte Ebene: Eine im Hintergrund eingebettete XML-Datei, die vom Zielsystem direkt maschinell ausgelesen wird.

Für Deinen Arbeitsalltag entsteht dadurch ein praktischer Vorteil. Du kannst die Rechnung wie eine PDF öffnen und lesen. Dein ERP-System kann gleichzeitig die XML-Daten auslesen.

ZUGFeRD basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT CII. Die strukturierte Rechnung kann damit automatisiert verarbeitet werden.

Wichtig ist dabei das verwendete Profil. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil bildet eine vollständige E-Rechnung ab

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD bietet mehrere Profile. Sie unterscheiden sich darin, wie detailliert die strukturierten XML-Daten aufgebaut sind:

• MINIMUM: Dient als reine Buchungshilfe. Es enthält nur grundlegende Daten zu Verkäufer, Käufer, Gesamtumsatzsteuer und Gesamtrechnungsbetrag.

• BASIC / BASIC WL: Reicht für einfachere Standardrechnungen. (Achtung: Für die vollständige Erfüllung der gesetzlichen B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland reichen MINIMUM und BASIC WL in der Regel nicht aus!)

• COMFORT / EN 16931: Deckt alle Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 ab. Dies ist der Standard für reguläre B2B-E-Rechnungen.

• EXTENDED: Erweitert den Standard um zusätzliche spezifische Datenfelder für komplexere branchenspezifische Geschäftsprozesse.

Wichtig für die Praxis: Die Aussage, eine Rechnung sei „ZUGFeRD“, reicht allein nicht aus. Entscheidend ist, dass das Profil EN 16931 oder höher gewählt ist. Zudem solltest Du auf aktuelle Softwareversionen achten (z. B. ZUGFeRD 2.4 oder 2.5.2).

Wenn Du E-Rechnungen neu einführst, lohnt sich deshalb ein Blick auf die aktuell unterstützte Version Deiner Software.

Factur-X und ZUGFeRD: Identischer Standard, internationaler Name 

Factur-X ist der französisch-deutsche E-Invoicing-Standard. Die Organisationen beider Länder haben den Standard gemeinsam entwickelt. Factur-X 1.0 und ZUGFeRD 2.0 (sowie Folgentypen) sind technisch absolut identisch.

• ZUGFeRD ist die vorwiegend in Deutschland genutzte Bezeichnung.

• Factur-X ist die internationale Bezeichnung.

Wenn Du grenzüberschreitend arbeitest, sorgt Factur-X dafür, dass Deine Rechnungen nach demselben hybriden Prinzip auch im Ausland problemlos verarbeitet werden können

XRechnung: die XML-Datei ist die Rechnung

Die XRechnung verfolgt einen rein digitalen Ansatz. Sie wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) speziell für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) eingeführt, ist aber ebenso im B2B-Bereich zugelassen.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD/Factur-X gibt es bei einer XRechnung keine eingebaute PDF-Vorschau. Das eigentliche Rechnungsdokument ist ausschließlich der strukturierte XML-Code.

• Lesbarkeit: Für den Menschen ist der reine XML-Code schwer lesbar. Möchtest Du eine XRechnung visuell prüfen, benötigst Du ein Programm oder einen Viewer, der die Daten als Ansicht aufbereitet.

• Syntaxen: Eine XRechnung kann technisch in zwei Syntaxen umgesetzt werden: UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice).

• Nationale Geschäftsregeln: XRechnung basiert zwar auf der europäischen Norm EN 16931, erfüllt jedoch 21 zusätzliche nationale Geschäftsregeln, um den speziellen Vorgaben deutscher Behörden gerecht zu werden.

Braucht jede XRechnung eine Leitweg-ID?

Nein, nicht zwingend. Die Leitweg-ID (im Datenfeld BT-10 Buyer Reference / Käuferreferenz) dient öffentlichen Auftraggebern dazu, die Rechnung intern der richtigen Dienststelle zuzuordnen.

• Bei Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen (B2G) ist die Leitweg-ID Pflicht.

• Bei regulären B2B-Rechnungen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Hier kann das Feld BT-10 für andere vereinbarte Referenzen (z. B. eine Bestellnummer) genutzt werden.

Das ist ein wichtiger Punkt für die Praxis. Eine XRechnung und eine Rechnung an eine Behörde sind nicht automatisch dasselbe.

E-Rechnungsformate im Vergleich

Die wichtigsten Unterschiede lassen sich einfach zusammenfassen:

Der größte Unterschied liegt damit im Aufbau. ZUGFeRD und Factur-X verbinden Lesbarkeit und strukturierte Daten. Die XRechnung stellt die strukturierten Daten direkt als XML bereit.

Welche Variante für dein Unternehmen eingesetzt werden kann, hängt von Deinem Geschäftsvorgang ab.

Welches E-Rechnungsformat passt?

Die Wahl des richtigen Formats hängt von Deinen Empfängern ab:

• Im B2B-Alltag: Factur-X / ZUGFeRD ist extrem praktisch. Du versendest die Rechnung weiterhin als PDF per E-Mail. Dein Kunde kann sie wie gewohnt lesen – verfügt sein System jedoch über E-Invoicing-Funktionen, wird die XML-Datei im Hintergrund vollautomatisch als Lieferantenrechnung verbucht.

• Bei Behörden & öffentlichen Auftraggebern (B2G): Hier verlangt der Gesetzgeber in der Regel die XRechnung (inklusive Angabe der Leitweg-ID im Feld BT-10).

• Bei internationalen Geschäftspartnern: Hier punktet Factur-X durch die Einhaltung der europäischen Norm EN 16931 oder die Nutzung von Peppol BIS Billing.

Auch der Übertragungsweg spielt eine Rolle.

Wenn Rechnungen automatisiert zwischen Systemen ausgetauscht werden sollen, kann Peppol interessant sein.Du solltest deshalb nicht nur nach dem „besten“ Format suchen.

Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Geschäftspartner, Format und Übertragungsweg

Was ist für B2B sinnvoll?

Im B2B-Bereich gibt es nicht automatisch ein einziges passendes Format.

ZUGFeRD kann interessant sein, wenn Du eine lesbare Rechnung und strukturierte Daten kombinieren möchtest. Auch Factur-X verfolgt genau diesen Ansatz.

XRechnung kann ebenfalls für B2B-Rechnungen eingesetzt werden. Sie ist nicht ausschließlich auf Behörden beschränkt. Entscheidend sind die Anforderungen des Rechnungsempfängers. Deshalb solltest Du vor der Einführung mit wichtigen Kunden sprechen:

• Welche Formate können sie empfangen?
• Welche Angaben benötigen sie?
• Welchen Übertragungsweg nutzen sie?

Diese Fragen helfen bei der Auswahl deutlich mehr als eine reine Formatübersicht.

Was gilt für öffentliche Auftraggeber?

Bei öffentlichen Auftraggebern spielt die XRechnung eine wichtige Rolle.

Hier können zusätzliche Angaben für die Zuordnung notwendig sein. Dazu gehört beispielsweise die Leitweg-ID.

Die konkrete Vorgabe kommt vom jeweiligen Rechnungsempfänger. Du solltest deshalb die Anforderungen bereits beim Auftrag prüfen.

Eine technisch korrekte XRechnung reicht nicht immer aus. Auch die benötigten Referenzen müssen vollständig sein.

Gerade bei B2G-Rechnungen lohnt sich deshalb eine vorherige Abstimmung.

E-Rechnungsformate in Odoo

Wenn Du Odoo einsetzt, kannst Du verschiedene E-Rechnungsformate direkt aus dem ERP-System erzeugen.

Odoo 19 unterstützt unter anderem BIS Billing 3.0 und XRechnung CIUS für den Versand über Peppol. Deutschland gehört außerdem zu den Ländern, in denen Odoo die Peppol-Registrierung unterstützt.

Das gewünschte Format kann am Geschäftspartner hinterlegt werden.

Bei einer bestätigten Rechnung kann das elektronische Format anschließend ausgewählt werden.

Auch eingehende Rechnungen können über Peppol verarbeitet werden. Odoo kann eingehende Dokumente beispielsweise in ein Einkaufsjournal übernehmen oder als Dokument empfangen.

Damit lassen sich Format und Übertragungsweg direkt mit Deinem Buchhaltungsprozess verbinden.

Wie die Einrichtung funktioniert, erklären wir in unserem Beitrag E-Rechnung mit Odoo erstellen, versenden und empfangen.

Vorab-Checkliste für Dein Unternehmen

Damit du dein Rechnungsformat richtig einrichten und festlegen kannst, ist es ratsam folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Rechnungen stellst Du aus?
• Welche Kunden erhalten diese Rechnungen?
• Welche Formate können Deine Kunden verarbeiten?
• Welche Anforderungen stellen Behörden?
• Welche E-Rechnungsformate unterstützt Dein ERP-System?

Wichtig ist es auch, die Stammdaten deiner Geschäftspartner zu prüfen und zu Pflegen. Dazu gehören beispielsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Anschriften.

Bei Peppol kommen zusätzlich Teilnehmer- und Endpunktdaten hinzu. Odoo empfiehlt ebenfalls, die Peppol-Endpunktdaten des Empfängers zu prüfen.

Je sauberer diese Daten gepflegt sind, desto stabiler läuft Dein Prozess.

Unser Fazit zu E-Rechnungsformaten

Die verschiedenen E-Rechnungsformate verfolgen dasselbe Grundziel. Rechnungsdaten sollen strukturiert und elektronisch verarbeitet werden können.

ZUGFeRD und Factur-X verbinden eine PDF mit strukturierten XML-Daten.

XRechnung stellt die strukturierten Rechnungsdaten direkt als XML bereit.

Peppol ist dagegen vor allem ein Netzwerk für den elektronischen Austausch. Peppol BIS Billing beschreibt zusätzlich eine Rechnungsspezifikation.

Welches Format für Dich passt, hängt von Deinen Geschäftspartnern und Prozessen ab.

Wenn Du Odoo einsetzt, können wir Dich bei der Auswahl und Umsetzung unterstützen.

Wir prüfen gemeinsam Deine Anforderungen und zeigen Dir passende Möglichkeiten.

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