Kann man Unternehmensprozesse, die normalerweise ein ERP-System wie Odoo abbildet, einfach mit Excel und einer ERP KI nachbauen? Wir haben es ausprobiert - mit Claude als Prozessassistent und Excel als Datenhaltung. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, was funktioniert hat, wo die Grenzen liegen und warum die Antwort auf die Eingangsfrage nicht so einfach ausfällt.
Der Hintergrund: Warum Excel und KI gegen Odoo antreten
Dass Excel komplexe Berechnungen mit vielfältigen Bezügen abbilden kann, ist bekannt. Aus Erfahrung kennen wir Unternehmen, in denen Excel-Dateien ehemaliger Mitarbeiter existieren, deren Funktionsweise niemand mehr versteht, jedoch immer noch für essenzielle Kalkulationen im Einsatz sind. Auch eine zweite Korrektur-Excel, die das Ergebnis mit neueren Erkenntnissen erweitern, aber als Input weiterhin das Ergebnis der ursprünglichen "mystischen" Excel-Datei benötigen, sind nicht ungewöhnlich.
Komplexe Berechnungen einmal außer Acht gelassen: Wie gut schlägt sich Excel in operativen Prozessen? Manuelles Eintragen, die Notwendigkeit, selbst an alle Eingabestellen zu denken, und kaputte oder fehlende Verlinkungen sind die ersten Hemmnisse, die einem direkt einfallen. Genau hier kommt die ERP KI ins Spiel - in diesem Fall Claude von Anthropic.
Das Setup: Von Odoo-Daten zur Excel-Datenbasis
Für das Experiment haben wir Demodaten einer bestehenden Odoo-Instanz in verschiedene Excel-Tabellenblätter übertragen lassen. Jedes Tabellenblatt bildet ein Odoo-Modul ab: Kontakte, Produkte, CRM, Verkauf, Einkauf, Rechnungen, Buchhaltung, Projekte und mehr.
Dieses Cockpit-Tabellenblatt hat Claude erstellt. Wichtig für den ersten Schritt der Datenübertragung war, Claude mitzugeben, auf die Verlinkungen zwischen den Blättern zu achten und diese zu übertragen und beizubehalten. Außerdem musste darauf geachtet werden, alle relevanten Informationen mitzunehmen, denn im ersten Wurf fehlten beispielsweise Rechnungspositionen und Buchungszeilen. Dank der sauberen Datenbasis in Odoo konnte Claude diese aber einfach nachpflegen.
Die Prozesse: CRM, Verkauf, Einkauf und Buchhaltung
Mit Fertigstellung der Datenbasis ging es an echte Prozesse. Hierfür haben wir Skills erstellt, also vordefinierte Anweisungen, die Claude befähigen, Prozesse anhand von Nutzereingaben umzusetzen und Informationen in die entsprechenden Datenfelder einzutragen.
Lead eintragen
Der erste Prozess: Ein fiktiver Lead wird erfasst. Claude prüft auf passende Produkte, durchsucht bestehende Kundendaten (oder recherchiert sie bei Bedarf) und trägt eine neue Zeile im CRM-Tabellenblatt ein. Die Kundendaten landen gleichzeitig im Kontakt-Tabellenblatt und werden automatisch verlinkt. Dazu setzt Claude einen Status und ermittelt eine Erfolgswahrscheinlichkeit.
Der Prozess war bewusst trivial und mit direktem Input prototypisiert, aber man erkennt die Möglichkeiten. Wenn statt Chat-Input eine E-Mail-Adresse eingebunden wird, entsteht bereits ein brauchbares Fundament für einen CRM-Prozess.
Angebot und Einkauf erzeugen
Die Prozesse für Angebots- und Einkaufserstellung funktionieren analog und waren recht schnell in Skills gegossen. Bei der Angebotserstellung wäre eine schöne Erweiterung, auch das Word-Plugin zu verwenden und sich direkt marktgängige Angebotsdokumente erzeugen zu lassen - darauf haben wir für den Test aber verzichtet.
Buchhaltung
Besonders spannend wurde es bei der Buchhaltung. Hierfür wurde lediglich ein Skill erstellt, der die für den Test relevanten Sachkonten des SKR 03 kennt, neue Konten für Kreditoren und Debitoren nach einem definierten Schema anlegt und bei der Aufgabe "Rechnungserstellung" passende Buchungszeilen inklusive Steuerbuchungen erzeugt. So entstehen schnell vollständige Buchungszeilen mit Soll, Haben, Gegenkonten und Buchungstexten - vollständig von Claude erzeugt.
Das Ergebnis: Leads werden verarbeitet, Einkäufe und Verkäufe durchgeführt, Rechnungen erstellt und verbucht. Alles innerhalb von drei Stunden zusammengesteckt. Als Interface dient das Claude-Aufgabenfenster, während Excel als Datenhaltung für Claude und als Kontrollübersicht für den Menschen fungiert.
Die Kostenrechnung: Was kostet der Spaß?
Ein fairer Vergleich braucht auch eine Kostenbetrachtung. Für einen einzelnen Nutzer sieht die Rechnung ungefähr so aus:
Excel + Claude (Solo-Setup):
- Microsoft 365 Business Basic: ca. 6 €/Monat
- Claude Pro (inkl. Cowork und Excel-Plugin): ca. 18 €/Monat (20 $/Monat)
- Gesamt: ca. 24 €/Monat
Odoo (Standard Online, alle Apps):
- Odoo Online Standard: ab 24,90 €/Nutzer/Monat
- Gesamt: ab 24,90 €/Monat (zzgl. optionalem Success Pack oder Partnerleistungen für die Einrichtung)
Alle Preise Stand Mai 2026.
Eine detaillierte Aufschlüsselung der Odoo-Kostenkomponenten findest Du in unserem Beitrag Odoo Preise: So kalkulierst Du Deine ERP-Kosten richtig.
Die reinen Lizenzkosten liegen also überraschend nah beieinander. Was man beim Excel-KI-Ansatz finanziell spart, ist das Success Pack oder der Odoo-Partner, der bei der Einrichtung unter die Arme greift. Allerdings ergibt sich dadurch die Notwendigkeit, alle Prozesse selbst zu erstellen und zu pflegen - und das ist ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand.
Fazit: Was bleibt nach dem Experiment?
War es leicht zu erstellen? Ja, wenn man zehn Jahre Erfahrung in der Odoo-ERP-Implementierung mitbringt. Wer weiß, wie Unternehmensprozesse ablaufen, kann sie mit KI-Unterstützung schnell in einer Art "Claude Odoo" abbilden. Wer diese Erfahrung nicht hat, steht vor einer ganz anderen Herausforderung.
Hat es Spaß gemacht? Auf jeden Fall. Es ist beeindruckend, was in drei Stunden möglich ist.
Sollte ich mein Unternehmen darauf aufbauen wollen? Für den Start in eine Solo-Selbstständigkeit ist so ein Setup durchaus nutzbar. Es ist in jedem Fall besser als eine selbst gebaute Verwaltungs-Excel ohne KI. Man kann es schnell erweitern, um eigene Prozesse wie Lagerhaltung oder Einkaufsforecasting abzubilden.
Aber genau das ist auch der Knackpunkt: Man muss alles selbst erweitern. Jeder abzubildende Prozess muss einzeln erstellt werden. Bei Odoo ERP kann man einfach eine App installieren und einen bewährten, ausgereiften Prozess nutzen. Beim Excel-KI-Ansatz muss man sich selbst Gedanken machen, wie ein Prozess sinnvoll abgebildet wird. Dass hier Fehlerquellen liegen, steht außer Frage.
Auch im besten Fall hat man am Ende ein System für genau den aktuellen Prozess. Individuell, gut auf die eigenen Prozesse angepasst - und wahrscheinlich auch nur für einen selbst und genau diesen Prozess nutzbar. Jede Erweiterung des Leistungskatalogs führt zu neuen Prozessen, neuen Abbildungen und neuen Skills. Diese Einfachheit ist eine absolute Chance, sich schnell zu entwickeln und birgt gleichzeitig das Risiko, dass man irgendwann den Überblick über die eigenen Prozesse verliert.
Was im Experiment bewusst außen vor blieb
In diesem Prototyp haben wir einige Punkte bewusst nicht betrachtet, die in der Praxis relevant sind:
- Mehrbenutzerzugriff: Verschiedene Mitarbeitende mit unterschiedlichen Berechtigungen auf die gleichen Daten zugreifen zu lassen, ist in Excel-KI nicht trivial lösbar. In Odoo ist das Standard.
- Datenschutz: Die Frage, wo Daten verarbeitet und gespeichert werden, stellt sich bei einem KI-gestützten Setup nochmal anders als bei einem klassischen ERP.
- Skalierung: Für einen Nutzer funktioniert das Setup. Für ein wachsendes Team mit fünf, zehn oder zwanzig Mitarbeitenden stößt es schnell an Grenzen.
Und was heißt das für Dich?
Wenn Du gerade am Anfang stehst und nach einer schlanken Lösung suchst, kann ein Excel-KI-Setup ein guter erster Schritt sein. Aber: Plane den Übergang zu einem professionellen ERP-System von Beginn an mit ein. Die Erfahrung zeigt, dass gewachsene Excel-Landschaften irgendwann mehr kosten als die Einführung eines strukturierten ERP-Systems.
Ob Du Dich für Odoo, für KI-gestützte Prozesse oder eine Kombination aus beidem entscheidest - wir helfen Dir, die richtige Lösung zu finden. Lass uns gemeinsam herausfinden, was für Dein Unternehmen am meisten Sinn ergibt. Melde Dich bei uns, wir freuen uns auf das Gespräch.
FAQ zu ERP mit Excel und KI
Für einfache Prozesse und als Solo-Selbstständiger ist ein Excel-KI-Setup ein brauchbarer Start. Du kannst Leads erfassen, Angebote erzeugen und einfache Buchungen abbilden. Sobald Du aber mehrere Mitarbeitende einbindest, Berechtigungen brauchst oder Deine Prozesse komplexer werden, stößt Du an die Grenzen. Ein professionelles ERP wie Odoo bietet standardisierte, erprobte Prozesse, die Du nicht erst selbst bauen musst.
Die Lizenzkosten liegen überraschend nah beieinander: Ein Microsoft-365-Abo plus Claude Pro kosten zusammen ca. 24 € pro Monat, Odoo Online Standard beginnt bei ca. 24,90 € pro Nutzer und Monat. Der wesentliche Unterschied liegt im Aufwand: Bei Odoo bekommst Du fertige Prozesse, beim Excel-KI-Ansatz musst Du alles selbst aufbauen und pflegen.
Programmierkenntnisse im klassischen Sinne brauchst Du nicht. Was Du brauchst, ist ein gutes Verständnis Deiner eigenen Geschäftsprozesse - also wissen, welche Schritte in welcher Reihenfolge ablaufen, welche Daten wo erfasst werden und wie sie zusammenhängen. Dieses Prozesswissen ist die eigentliche Voraussetzung, nicht die Technik.
Am besten eignet es sich für Solo-Selbstständige oder sehr kleine Teams, die schnell starten wollen und ihre Prozesse gut kennen. Sobald Dein Unternehmen wächst, mehrere Personen auf die Daten zugreifen oder Du revisionssichere Buchhaltung brauchst, ist der Wechsel zu einem echten ERP-System wie Odoo der sinnvollere Weg.
Nein. Eine Excel-basierte Buchhaltung erfüllt in der Regel nicht die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Es fehlen unter anderem die Unveränderbarkeit von Buchungen, ein lückenloses Audit-Trail und die Verfahrensdokumentation. Für eine regelkonforme Buchhaltung solltest Du auf eine zertifizierte Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System setzen.
Claude Odoo: Wie weit kommt man mit Excel und Claude wirklich?