Set up Odoo

Werte Kundin, werter Kunde,

um Ihnen eine optimale unternehmensbezogene Konfiguration bieten zu können, füllen Sie uns bitte den nachfolgenden Kundenfragebogen aus.

Die Umfrage wird ca. 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen.

Sollten Sie darüber hinaus Frage haben, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

Allgemein

Werden mehrere legale Einheiten verwaltet – Multicompany?

Werden mehrere legale Einheiten verwaltet bzw. verwendet (Multicompany)?
Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo.

Wenn anders, bitte spezifizieren:

Firmendaten (Name, Adresse)

Wie ist die Bezeichnung, Anschrift, Telefon-/Faxnummer, E-Mail Adresse, Website der einzelnen legalen Einheiten?
Beispiel:     manaTec GmbH                     
                  Königsbrücker Str. 124                
                  01099 Dresden                            
                  Deutschland
                  +49(0)351/32149100
                  +49(0)351/32149199
                  info@manatec.de

Steuernummer

Wie ist die Umsatzsteuer-ID und Handelsregisterinformationen der einzelnen legalen Einheiten?
Beispiel: USt-ID: DE300808535, Handelsregisternummer: HRB 34527

Zu installierende Sprachen

Welche Sprachen sollen installiert werden?
Beispiel: Deutsch, Englisch, etc.

Zu installierende Währungen

Welche Währungen sollen installiert werden?
Werden Preise mit mehr als zwei Nachkommastellen verwendet?
Beispiel: Euro, USD, etc.

Kunden und Lieferantenstruktur

Können Kunden gleichzeitig Lieferanten sein (und umgekehrt)? Welche Vertriebskanäle werden verwendet? Wird hauptsächlich/nur im B2B oder B2C Bereich gearbeitet?
Beispiel: Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo (Deutschland, Europa, Drittländer)

Nutzer (inkl. E-Mail-Adresse und Rolle)

Wie ist die Organisationsstruktur der Mitarbeiter (Organigramm) und wie sind die Rollen verteilt?
Beispiel: Max Mustermann; m.mustermann@beispiel.de; Geschäftsführer

Logik von Sequenznummern

Wie sollen die Nummernfolgen für die Dokumente in Odoo (bspw. Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge und Lieferscheine) aufgebaut sein?
Beispiel:  • Eingangsrechnungen: EK-2020-001, EK-2020-002
                • Ausgangsrechnungen: VK-2020-001, VK-2020-002
                • Angebote: AN-2020-001, AN-2020-002
                • Lieferscheine: DN-2020-0001, DN-2020-0002
                • Einkaufsbestellungen: PO-2020-0001, PO-2020-0002

HBG-Nummer

Soll die Synchronisation mit einem zentralen Google Kalendern möglich sein?

E-Mail

Soll das Senden und der Empfang von E-Mails in Odoo möglich sein?

Website

Soll die Odoo-Webseite und der Odoo-Onlineshop verwendet werden?

Drittsoftware

Soll Drittsoftware angebunden werden und wenn ja welche?

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Abrechnung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Kontenrahmen

Welcher Kontenrahmen wird verwendet? Wenn es mehrere legale Einheiten gibt, haben alle den gleichen Kontenrahmen oder
unterscheidet dieser sich je nach Einheit?
Beispiel: SKR03, SKR04

Eigens angelegte Konten

Werden über den Kontenrahmen hinaus individuelle Konten verwendet und wenn ja welche?

Wenn anders, bitte spezifizieren:

Stellen der Kontennummern

Wie viele Stellen haben die jeweiligen Nummern der Konten?
Beispiel aus SKR 03: 1200 Bank / 1200 00 Bank

Soll/Ist-Besteuerung

Welche Konten bei welchen Zahlungsanbietern (Banken, PayPal, ...) sollen in Odoo verfügbar sein? 

Kontodaten

Sollen Firmenkreditkarten abgebildet werden und wenn ja wie sind deren Daten?
Beispiel: 
Kontoinhaber: manaTec GmbH
                Ostsächsische Sparkasse Dresden
                BLZ      85050300
                Kto.      221091750
                IBAN    DE36 8505 0300 0221 0917 50
                BIC      OSDDDE81XXX

Sollen Firmenkreditkarten abgebildet werden

Wird Skonto verwendet und wenn ja in welchen Prozessen?
Beispiel: 
Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen

Wenn anders, bitte spezifizieren:

Wird Skonto verwendet

Welche Abschreibungsarten werden verwendet?
Beispiel: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung, etc.

Anlagetypen der Abschreibung

Welche Abschreibungsarten werden verwendet?
Beispiel: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung, etc.

Werden Pro-Forma Rechnungen benötigt

Werden Pro-Forma Rechnungen verwendet?
Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg, der den Empfänger in der Regel nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken.

Beginn/Ende des Geschäftsjahres

Wann beginnt und endet ein Geschäftsjahres?
Beispiel: Beginn 01.01. Ende 31.12.

Darstellung der Verkaufssteuern

Sind die Verkaufssteuern im Preis inkludiert oder exkludiert? 

Soll ein Bankabgleich vorgenommen werden

Ist ein Bankabgleich gewünscht? Wenn ja in welchem Umfang (nur Ein- u. Ausgangsrechnungen vs. volle Buchungssätze)
Synchronisieren Sie Ihre Kontoauszüge automatisch mit Ihrer Bank und erhalten Sie aktuelle Bankfeeds.

Wenn anders, bitte spezifizieren:

Zahlungsmittel

Wie werden Zahlungen getätigt/ausgelöst (bspw. Online Banking oder Zahlungsdatei/Export)? Wie werden Zahlungen erhalten?
Beispiel: Bar, Überweisung, Kreditkarte, Zahldatei, Gutscheine

Existieren SEPA-Lastschriftmandate von Kunden?

Existieren SEPA Lastschriftmandate von Kunden? 

Existiert eine Barkasse

Existieren Barkassen? Wenn ja, wie werden diese verwaltet? Wenn ja, werden Kunden- und Lieferantenrechnungen mit Bargeld
beglichen? Wenn ja, werden tägliche Kassenabschlüsse durchgeführt?

Existiert eine Kostenstellenstruktur?

Gibt es eine Kostenstellenstruktur und wenn ja wie ist diese aufgebaut? Soll eine Budgetverwaltung über Odoo auf Kostenstellenebene abgebildet werden?
Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet.
Beispiel: Kostenstelle 12345 Projekt XY

Welche Auswertungen werden bereits genutzt oder sind gewünscht?

Werden Auswertungen bereits genutzt? Wenn ja, welche werden verwendet? Wenn nein, welche sind gewünscht? Sollen Zielvorgaben in Odoo abgebildet werden?
Beispiel: Kostenartrechnung, Auswertungen über die einzelnen Teilbereiche, offene Gutscheine, etc.

Wie werden aktuell die Daten an das Steuerbüro übertragen, welche Daten kommen zurück?

Welche Daten, in welcher Form und über welches System werden Daten an das Steuerbüro übertragen und von diesem zurückerhalten?
Beispiel: manuell via Hefter, cloud-basiert, per E-Mail, etc.

Gibt es finanzrechtliche ggf. auch branchenabhängige Mitteilungspflichten oder Reports die regelmäßig erstellt werden müssen?

Gibt es finanzrechtliche ggf. auch branchenabhängige Mitteilungspflichten oder Reports die regelmäßig erstellt werden müssen? 

Wenn ja, welche:

Rechnungserstellung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Welcher Freigabeworkflow existiert?

Welche Prozesse müssen durch welche Personen wie freigegeben werden?
Beispiel: Eingangs- und Ausgangsrechnungskontrolle – Freigabe durch Inhaber

Werden Proformarechnungen verwendet?

Welche Zahlungsbedingungen gibt es?
Beispiel: 7 Tage, 15 Tage, 30 Tage zum Monatsende
HINWEIS: Wenn die Zahlungsbedingungen zu umfangreich/zu komplex sind bitte die komplexeste Zahlungsbedingung aufführen.

Existiert ein Rechnunslayout bzw. verschiedene Layouts?

Gibt es Anzahlungs-, Teilrechnungen, Dauerrechnungen oder Abonnementrechnungen?

Welche Zahlungsbedingungen gibt es?

Benötigen Produkte individuelle Konten oder reicht ein generelles Erlöskonto?

Werden Skonti gewährt?

Werden mehrere Rechnungsnummernkreise verwendet?
Wenn ja: DOKUMENTATION ÜBER DIE BEGRÜNDUNG FÜR DAS FINANZAMT UNBEDINGT NOTWENDIG!

Gibt es Anzahlungs-, Teilrechnungen, Dauerrechnungen oder Abonnementrechnungen?

Wie werden Rechnungen versendet/erhalten?

Werden für verschiedene Leistungen verschiedene Konten bebucht?

Welche sonstige wiederkehrende Buchungen und Buchungsarten gibt es?
Beispiel: Jahrespauschale bei Versicherung

Werden mehrere Rechnungsnummernkreise verwendet?

Sollen Mahnungen aus Odoo erstellt werden können?
Wenn ja, welche:

Wie werden Rechnungen versendet/erhalten?

Hinweis

Beispiel: per Post, per E-Mail, etc.

Gibt es sonstige wiederkehrende Buchungen und Buchungsarten?

Hinweis

Beispiel: Jahrespauschale bei Versicherung
Wenn ja, welche:

Kundenverwaltung/Verkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Vorgeschalteter Interessentenbereich gewünscht

Ist ein vorgeschalteter Interessentenbereich gewünscht, in dem die Verwaltung von Leads möglich ist, ohne Einträge
in der Kontaktdatenbank zu speichern?

Existieren mehrere Verkaufsteams

Gibt es Verkaufsteams?
Wenn ja, welche:

Existieren verschiedene Preislisten

Gibt es verschiedene Preislisten und wenn ja welche?
Gibt es variable Preise mit prozentualen Aufschlägen oder unterjährigen Preisänderungen?
Beispiel: Mehrere Preise pro Produkt (z. B. Kundensegmente, Währungen)
               Preise aus Formeln berechnet (Rabatte, Margen, Rundungen)

Gibt es spezielle Rechnungs- und Lieferadressen

Gibt es speziell abweichende Rechnungs- und Lieferadressen?
Diese Option in Odoo differenziert den Partner im Verkauf. Zusätzlich zur Kundenadresse werden bei Aktivierung dieser Option Liefer- und Rechnungsadresse separat auf dem Report (Angebot, Auftrag) ausgewiesen.
Wenn ja, welche:

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Sollen Aufträge mit einem Liefertermin versehen werden können der auch mit gedruckt wird?

Druck eines Liefertermins auf Aufträgen

Gibt es Lieferbedingungen (Incoterms)?

Darstellung Margen in Aufträgen

Soll für Aufträge eine Margenberechnung (Umsatz - Kosten) durchgeführt werden?
Wenn anders, bitte spezifizieren:

Werden Angebote/Aufträge rabattiert

Werden Angebote/Aufträge rabattiert?
Wenn anders, bitte spezifizieren:

Versand

Werden Produkte versendet?
Wird der Versand online verfolgt (Trackinguides)?

Versandkosten

Sollen die Versandkosten im Auftrag mit ausgewiesen werden?

Produktverpackungen

Werden Verpackungseinheiten verwendet?
Sollen verfolgbare Verpackungen im Versand verwendet werden?

Angebotsvorlagen

Gibt es wiederkehrende Angebote bzw. Standardangebote?

Auftragsbestätigung Online

Soll der Kunde online mittels Unterschrift Aufträge bestätigen können?

Bestellbestätigung

Ist eine Bestellbestätigung durch einen Manager erwünscht?
Hintergrund: Der Bestellprozess wird um einen Kontrollschritt erweitert. Zunächst wird die Angebotsanfrage beim Lieferanten angelegt. Wird diese Option gewünscht, kann eine finale Bestellung nur durch den Manager erfolgen.

Lager/Produktverwaltung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Existieren mehrere Lager

Existieren mehrere Lager?
Wenn sie mehrere legale Einheiten verwalten (Multicompany): Gibt es für jede Einheit eigene Lager?

Existieren mehrere Lagerorte

Existieren mehrere Lagerorte?
Wenn sie mehrere legale Einheiten verwalten (Multicompany): Gibt es für jede Einheit eigene Lagerorte?

Reservierungen automatisch/manuell

Finden Lagerreservierungen von Produkten automatisch oder manuell statt?
Erfolgt eine Warenauslieferung, wird die benötigte Menge im Lager für den Vorgang reserviert. Diese Reservierung kann z.B. bei Erstellung eines Verkaufsauftrags automatisch erfolgen oder muss noch einmal manuell bestätigt werden.

Existieren verschiedene Produktvarianten

Existieren zu Produkten verschiedene Varianten?
Wenn ja, welche:

Werden Produkte in verschiedenen Einheiten verkauft

Welche Produktarten existieren?
Beispiel: Lagerprodukt, Verbrauchsartikel, Dienstleistung

Werden Los- und Seriennummern benötigt

Werden Produkte in verschiedenen Einheiten verkauft?
Wenn ja, welche:

Gibt es auftragsspezifische Routen

Werden Los- und Seriennummern benötigt?
Seriennummern: Identifikation eines einzelnen Artikels zu ermöglichen
Losnummern: Komplette Produktionsmenge eines Artikels
Wenn ja, welche:

Welche Produktarten existieren

Gibt es auftragsspezifische Routen wie bspw. Streckengeschäft, Lohnfertigung?

Wie sollen Aufträge abgerechnet werden

Wie sollen Aufträge und Bestellungen jeweils abgerechnet werden?
Beispiel: Rechnungsstellung bei Auftrag, Rechnungsstellung bei Lieferung

Beigestellte Waren

Lagern Sie auch Fremdware?

Einkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Rechnungskontrolle

Hinweis: Bei einer Einkaufsbestellung kann die Rechnung entweder direkt bei Auftragsauslösung eingebucht werden, oder erst nachdem die Lieferung erfolgt ist.

Bestellbestätigung durch Manager

Hinweis: Der Bestellprozess wird um einen Kontrollschritt erweitert. Zunächst wird die Angebotsanfrage beim Lieferanten angelegt. Wird diese Option gewünscht, kann eine finale Bestellung nur durch den Manager erfolgen.

Fertigung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Unterteilung von Fertigungsaufträgen in Arbeitspläne und Arbeitsplätze

Ist eine Ressourcenplanung notwendig (bspw. Maschinenenauslastung)?
Ist eine Zeiterfassung der Fertigung notwendig?
Ist die Abbildung/Dokumentation detaillierter Fertigungsschritte im System notwendig?

Welche Qualitätsprüfpunkte existieren

Sind in verschiedenen Fertigungsschritten Qualitätsprüfpunke vorhanden/notwendig?
Wie werden diese erfasst (manuell oder automatisch)?

Gibt es planmäßige Änderungen von Stücklisten

Gibt es planmäßige Änderungen von Stücklisten?
Hintergrund: Mit dem Zusatzmodul PLM lassen sich planmäßig Änderungen bei Stücklisten/Arbeitsplänen terminieren und versionieren.

Vergabe von Unteraufträgen (Subcontracting)

Findet Subcontracting statt?

Abwesenheit (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Welche Abwesenheitstypen existieren

Welche Abwesenheitstypen existieren (bspw. Krankheit, Jahresurlaub, Schulung, unbezahlter Urlaub)?
Hintergrund: Gewisse Abwesenheitstypen haben ein Kontingent, z.B. Jahresurlaub. Anderen Abwesenheitstypen wird kein Kontingent zugewiesen, bspw. Krankheit.

Welche gesetzlichen Feiertage existieren

Welche gesetzlichen Feiertage in welchen Bundesländern bzw. Ländern müssen berücksichtigt werden?

Ist der Genehmigungsprozess einstufig/zweistufig

Ist der Genehmigungsprozess einstufig/zweistufig?
Hintergrund: Es lassen sich doppelte Genehmigungen an einem Abwesenheitstyp hinterlegen. Dann muss beispielsweise nach einer ersten Genehmigung ein Manager den Antrag in einem zweiten Schritt noch einmal genehmigen.

Arbeitszeitmodelle

Welche Arbeitszeitmodelle existieren im Unternehmen?

Arbeitszeit

Welche Arbeitszeiten gelten für die Mitarbeiter?

Personal (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite x)

Abteilungsstruktur

Welche Abteilungen gibt es, wie sind diese strukturiert und welche Nutzer sind diesen zugeordnet?

Sollen Aufwandsbuchungen der Löhne in das Odoo importiert und abgebildet werden?

Sollen Aufwandsbuchungen der Löhne in das Odoo importiert und abgebildet werden?

Welche Anstellungsarten gibt es?

Welche Anstellungsarten gibt es (bspw. Voll-/Teilzeit, selbständige Mitarbeiter, Pauschalkräfte, ...)?

Dokumente

Dokumententypen

Welche Dokumente werden in ihrem Unternehmen erstellt?
Beispiele: Angebot/Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Bestellung

Dokumentenlayout

Gibt es ein Corporate Design, sodass sich die Dokumente vom allgemeinen Aufbau gleichen (sollen) oder ist jedes Dokument individuell?

Dokumentenmanagementsystem

Gibt es ein Dokumentenmanagementsystem und wenn nein, soll es ein Dokumentenmanagementsystem geben?

Allg. Geschäftsbedingungen

Sofern AGBs auf den Reports (Angebot, Auftrag) ausgewiesen werden sollen, teilen Sie uns den Text bitte mit.