Die E-Rechnung mit Odoo lässt sich direkt in Deinen Rechnungsprozess integrieren. Dabei geht es nicht nur um das richtige Dateiformat. Für einen funktionierenden Prozess müssen die Anforderungen des Geschäftspartners, die Stammdaten, das E-Rechnungsformat und der Übertragungsweg zusammenspielen.
Aktuelle Odoo-Versionen unterstützen verschiedene E-Rechnungsformate und Übertragungswege. Dazu gehören unter anderem ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X, XRechnung und Peppol.
Wie sich die verschiedenen E-Rechnungsformate unterscheiden und welches Format für welchen Anwendungsfall geeignet ist, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag „E-Rechnungsformate verstehen: ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X“.
In diesem Beitrag geht es deshalb vor allem um die praktische Umsetzung: Wie richtest Du E-Rechnungen in Odoo ein, wie versendest Du sie und wie funktioniert der Rechnungseingang?
Wenn Du zunächst klären möchtest, wann Dein Unternehmen E-Rechnungen empfangen oder versenden muss, findest Du die gesetzlichen Grundlagen in unserem Beitrag „„E-Rechnungspflicht ab 2025“ “.
Anforderungen des Geschäftspartners prüfen
Bevor Du die E-Rechnung in Odoo einrichtest, solltest Du zunächst klären, welche Anforderungen Dein Rechnungsempfänger stellt.
Nicht jeder Geschäftspartner nutzt denselben Übertragungsweg oder benötigt dieselben Angaben. Ein Kunde kann beispielsweise eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, während ein anderer den Austausch über Peppol erwartet. Bei öffentlichen Auftraggebern können zusätzliche Angaben wie eine Leitweg-ID erforderlich sein.
Kläre deshalb vor dem ersten Versand:
Welches Format akzeptiert der Empfänger?
Über welchen Weg soll die Rechnung übertragen werden?
Ist der Empfänger über Peppol erreichbar?
Welche elektronische Rechnungsadresse wird benötigt?
Gibt es eine Käuferreferenz oder Leitweg-ID?
Gerade bei wiederkehrenden Geschäftspartnern lohnt es sich, diese Informationen direkt im Odoo-Kundenstamm zu hinterlegen.
E-Rechnungen aus Odoo erstellen
Die Erstellung einer E-Rechnung beginnt wie gewohnt mit einer Kundenrechnung.
Du erstellst die Rechnung beispielsweise aus einem Verkaufsauftrag oder direkt in der Buchhaltung und bestätigst sie nach der Prüfung.
Anschließend öffnest Du die Rechnung und wählst Senden beziehungsweise die entsprechende Versandfunktion.
Odoo erzeugt dabei auf Grundlage der Konfiguration das erforderliche elektronische Rechnungsformat. Je nach gewählter Einstellung kann die E-Rechnung beispielsweise als strukturierte XML-Datei oder als hybrides Rechnungsformat bereitgestellt werden.
Welche Formate dabei konkret verfügbar sind, hängt von Deiner Odoo-Version und der eingesetzten Lokalisierung ab.
Mehr zu den einzelnen E-Rechnungsformaten:
In unserem Beitrag E-Rechnungsformate verstehen: ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X erklären wir die Unterschiede und Einsatzmöglichkeiten der verschiedenen Formate.
Konfiguration in Odoo
Um die Erstellung anderer Rechnungsformate zu aktivieren, muss man je nach Odoo-Version an entsprechenden Stellen die Konfiguration vornehmen.
Von Odoo 14 bis Odoo 19 erfolgt die Einstellung auf der Ebene der Buchhaltungsjournale. Für jedes Journal kannst du einstellen, welche Formate dort gewünscht sind:
Rechnungsformat am Kunden hinterlegen
Die konkreten Einstellungsmöglichkeiten unterscheiden sich je nach Odoo-Version, Lokalisierung und eingesetzten Apps. Der grundsätzliche Ablauf ist in aktuellen Odoo-Versionen jedoch ähnlich.
Eine wichtige Einstellung befindet sich direkt im Kundenstamm.
Öffne dazu:
Buchhaltung → Kunden → Kunden
Wähle den gewünschten Kunden aus und öffne den Reiter Buchhaltung.
Im Bereich Kundenrechnungen kannst Du das gewünschte E-Rechnungsformat hinterlegen. Standardmäßig richtet sich das im Versandfenster verfügbare Format unter anderem nach dem Land des Kunden. Ein bestimmtes Format kann für einen Kunden aber auch gezielt festgelegt werden.
So kann beispielsweise bei unterschiedlichen Kunden jeweils ein anderes Format hinterlegt werden:
Rechnungsempfänger | Mögliches Format |
Geschäftskunde | Factur-X / ZUGFeRD |
Öffentlicher Auftraggeber | XRechnung |
Peppol-Teilnehmer | Peppol BIS Billing |
Geschäftspartner mit eigener Vorgabe | nach Vorgabe des Empfängers |
Welche Formate Dir konkret zur Verfügung stehen, hängt von Deiner Odoo-Version und der installierten Lokalisierung ab.
Die Leitweg-ID
Bei öffentlichen Auftraggebern kann eine Leitweg-ID erforderlich sein.
Sie wird innerhalb der XRechnung als Käuferreferenz über das Feld BT-10 übertragen.
Eine Leitweg-ID ist nicht für jede XRechnung erforderlich.Das entscheidet der jeweilige Rechnungsempfänger.
In Odoo solltest Du bei entsprechenden Kunden prüfen, wo die Käuferreferenz in der eingesetzten Version gepflegt wird und ob sie bei der Erzeugung der XRechnung korrekt übernommen wird.
Gerade bei Behördenrechnungen sollte dieser Prozess vor dem produktiven Einsatz getestet werden. Eine technisch erzeugte XML-Datei hilft wenig, wenn eine für den Empfänger erforderliche Referenz fehlt und die Rechnung deshalb abgewiesen wird
Peppol direkt aus Odoo nutzen
Neben E-Mail gibt es weitere Übertragungswege.
Dazu gehört das Peppol-Netzwerk.
Peppol ermöglicht den strukturierten Austausch elektronischer Dokumente.
Die Übertragung erfolgt dabei zwischen angebundenen Systemen.
Aktuelle Odoo-Versionen unterstützen den Rechnungsaustausch über Peppol.
Odoo 19 unterstützt dabei mehrere relevante Formate. Dazu gehören Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung CIUS. Der Rechnungsversand kann dadurch stärker in Deinen ERP-Prozess integriert werden.
Odoo übernimmt dabei Funktionen eines Peppol Access Points und ermöglicht die Registrierung sowie den Versand und Empfang unterstützter Dokumente innerhalb des Netzwerks.
Die aktuelle Odoo-Dokumentation weist zudem darauf hin, dass die Peppol-Registrierung auch in Odoo Community verfügbar ist.
Damit sollte eine Aussage wie „Peppol gibt es nur in Enterprise“ nicht pauschal auf aktuelle Odoo-Versionen übertragen werden.
E-Rechnungen in Odoo verarbeiten
Nicht nur der Versand muss funktionieren.
Auch der Rechnungseingang gehört zum E-Rechnungsprozess.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Für Dich als Odoo-Anwender bietet gerade die strukturierte Verarbeitung eingehender Rechnungen ein erhebliches Automatisierungspotential.
Strukturierte Rechnungen können dabei Daten direkt liefern.
Odoo kann diese Informationen für Lieferantenrechnungen verwenden.
Abhängig vom Format und der eingesetzten Odoo-Konfiguration lassen sich beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Geschäftspartner, Rechnungspositionen, Steuerinformationen und Beträge übernehmen.
Dein Mitarbeiter erfasst dann nicht mehr sämtliche Daten neu, sondern kontrolliert die aus der elektronischen Rechnung übernommenen Informationen.
Damit verändert sich der Rechnungseingang von einem Erfassungsprozess zunehmend zu einem Prüf- und Freigabeprozess.
E-Rechnungen in Odoo verarbeiten
Nicht nur der Versand muss funktionieren.
Auch der Rechnungseingang gehört zum E-Rechnungsprozess.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Für Dich als Odoo-Anwender bietet gerade die strukturierte Verarbeitung eingehender Rechnungen ein erhebliches Automatisierungspotential.
Strukturierte Rechnungen können dabei Daten direkt liefern.
Odoo kann diese Informationen für Lieferantenrechnungen verwenden.
Abhängig vom Format und der eingesetzten Odoo-Konfiguration lassen sich beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Geschäftspartner, Rechnungspositionen, Steuerinformationen und Beträge übernehmen.
Dein Mitarbeiter erfasst dann nicht mehr sämtliche Daten neu, sondern kontrolliert die aus der elektronischen Rechnung übernommenen Informationen.
Damit verändert sich der Rechnungseingang von einem Erfassungsprozess zunehmend zu einem Prüf- und Freigabeprozess.
Peppol automatisiert den Rechnungseingang
Wird Peppol in deinem Unternehmen verwendet, kann zusätzlich Dein Übertragungsweg automatisiert werden.
Die Rechnung muss dann nicht per E-Mail eingehen. Unterstützte Dokumente werden direkt zwischen den beteiligten Systemen übertragen. Dadurch entstehen weniger manuelle Zwischenschritte. Auch das Herunterladen von Anhängen entfällt.
Der Prozess kann dadurch deutlich durchgängiger werden. Dein Lieferant erstellt seine Rechnung im ERP-System. Anschließend überträgt er diese über Peppol.Odoo übernimmt die strukturierten Rechnungsinformationen. Danach kann dein Mitarbeiter die Rechnung prüfen und verarbeiten. Diese Möglichkeit der Übertragung reduziert Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte.
Stammdaten werden wichtiger
Automatisierte Prozesse brauchen verlässliche Stammdaten.Fehlen Informationen, können Prozesse ins Stocken geraten.
Das betrifft Kunden und Lieferanten gleichermaßen. Achte darauf, dass deine Rechnungsdaten vollständig gepflegt werden. Bei einer manuell bearbeiteten Rechnung kann ein Mitarbeiter fehlende oder unklare Informationen häufig noch erkennen und korrigieren. Ein automatisierter Prozess ist stärker darauf angewiesen, dass die Informationen eindeutig und vollständig vorliegen.
Wichtige Angaben können beispielsweise sein:
Unternehmensname und Anschrift
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
elektronische Rechnungsadresse
gewünschtes Rechnungsformat
Käuferreferenz
gegebenenfalls Leitweg-ID
Peppol-Teilnehmerinformationen
Die Einführung der E-Rechnung ist deshalb ein guter Anlass, deine relevanten Kunden- und Lieferantenstammdaten zu überprüfen.
Bestehende Odoo-Systeme vor einer Anpassung prüfen
Insbesondere bei älteren Odoo-Versionen lohnt es sich, zunächst den vorhandenen Funktionsumfang zu analysieren.
Odoo hat die elektronische Rechnungsstellung über mehrere Releases hinweg weiterentwickelt. Funktionen und Konfigurationswege unterscheiden sich deshalb teilweise erheblich.
Bevor eine individuelle Anpassung entwickelt wird, sollte geprüft werden, ob der benötigte Prozess in einer aktuellen Odoo-Version bereits im Standard vorhanden ist.
Das ist insbesondere im Hinblick auf spätere Migrationen relevant. Eine Custom-Lösung für eine Funktion, die inzwischen Bestandteil des Odoo-Standards ist, erhöht langfristig Wartungs- und Migrationsaufwand.
Die E-Rechnung nicht isoliert betrachten
Die wichtigste Frage lautet nicht:
„Wie erzeuge ich eine XML-Datei?“
Die bessere Frage lautet:
„Wie funktioniert mein Rechnungsprozess in Odoo?“
Dazu gehört zunächst der Kundenstamm. Danach folgt das passende E-Rechnungsformat.
Auch der Übertragungsweg muss feststehen. Anschließend geht es um den Rechnungseingang. Ebenso wichtig sind Prüfungen und Freigaben. Alle Schritte sollten zusammen betrachtet werden.
So entsteht ein durchgängiger Prozess und manuelle Zwischenschritte lassen sich gezielt reduzieren. Erst wenn du diese Punkte betrachtet hast, folgt die konkrete Odoo-Konfiguration.
Spezialfälle? Wir können helfen!
Während die Implementierung von Odoo sicher stellt, dass du dir keine Sorgen aus rechtlicher Sicht machen musst, kann es natürlich immer vorkommen, dass deine Firma andere Anforderungen benötigt. So kann es sein, dass du für ältere Versionen als Odoo 17 benötigst, dass bestimmte Rechnungsformate nur an einige spezifische Kunden gehen. Oder du hast eine Odoo-Version älter als Odoo 14 und deutsche Behörden unter deinen Kunden, so dass du eine Methode benötigst, die Leitweg-ID in die Rechnungen einzupflegen. Auch für neuere Odoo-Versionen kann es möglich sein, dass die Leitweg-ID in der Referenz für dein Odoo nicht funktioniert, weil das Feld beispielweise bereits für andere Zwecke benutzt wird. In all diesen Fällen können wir dich gerne beraten und eine entsprechende Anpassung auf dem System installieren, welche diese Probleme löst - kontaktier uns gern!
Unser Fazit zu der Einrichtung von E-Rechnung in Odoo
Odoo bietet die technischen Voraussetzungen, elektronische Rechnungen in Deine bestehende Buchhaltungsprozesse zu integrieren. Der eigentliche Nutzen entsteht jedoch erst dann, wenn nicht nur das Rechnungsformat, sondern der gesamte Prozess betrachtet wird.
Kundenbezogene Einstellungen, strukturierte Rechnungsinformationen und ein direkter Übertragungsweg über Peppol können dazu beitragen, manuelle Arbeit im Rechnungsausgang und Rechnungseingang deutlich zu reduzieren.
Die E-Rechnung wird damit von einer gesetzlichen Anforderung zu einem Baustein für stärker automatisierte Finanzprozesse in Odoo.
FAQ zur zur E-Rechnung mit Odoo
Ja, Odoo unterstützt die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen. Je nach Odoo-Version und eingesetzter Lokalisierung stehen unterschiedliche E-Rechnungsformate und Übertragungswege zur Verfügung. Für deutsche Unternehmen sind insbesondere XRechnung, ZUGFeRD und die Anbindung an Peppol relevant. Welche Funktionen Dir konkret zur Verfügung stehen, hängt daher von Deiner Odoo-Version und Konfiguration ab.
Ja, aktuelle Odoo-Versionen unterstützen die Erstellung von XRechnungen für den deutschen Markt. Dafür müssen die entsprechenden Einstellungen und die deutsche Lokalisierung korrekt eingerichtet sein. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können außerdem zusätzliche Angaben wie die Leitweg-ID erforderlich sein. Diese muss im Kundenkontakt entsprechend hinterlegt werden, damit sie in der elektronischen Rechnung berücksichtigt werden kann.
Ja, Odoo unterstützt auch elektronische Rechnungen auf ZUGFeRD-Basis. Dabei wird die strukturierte Rechnungsinformation mit einer PDF-Datei kombiniert. Welche ZUGFeRD-Profile und Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von der eingesetzten Odoo-Version und den aktivierten E-Rechnungsfunktionen ab.
Wenn Du mehr über die Unterschiede zwischen ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X erfahren möchtest, haben wir die wichtigsten Formate in unserem Beitrag [E-Rechnungsformate verstehen: ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X] ausführlich erklärt.
Ja, Odoo kann elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Dabei können strukturierte Rechnungsdaten direkt in Odoo übernommen und für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung genutzt werden. Je nach Einrichtung ist auch der Empfang über Peppol möglich. So lassen sich E-Rechnungen nicht nur erstellen und versenden, sondern auch in bestehende Buchhaltungsprozesse integrieren.
Ja, Odoo unterstützt den Versand von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Dafür wird der Geschäftspartner über seine elektronische Adresse identifiziert und die Rechnung in einem unterstützten elektronischen Format übertragen. Welche Formate und Funktionen verfügbar sind, hängt von der Odoo-Version und der jeweiligen Konfiguration ab. Für Unternehmen, die regelmäßig mit Geschäftspartnern oder Behörden über Peppol kommunizieren, kann Odoo damit einen durchgängigen elektronischen Rechnungsprozess abbilden.
Nicht zwingend. Bevor Du über einen Systemwechsel nachdenkst, solltest Du zunächst prüfen, welche Odoo-Version Du einsetzt und welche E-Rechnungsfunktionen bereits aktiviert sind. Viele Funktionen
Quellenverzeichnis