In einer Ära, in der Daten als das neue Gold gelten, wird die Fähigkeit, Informationen effektiv zu nutzen, zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Ab Version 16 bietet Odoo vielseitige Optionen zur Datenauswertung und ermöglicht Unternehmen somit nicht nur einen Überblick über komplexe Datenmengen, sondern auch maßgeschneiderte Auswertungen für die individuellen Bedürfnisse.
Die Rolle von Daten in der Geschäftswelt von heute
Die moderne Geschäftswelt ist zunehmend von der Fähigkeit geprägt, nicht nur Daten zu sammeln, sondern auch in Echtzeit darauf zuzugreifen, um schnelle und agile Entscheidungen zu treffen. Dashboards dienen als Schnittstelle, um komplexe Datensätze zu visualisieren und interpretierbare Einblicke zu gewinnen, wodurch die Bedeutung von Daten in der Geschäftswelt auf ein neues Niveau gehoben wird.
Dabei gleicht kein Unternehmen dem anderen, und somit variieren auch die Anforderungen an die Datenauswertung. Standardisierte Analysen können dabei oft nicht alle Nuancen erfassen. Vor dem Hintergrund werden ab Odoo 16 im Rahmen des Moduls Dashboards standardmäßig bereits eine Reihe vordefinierter Auswertungen zur Verfügung gestellt. Hierbei handelt es sich um über 20 Auswertungen aus den Themenbereichen Verkauf, Abonnements, CRM, Buchhaltung, Logistik, Marketing, Website und Personal.
Damit Sie neben diesen vorgefertigten Auswertungen auch eigene Dashboards entwickeln und so das Modul in vollem Umfang nutzen können, werfen wir in diesem Blogartikel einen genaueren Blick auf die benutzerdefinierte Erstellung von Dashboards. Dafür versetzen wir uns hinein in die Rolle des Geschäftsführers eines mittelständischen Unternehmen, um an einem Praxisbeispiel zu verstehen, wie die Dashboards Unternehmen dabei unterstützen, ihre Daten in wertvolle Erkenntnisse umzuwandeln.
Odoo 17 Dashboards - Ein Praxisbeispiel
Der Fokus unseres Dashboards soll auf den Kundenbeziehungen und um genauer zu sein auf den einzelnen Vetriebsmitarbeitern liegen. Vor diesem Hintergrund legen für vorab Ziele fest, welche wir mit unserem Dashboard erreichen wollen:
Zielsetzung
- Anzahl an Verkaufschancen je Vertriebsmitarbeiter
- Zu erwartende Umsätze je Vertriebsmitarbeiter
- Dynamisches Ranking der drei besten Vertriebsmitarbeiter
Erstellung des Dashboards
Um das Dashboards zu erstellen, wird neben dem Modul “Dashboards” auch das Modul ”Dokumente” benötigt, da in diesem Modul die sogenannten Tabellenblätter (auch Spreadsheets genannt) erzeugt werden, welche sich mit Excel-Tabellen vergleichen lassen. Der erste Schritt in der Erstellung des Dashboards besteht demnach darin, aus dem Modul “Dokumente” heraus ein leeres Tabellenblatt zu erstellen, welches die Basis unseres Dashboards darstellt.
Im oberen Bereich des neuen Tabellenblatts kann direkt der Name angepasst werden - in diesem Beispiel nennen wir es “Verkaufsanalyse”. Um das Tabellenblatt mit den relevanten Informationen aus dem Odoo zu befüllen begeben wir uns in das Modul “CRM”, wo wir uns die Verkäufe gruppiert nach dem Vertriebsmitarbeiter und der aktuellen Phase des Verkaufsvertrags als Graphen anzeigen lassen. Über die Schaltfläche “In Tabellenkalkulation einfügen” können wir den Graphen anschließend in unser erstelltes Tabellenblatt einfügen.
In der Tabellenkalkulation können wir das Diagramm anschließend nach Belieben über das Menü in der oberen rechten Ecke des Diagramms anpassen. In unserem Fall ändern wir den Namen des Diagramms und setzen die Legende in den unteren Bereich.
Dieses Diagramm gibt uns bereits einen guten Überblick über die Anzahl an Verkaufschancen der einzelnen Vertriebsmitarbeiter. Was wir allerdings nicht erkennen ist die Höhe der zu erwartenden Umsätze und ein übersichtliches Ranking der aktuell besten Verkäufer. Um die dafür relevanten Daten zu erzeugen, bewegen wir uns zurück in das Modul CRM und greifen dieses Mal nicht auf die Diagramm-Ansicht zurück, sondern auf die Pivot-Ansicht. Pivot-Ansichten finden eine sehr vielseitige Anwendung in Dashboards, da sie sich, anders als Diagramme, umfangreicher in der Tabellenkalkulation bearbeiten und auch mit weiteren Daten anreichern lassen.
In unserem Beispiel benötigen wir eine Ansicht der zu erwartenden Umsätze je Mitarbeiter und wählen demnach als Wert “Erwarteter Umsatz” aus und erweitern die Zeilen der Ansicht über das Plus-Symbol mit den einzelnen Vertriebsmitarbeitern. Anschließend sortieren wir die zu erwartenden Umsätze abfallend über den Pfeil neben der Spaltenbezeichnung.
Wie zuvor, fügen wir die Ansicht in unsere bestehende Tabellenkalkulation ein und sehen, dass für jeden weiteren Datenimport ein weiteres Tabellenblatt erstellt wird. An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass im finalen Dashboard immer lediglich die erste Seite der Tabellenkalkulation im Dashboard angezeigt wird und somit alle relevanten Informationen dafür auf die erste Seite platziert werden müssen. Da das Ranking der Vertriebsmitarbeiter eine zentrale Zielstellung des Dashboards ist, sollte die soeben eingefügte Pivot-Ansicht aus dem Tabellenblatt “Sheet1” markiert, kopiert und in die erste Seite eingefügt werden.
Durch einen Klick auf einen Wert in der Pivot-Ansicht wird ersichtlich, dass Odoo nicht lediglich die Werte aus der erstellten Pivot-Ansicht in das Tabellenblatt ohne Formatierung einfügt, sondern jede Zelle auf den jeweiligen Wert der ursprünglichen Ansicht zugreift. In unserem Fall ist der ausgewählte Wert der Name des Mitarbeiters mit der User ID 2. Durch dieses Vorgehen von Odoo lassen sich eingefügte Pivot-Ansicht vielseitig auf die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Entsprechend der definierten Zielstellung wollen wir nicht alle Vertriebsmitarbeiter in dem Ranking sehen, sondern nur die aktuellen Top drei. Um dies zu erreichen, setzen wir in der ersten Zeile sowohl in der linken als auch in der rechten Spalte ein Rautezeichen vor dem zu suchenden Element, um nicht nach einer bestimmten ID zu suchen, sondern nach einer Zahl. Diese Zahl ist die 1, da wir hier den Mitarbeiter an erster Stelle unseres Rankings definieren. Wir ändern die beiden Formeln also wie folgt ab:
Spalte “Vetriebsmitarbeiter”:
=ODOO.PIVOT.HEADER(1,"user_id",2) → =ODOO.PIVOT.HEADER(1,"#user_id",1)
Spalte “Erwarteter Umsatz”:
=ODOO.PIVOT(1,"expected_revenue","user_id",2) → =ODOO.PIVOT(1,"expected_revenue","#user_id",1)
Nachdem die Änderungen der Formeln für den Mitarbeiter der ersten Position umgesetzt sind, markieren wir die gesamte Zeile und ziehen die Formel bis an die dritte Stelle, damit die Formel für die zweite und dritte Zeilen übernommen wird. Die Tabelle ist nun so konfiguriert, dass immer nur die besten drei Vertriebsmitarbeiter nach dem zu erwartenden Umsatz angezeigt werden. Anschließend kann in unserem Fall die Zeile des vierten Mitarbeiters entfernt werden und mit ein paar Formatierungen der Zellen und deren Ränder sieht unser Tabellenblatt wie folgt aus.
Da wir nun alle zu Beginn aufgestellten Zielvorgaben des Dashboards erfüllt haben, können wir das Tabellenblatt über den Reiter “Datei” und “Zum Dashboard hinzufügen” in ein neues Dashboard überführen. An dieser Stelle wählen wir den Namen des zu erstellenden Dashboards aus und platzieren das Dashboard in einer passenden Dashboard-Gruppe. Auch die Zugriffsrechte für das Dashboards können hier eingestellt werden.
Wir verlassen nun das Modul Dokumente und begeben uns in das Modul Dashboards, wo wir auf der linken Seite von den zu Beginn erwähnten standardmäßig enthaltenen Dashboards begrüßt werden. Unser in diesem Blogbeitrag erstelltes Dashboard kann nun im Bereich “CRM” geöffnet werden.
Falls auch Sie ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Dashboard in Odoo benötigen, kontaktieren Sie uns gern! Wir bieten darüber hinaus auch die Entwicklung von Auswertungen und Dashboards mittels Microsoft PowerBI an, um auch komplexere Daten aus mehr als einer Quelle für Sie zu vereinen.
Quellen: www.odoo.com